Agent Administratif (H/F)

JobAffinity; Montrouge; Sur place; EUR 28 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Ville de Montrouge recherche un Agent Administratif pour assurer le bon fonctionnement de l’administration locale. Vous traitez le courrier, participez à la dématérialisation et assurez le tri et l’archivage des documents. Vous gérez les réclamations et les actes de la commune en liaison avec les services concernés.

Vous réaliserez les recueils annuels des actes et travaillerez en réseau avec les différents services pour garantir un service public de qualité et discret.

Qualifications

• Expérience dans l’environnement territorial et le fonctionnement des services municipaux.
• Capacité à communiquer efficacement avec les autres services et à travailler en transversal.
• Rigueur et discrétion dans la gestion des documents et dossiers.

Responsabilités

• Traiter les courriers administratifs : ouverture, tri, enregistrement et traitement des courriers entrants.
• Participer à la dématérialisation des actes de la Ville.
• Assurer le tri, le classement et l’archivage des documents.
• Traiter et suivre les réclamations (accidents automobiles, accidents pér et extrascolaires).
• Gérer les actes de la commune : édition, impression, mise en signature, transmission au contrôle de légalité.
• Réaliser les recueils trimestriels et annuels des actes.

Connaissances

Compétences relationnelles

Communication interservices

Travail en équipe

Organisation

Rigueur

Discrétion

Outils

Pack Office

Airdélib

Maarch

Fast

Civil net RH

Civil net Finances

Description du poste

Aux portes de Paris, Montrouge, territoire historique d'Ile-de-France, bénéficie d'un emplacement privilégié dans le département des Hauts-de-Seine et d'un accès facilité par les transports en commun (métro 4 et 13, Tramway T3 et T6, plusieurs ligne de bus, et de stations de Vélib). La municipalité et ses 1000 agents mettent à la disposition de ses presque 50000 habitants toutes leurs compétences afin de répondre au fort développement humain du territoire

La Ville a pour ambition de travailler sur l'excellence de la qualité des services et des espaces publics. Dans cet objectif, elle porte notamment ses efforts sur les nouvelles mobilités, ainsi que le partage adoucit et le verdissement affirmé des espaces. Elle promeut et favorise l'adaptation constante des services à l'évolution des modes de vie et des usages.

En tant qu'Agent Administratif, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement de notre administration. Vos missions principales sont les suivantes :

• Traiter les courriers administratifs : ouverture, tri, enregistrement et traitement des courriers entrants.
• Participer à la dématérialisation des actes de la Ville.
• Assurer le tri, le classement et l'archivage des documents.
• Traiter et suivre les réclamations (accidents automobiles, accidents péri et extrascolaires).
• Gérer les actes de la commune : édition, impression, mise en signature, transmission au contrôle de légalité, et liaison avec les services administratifs.
• Réaliser les recueils trimestriels et annuels des actes.
• Afficher les documents émanant des différents syndicats auxquels la Commune est partie.
• Gérer les bons de commande et les rapprochements de factures.

Vous pourrez également être amené à effectuer des activités complémentaires dans le cadre de la continuité du service public, dans la limite du statut de la fonction publique territoriale.

Profil recherché

Compétences générales :

• Excellentes qualités relationnelles et capacité à communiquer efficacement avec les autres services
• Connaissance approfondie de l'environnement territorial, notamment du fonctionnement des instances municipales et de l'organisation des services
• Aptitude au travail transversal et en équipe
• Sens de l'organisation et capacité à hiérarchiser les priorités
• Autonomie et capacité à travailler de manière indépendante
• Vigilance et anticipation des besoins
• Expression orale irréprochable et excellentes qualités rédactionnelles
• Discrétion et respect strict de la confidentialité
• Connaissance de l'environnement des acteurs locaux, des actes administratifs et des procédures administratives

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
• Capacité à utiliser les applications métiers (Airdélib, Maarch, Fast, Civil net RH, Civil net Finances)
• Capacité à analyser et gérer rapidement les situations

Savoir-être :

• Sens du service public
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à collaborer de manière transversale