Agent Administratif Principal — Coordination & Accueil

Afeji - Direction Generale; Gravelines; Sur place; EUR 21 000 - 32 000; Temps partiel

Résumé du poste

Afeji Hauts-de-France recherche un agent administratif principal pour assurer le fonctionnement transversal de la Plateforme Enfance Thérapeutique du Littoral, sur Gravelines et Dunkerque. Vous contribuerez à la qualité de l’accueil des personnes accompagnées, des familles et des partenaires, et au bon déroulement administratif des activités.

Rattaché à la plateforme et en lien avec l’équipe de direction, vous serez chargé de l’accueil, de la saisie des données, de la gestion des dossiers et de

Responsabilités

• Assurer le traitement administratif courant : courriers, courriels, classement, archivage, mise en forme de documents et suivi des échéances.
• Organiser, fiabiliser et actualiser les dossiers administratifs des personnes accompagnées, dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur.
• Préparer les documents nécessaires aux admissions, aux suivis de parcours et aux sorties, en lien avec les professionnels concernés.
• Assurer la saisie et la mise à jour des données dans les logiciels métiers et outils de suivi de la plateforme.
• Contribuer à la préparation des réunions, à la diffusion des documents utiles et, selon les besoins, à la rédaction de comptes rendus ou relevés de décisions.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées, des familles, des partenaires et des professionnels.
• Recueillir, orienter et transmettre les demandes auprès des interlocuteurs concernés, avec discernement et dans le respect de la confidentialité.
• Participer à la circulation de l’information entre les différents sites et services de la plateforme.
• Veiller à la qualité des supports administratifs et des informations transmises aux usagers et partenaires.
• Apporter un appui administratif à l’équipe de direction dans le suivi des activités et des échéances de la plateforme.
• Contribuer au suivi des tableaux de bord, indicateurs d’activité, listes de présence et éléments nécessaires aux bilans ou rapports.
• Participer à l’organisation logistique des réunions, rendez-vous, événements et temps institutionnels.
• Suivre les commandes de fournitures et contribuer à la bonne gestion des besoins administratifs courants.
• Assurer, en lien avec les interlocuteurs compétents, le suivi de documents administratifs nécessaires au fonctionnement des services.
• Veiller à l’application des procédures administratives et contribuer à l’harmonisation des pratiques entre les différents dispositifs de la plateforme.
• Participer à l’amélioration continue des outils, supports et circuits administratifs.
• Garantir la traçabilité, le classement et la conservation des documents selon les règles applicables.
• Être une personne ressource sur les questions administratives courantes et faciliter l’articulation entre les sites de Gravelines et Dunkerque.

Description du poste

Afeji Hauts-de-France recherche un agent administratif principal pour assurer le fonctionnement transversal de la Plateforme Enfance Thérapeutique du Littoral, sur Gravelines et Dunkerque. Vous contribuerez à la qualité de l’accueil des personnes accompagnées, des familles et des partenaires, et au bon déroulement administratif des activités.

Rattaché à la plateforme et en lien avec l’équipe de direction, vous serez chargé de l’accueil, de la saisie des données, de la gestion des dossiers et de