Administrator, Administration & Secretarial

Forterro; Occitanie; Sur place; EUR 22 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Forterro, situé à Albi, recherche un Assistant administratif polyvalent pour assurer l’accueil physique et téléphonique et soutenir les managers et services.

Vous contribuerez au fonctionnement quotidien du site, à la gestion du courrier et des documents, et au bon déroulement des réunions et événements internes, en veillant à la qualité du service et à l’image de l’entreprise.

Qualifications

• Expérience en accueil et standard téléphonique.
• Support administratif polyvalent.
• Bonnes capacités de communication et d'organisation.
• Discrétion et sens du service.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et filtrer les appels.
• Rédiger et diffuser des courriers et documents.
• Organiser les réunions et supports de présentation.
• Gérer le courrier et l’archivage digital.
• Apporter un soutien administratif aux managers et services.

Connaissances

Accueil et réception

Communication orale & écrite

Organisation & rigueur

Polyvalence

Maîtrise Microsoft 365

Outils

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

Teams

PowerPoint

Description du poste

Administrator, Administration & Secretarial

Department: Administration & Secrétariat

Employment Type: Contrat à durée déterminée

Location: France, Albi

Description

Dans le cadre du remplacement temporaire, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour assurer l’accueil physique et téléphonique de l’entreprise ainsi qu’un support administratif polyvalent auprès des managers et des différents services.

Véritable point de contact au sein de l'organisation, vous contribuerez au bon fonctionnement quotidien du site et à la qualité de l'expérience offerte aux visiteurs et aux collaborateurs.

Type de contrat : CDD de remplacement

Période : du 1er septembre 2026 au 31 décembre 2026

Missions

Accueil et standard téléphonique

• Assurer l’accueil des visiteurs, clients, fournisseurs et collaborateurs.
• Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
• Veiller à la qualité de l’accueil et à l’image de l’entreprise.

Support administratif

• Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, notes et documents administratifs.
• Assurer l’archivage d numériques.
• Réaliser diverses tâches administratives pour les managers
• Assurer la gestion et le traitement du courrier entrant et sortant.

Support aux managers et aux équipes

• Organiser les réunions, rendez-vous et événements internes.
• Réserver les salles, repas, transports ou hébergements lorsque nécessaire.
• Participer à la préparation de supports et documents de présentation.
• Apporter un soutien logistique et administratif aux différents services.

Services généraux

• Être l’interlocuteur de premier niveau pour certaines demandes liées aux locaux.
• Contribuer au bon fonctionnement quotidien du site et à l’organisation des événements internes.

Profil

• Sens de l’accueil et du service.
• Bonnes capacités de communication orale et écrite.
• Organisation, rigueur et discrétion.
• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365 : Outlook, Word, Excel, Teams, PowerPoint).
• Esprit d’équipe et sens des priorités.