Agent d'État Civil H/F

Mairie de Houilles; Houilles; On-site; EUR 24,000 - 28,000; Full time

Job summary

La Mairie de Houilles recherche un agent d’accueil pour assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, le dépôt et l’enregistrement des dossiers ainsi que l’établissement des actes d’état civil et des documents d’identité.

Vous serez chargé de la gestion administrative des dossiers liés à l’état civil et à l’activité funéraire, du recensement et des élections, tout en assurant une tenue administrative des registres et une grande discrétion.

Qualifications

• Maîtrise des formalités liées aux actes d’état civil et aux documents d’identité (CNI, passeports).
• Maîtrise des démarches liées à l’inscription électorale et au recensement citoyen.
• Connaissance des logiciels métiers et des procédures administratives.

Responsibilities

• Accueil des usagers pour diverses démarches administratives et téléphoniques à l’Hôtel de ville.
• Réalisation des actes d’état civil (naissances, mariages, décès) et gestion des dossiers associés.
• Gestion des titres de séjour et des documents liés au séjour des personnes.
• Suivi des publications et du registre d’état civil, mise à jour des mentions marginales.
• Suivi du courrier et des démarches liées au contrôle et à la conservation des documents.
• Participation aux missions périodiques (recensement, élections) et à la préparation du matériel électoral.
• Gestion des actes d’identité et de passeports; enregistrement et délivrance des documents.
• Collaboration avec le conservateur du cimetière et les opérateurs funéraires; suivi des facturations.

Skills

Bon relationnel

Gestion des situations agressives

Capacité de recul

Discrétion

Bonne présentation

Esprit d'équipe

Polyvalence des tâches

Ponctualité

Education

Tools

Arpège

Ciril élections

Synbird

Job description

Rattaché à la Direction de l’Administration Générale et des affaires Juridiques, vous serez affecté à l’accueil de la Mairie de Houilles.

Dans ce cadre, vos missions consisteront à :

1. Accueil des usagers pour diverses démarches administratives

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers dans le service ou à l’accueil de l’Hôtel de ville.

• Gérer les attestations d’accueil: dépôt des dossiers, enregistrement et délivrance.

• Accomplir diverses formalités administratives: inscription sur les listes électorales, recensement citoyen, copies certifiées conformes, légalisations de signature, etc.

• Assurer les formalités relatives à l’obtention et à la délivrance des cartes nationales d’identité et des passeports biométriques.

• Préparer les bordereaux d’expédition des titres de séjour pour la Préfecture.

• Enregistrer les retours des titres d’identité.

• Suivre les recueils et les dossiers incomplets.
  

2. Accueil des usagers dans le cadre des demandes liées à l’état civil

• Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l’état civil.

• Etablir les différents actes d’état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès, etc.).

• Gérer les dossiers de cérémonie: enregistrement des dossiers, publication des bans, réservation de salles, etc.

• Assurer la tenue administrative des registres d’état civil: mise à jour des actes en apposant les mentions marginales, etc.

• Assurer le suivi du traitement du courrier: délivrance d’actes, jugements de divorce, livrets de famille, rectifications, etc.

• Transférer les données à l’Insee.

• Traiter la dématérialisation des actes d’état civil (COMEDEC)

3. Gestion administrative des dossiers liés à l’activité funéraire

• Assurer la gestion administrative des cimetières communaux

• Établir des titres de concession: arrêté du Maire portant achat et renouvellement

• Vérifier le droit à la propriété, à l’inhumation et à l’exhumation

• Procéder à l’établissement des autorisations municipales: fermeture de cercueil, crémation, inhumation, exhumation, travaux, etc.

• Assurer le suivi de la facturation

• Collaborer avec le conservateur du cimetière et les opérateurs funéraires
  

Missions périodiques :

• Recensement de la population

• Élections (selon calendrier électoral): Préparer les scrutins, le matériel électoral (circulaires, enveloppes, petit matériel du bureau) et aider à la préparation des commissions électorales

• Maitrise des formalités pour la gestion des cartes d’identité et des passeports

• Connaissances des logiciels métiers: Arpège, Ciril élections, Synbird

• Connaissance de l’instruction générale de l’état-civil

• Utilisation d’un standard

• Grandes qualités relationnelles

• Capacités à gérer les comportements agressifs

• Capacités à prendre du recul

• Grande discrétion et réserves indispensables

• Bonne présentation

• Sens du travail d’équipe

• Capacité à gérer la polyvalence des tâches

• Grande ponctualité