Gestionnaire Administratif F/H

Meudon; Meudon; Hybride; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Ville de Meudon recherche un agent administratif polyvalent pour assurer l’accueil des usagers, le suivi des dossiers et la gestion financière des prestations éducatives.

Vous maîtrisez Word et Excel et vous savez utiliser ou apprendre le logiciel Technocarte. Vous avez le sens du service public et travaillez avec rigueur dans un cadre urbain dynamique.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative, idéalement en collectivité territoriale.
• Maîtrise des outils bureautiques Word et Excel.
• Capacité à manipuler ou à apprendre rapidement un logiciel métier tel que Technocarte.
• Rigueur et méthode dans le traitement des dossiers et des délais.
• Bon sens du service public et bonnes qualités relationnelles.

Responsabilités

• Accueillir et renseigner les usagers lors des permanences éducation et assurer l’accueil téléphonique.
• Informer les familles sur les campagnes d’inscription, les échéanciers et les tarifs.
• Paramétrage du logiciel métier Technocarte pour le calcul des taux et les clôtures annuelles.
• Suivre la facturation des prestations éducatives et des SMA.
• Gérer les commandes administratives et suivre les budgets des écoles.
• Réaliser les déclarations à la CAF et les attestations de frais de garde.
• Contribuer à la mise à jour des supports de communication et organiser les événements.

Connaissances

Gestion administrative

Relationnel

Organisation

Outils

Word

Excel

Technocarte

Description du poste

Activités

À ce titre, vous êtes notamment chargé de :

• Accueillir et renseigner les usagers lors des permanences éducation au Guichet Unique, assurer l’accueil téléphonique de la direction et répondre aux demandes de premier niveau (GED, téléphone, portail Famille).
• Informer les familles sur les campagnes d’inscription, les échéanciers, les modalités tarifaires et les différents dispositifs de la direction.
• Participer au paramétrage du logiciel métier (Technocarte), notamment pour le calcul des taux d’effort, les évolutions tarifaires, l’ouverture des années scolaires et les clôtures annuelles.
• Assurer le suivi de la facturation des prestations éducatives : enregistrement des justificatifs d’absence, supervision des pointages, lancement et contrôle de la facturation, traitement des anomalies et réponses aux administrés.
• Gérer la facturation des enseignants et participer au suivi des dossiers liés au Service Minimum d’Accueil (SMA).
• Assurer le suivi administratif et financier des subventions liées aux projets pédagogiques des écoles (délibérations, certificats administratifs, paiements).
• Gérer les commandes administratives de la direction et suivre les budgets des écoles pour les fournitures, le mobilier et le matériel pédagogique.
• Réaliser les déclarations auprès de la CAF afin de permettre l’obtention des financements.
• Élaborer les attestations annuelles de frais de garde et assurer le traitement des demandes administratives des familles.
• Participer à la mise à jour des supports de communication de la direction (site internet de la Ville, Portail Famille, flashs d’information, documents d’information).
• Contribuer à l’organisation des événements de la direction (séminaires, fêtes de centres, réceptions de la communauté éducative).
• Produire les bilans statistiques de la direction et participer au suivi des indicateurs d’activité.

Formations et Diplômes

Vous disposez d’une expérience en gestion administrative, idéalement acquise au sein d’une collectivité territoriale ou d’un service en relation avec le public. Vous appréciez les missions polyvalentes et savez gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et méthode.À l’aise avec les outils bureautiques, notamment Word et Excel, vous maîtrisez les procédures administratives et êtes en capacité d’utiliser ou d’apprendre rapidement un logiciel métier tel que Technocarte.Organisé, réactif et doté d’un excellent sens du service public, vous faites preuve de rigueur dans le traitement des dossiers et savez faire face aux périodes de forte activité. Vos qualités relationnelles, votre diplomatie et votre goût du travail en équipe vous permettent d’interagir efficacement avec les familles, les établissements scolaires et l’ensemble des services de la collectivité