Adjoint(e) au Responsable du Service Back Office Administratif (H/F)

COMPTABILITE EMPLOI; Bois-Colombes; Sur place; EUR 42 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

Handirect est un centre de services administratifs implanté en France depuis 25 ans. L’adjoint au Responsable du Service Back Office Administratif seconde le Responsable dans le pilotage des prestations et la coordination de l’équipe, en lien avec les dirigeants.

Très opérationnel(le), il/elle assure les prestations en autonomie, accompagne les collaborateurs et participe à l’amélioration continue des processus et à la satisfaction client. Horaires: 9h-17h45, 14 RTT annuels, pas de télétravail.

Qualifications

• Expérience significative en back-office, gestion administrative ou services aux entreprises.
• Capacité à coordonner une activité et accompagner une équipe.
• Capacité à gérer plusieurs prestations et priorités clients.
• Capacité à appliquer et faire respecter des procédures.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Capacité à réaliser des reportings et suivre des indicateurs.

Responsabilités

• Réaliser directement les prestations administratives et de back-office.
• Participer au déploiement de nouvelles prestations pour les clients.
• Suivre l’exécution des prestations et le respect des engagements.
• Veiller au respect des procédures, délais et objectifs de qualité.
• Apporter un soutien technique et opérationnel aux équipes.
• Participer à l’amélioration des processus et à la rédaction des procédures.
• Suivre l’activité, les indicateurs et signaler les dysfonctionnements.

Connaissances

Coordination d’équipe

Gestion multi-prestations

Rigueur et organisation

Relation client

Reporting et indicateurs

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Implantée depuis 25 ans en France, Handirect est un centre de services administratifs. Nos activités sont :1-Métiers du courrier : routage, courrier entrant et sortant2-Back office administratif : saisie, opérations téléphoniques, contrôle de données, gestionNotre site internet : www.handirect.comHandirect compte 18 agences sur toute la France et a des clients très variés. Handirect est entreprise adaptée

Le poste est directement rattaché au Responsable du Service Back Office Administratif.

L’Adjoint(e) travaille en étroite collaboration avec le Responsable et assure son relais au quotidien, en lien avec les dirigeants.

Il/elle seconde le Responsable dans le pilotage des prestations administratives, la coordination de l’équipe et le suivi de la qualité de service.

Très opérationnel(le), il/elle maîtrise les prestations du service, est capable de les réaliser en autonomie et accompagne les collaborateurs dans leur activité quotidienne.

Missions principales

1. Réalisation et pilotage opérationnel des prestations

• Réaliser directement les prestations administratives et de back-office.
• Participer au déploiement de nouvelles prestations pour les clients.
• Suivre l’exécution des prestations clients et le respect des engagements.
• Veiller au respect des procédures, des délais et des objectifs de qualité.
• Apporter un soutien technique et opérationnel aux équipes.
• Participer à l’amélioration des processus et à la rédaction des procédures.
• Suivre l’activité, les indicateurs et signaler les dysfonctionnements.

2. Management et accompagnement des équipes

• Assister le Responsable dans l’animation d’une équipe de 5 à 7 collaborateurs.
• Participer à la répartition de la charge de travail et à la gestion des priorités.
• Accompagner les salariés dans la réalisation de leurs missions.
• Participer à l’intégration et à la formation des nouveaux collaborateurs.
• Contribuer à la montée en compétences et à la polyvalence de l’équipe.
• Assurer un relais managérial en l’absence du Responsable, dans le cadre des délégations définies.

3. Appui commercial

• Participer à des rendez-vous commerciaux, salons et rendez-vous clients.
• Contribuer à la préparation des devis, propositions commerciales et réponses aux appels d’offres.
• Participer aux points réguliers avec les clients et au suivi de leur satisfaction.
• Préparer et mettre à jour les reportings clients et internes.

4. Accompagnement des salariés en situation de handicap

• Veiller à la prise en compte des besoins spécifiques des collaborateurs.
• Participer à la mise en place des aménagements nécessaires.
• Contribuer à un environnement de travail inclusif, professionnel et bienveillant.

5. Qualité et amélioration continue

• Contrôler la qualité des prestations réalisées.
• Participer au suivi des indicateurs d’activité et de qualité.
• Proposer et mettre en œuvre des actions d’amélioration continue.
• Veiller au respect des procédures internes et des engagements clients.

Profil et compétences recherchés

• Expérience professionnelle significative dans des activités de back-office, de gestion administrative ou de prestations de services aux entreprises.
• Expérience de coordination d’activité et/ou d’accompagnement d’une équipe.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs prestations et priorités clients.
• Capacité à appliquer, formaliser et faire respecter des procédures.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook.
• Capacité à suivre des indicateurs d’activité et à réaliser des reportings.
• Capacité à participer à des rendez-vous clients et à contribuer à la préparation de devis et de réponses à appels d’offres.
• Capacité à former et accompagner des collaborateurs dans la réalisation de leurs missions.
• Organisation, rigueur, autonomie, capacité de priorisation et sens du service client.
• Une expérience dans un environnement de prestations de services BtoB constitue un atout.

Horaires de travail :

9h / 17h45 avec 1h20 de pause par jour – 14 RTT par an

Attention : Pas de Télétravail possible