Agent administratif polyvalent (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Le Blanc-Mesnil; On-site; EUR 24,000 - 31,000; Full time

Job summary

Le poste d’agent administratif au sein de la Fonction Publique Territoriale, situé en Île-de-France (Le Blanc-Mesnil), implique la gestion quotidienne des dossiers scolaires et périscolaires, un accueil de qualité des usagers et le suivi des inscriptions et des temps périscolaires.

Vous rédigez des courriers et des documents divers, concevez et utilisez des outils bureautiques (Excel, Word) et assurez le suivi comptable et budgétaire, tout en garantissant la confidentialité et le respect des

Qualifications

• Expérience ou formation en gestion administrative et accueil du public.
• Maîtrise des outils bureautiques et règles d’orthographe.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers et respecter les échéances.

Responsibilities

• Gérer le suivi administratif et l’accueil des usagers.
• Rédiger des courriers et notes administratives.
• Concevoir et actualiser des outils bureautiques (Excel, Word) pour le suivi.
• Suivre les tableaux de bord et participer au suivi budgétaire.
• Assurer la liaison avec les services et les écoles.

Skills

Bonne connaissance de l’environnement

Excel et Word

Accueil du public et sens du service

Gestion du temps et organisation

Education

Expérience administrative souhaitée

Tools

Excel

Word

Job description

L’agent administratif contribue à la gestion quotidienne des dossiers scolaires et périscolaires, assure un accueil de qualité des usagers, participe au suivi des effectifs et des inscriptions, et veille au bon déroulement des opérations liées à la restauration scolaire, aux temps périscolaires et aux périodes de rentrée. Il/elle assure également des missions de soutien comptable et de suivi des outils de pilotage.

Missions:

Missions transversales – Gestion administrative et d’accueil:

• Gestion et suivi administratif
• Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et documents divers.
• Suivre et actualiser les tableaux de bord de suivi de l’activité.
• Concevoir et adapter des outils bureautiques (Excel, Word) pour le suivi des dossiers.
• Gérer les dossiers administratifs confiés, dans le respect des échéances et des procédures.
• Organiser, classer et archiver les documents physiques et numériques.
• Gérer le courrier entrant et sortant (tri, diffusion, numérisation, enregistrement) .
• Gérer les boîtes mails génériques: traiter les demandes, transmettre les messages urgents ou orienter vers les bons interlocuteurs.
• Accueil physique et téléphonique
• Assurer le primo-accueil des usagers, les orienter ou les accompagner dans leurs démarches.
• Identifier les demandes spécifiques nécessitant un suivi particulier.
• Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques.
• Appui à la gestion comptable et budgétaire
• Participer à la saisie des opérations comptables simples.
• Vérifier la conformité des pièces justificatives et rapprocher les factures des bons de commande.
• Contribuer à la préparation des documents nécessaires à la clôture comptable en lien avec les services compétents.

Missions spécifiques à la Direction de l’Éducation:

• Transmettre les fiches d’inscription scolaire aux familles, assurer leur suivi administratif et remonter les dossiers complets.
• Assurer une veille régulière sur les effectifs scolaires, en lien avec les directions d’école et la sous-direction des temps de l’Enfant
• Relever et centraliser quotidiennement les effectifs présents sur les temps d’accueil périscolaire (matin, midi, soir) .
• Commander les repas scolaires en fonction des effectifs prévisionnels et des ajustements transmis par les écoles.
• Coordonner les transferts d’animateurs pour assurer une continuité d’encadrement et garantir la sécurité des enfants lors des déplacements intersites.
• Participer à l’organisation logistique des rentrées scolaires, des temps forts éducatifs et des périodes de vacances (accueils exceptionnels, fermetures, etc.) .
• Assurer une interface quotidienne avec les directeurs d’école, les équipes d’ATSEM et les référents périscolaires pour faciliter la fluidité des échanges et anticiper les besoins.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

COMPÉTENCES:

Savoirs:

• Bonne connaissance de l’environnement territorial
• Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
• Bonne connaissance des pratiques pour accueillir le public
• Appétence pour le suivi administratif et budgétaire Générale
• Maîtrise de la gestion du temps et d’organisation Approfondie

Savoirs faire:

• Maîtrise de l’outil informatique (utilisation d’un ordinateur) et bureautique (Word et Excel) .
• Technique d’accueil du public physique et téléphonique, et capacité de gestion des situations conflictuelles
• Suivi budgétaire / Saisie des factures
• Suivi de tableaux de bord
• Rédaction et gestion de documents divers

Savoirs être:

• Organisation et rigueur
• Réactivité et disponibilité
• Sens de la discrétion, de la confidentialité et la neutralité (devoir de réserve)
• Autonomie et capacité d’alerte
• Capacité d’adaptation et d’ajustement du comportement à des situations variées, gestion des situations conflictuelles

EXPÉRIENCES ET FORMATIONS:

Une expérience préalable dans le domaine de l’administration serait un atout

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Situé entre Paris et l'aéroport Charles de Gaulle, Le Blanc-Mesnil bénéficie d'une situation géographique idéale grâce à l'implantation des 2 gares du Grand Paris et l'accès direct aux autoroutes A3 et A1. Commune de 59 000 habitants, Le Blanc-Mesnil est un territoire dynamique et attractif.