RESPONSABLE ADMINISTRATIF DE COMPOSANTE (H/F) (Titulaire/Contractuel) (poste susceptible d'être vacant)

Univ Paris8; France; Hybride; EUR 55 000 - 70 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Paris 8 recherche un/une Responsable administratif et financier pour assurer la gestion administrative et financière de la composante et encadrer les services. Le poste conseille la direction sur la gestion du personnel et budgétaire, organise les services et assure le reporting des indicateurs clés.

Le/la titulaire coordonne les activités, prépare les budgets initiaux et rectificatifs, et participe aux dialogues de gestion tout en veillant au respect des règles et procédures

Qualifications

• Diplôme requis; Master apprécié
• Expérience similaire appréciée dans le secteur public ou universitaire
• Connaissance du fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur
• Connaissance du cadre juridique et financier public

Responsabilités

• Diriger et coordonner les activités administratives et techniques de la composante
• Gérer la préparation et le suivi du budget et des recettes et dépenses
• Assurer le reporting et le contrôle des indicateurs
• Conseiller la direction sur la gestion du personnel et les ressources humaines
• Représenter la composante auprès des partenaires internes et externes

Connaissances

Gérer équipe

Conduite d entretien

Rigueur

Organisation

Synthèse et analyse

Formation

Licence minimum (Master apprécié)

Outils

Logiciels de gestion

Description du poste

L’activité s’exerce dans l’une des composantes de l’université (UFR ou Instituts). Ces structures ont vocation à dispenser des enseignements de formations initiale et continue, adossés à des travaux de recherche dans les domaines disciplinaires étudiés.

Sous la direction de la Direction de la composante, le/la Responsable administratif et financier assure la gestion administrative et financière de la composante. Il/elle assure, auprès du directeur, l’encadrement, l’organisation et la coordination des services administratifs de la composante. Il/elle a un rôle de conseil sur la gestion du personnel et la gestion budgétaire de la composante.

Le (la) responsable assure la coordination de l'ensemble des activités:

• Préparation des travaux du conseil de la structure
• Préparation et suivi de l’exécution du budget
• participation aux réunions des directeurs de composante de l’université de Paris 8
• Préparation de la campagne d'emplois des enseignants et des personnels administratifs et techniques.

Il (elle) encadre les agents administratifs et techniques de la composante.

Il/elle assure la liaison avec les instances et les services centraux de l'université - Participation aux réunions des directeurs de composantes

Il (elle) apporte expertise et conseil auprès de la direction. Il (elle) devra rendre compte également auprès de la directrice générale des services. A ce titre il (elle) participera aux réunions des responsables administratifs de composante de l’université

Activités

• Diriger, organiser et animer administrative et technique
• Contribuer à la mise en œuvre et à l’évolution de la politique de la composante en coordonnant les moyens humains, financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation.
• Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l’élaboration et au suivi de l’exécution du budget: préparation et élaboration du budget initial, du budget rectificatif, suivi des recettes (Contrats de professionnalisation, taxe d’apprentissage), suivi de la masse salariale, suivi des conventions et élaboration des bilans financiers.
• Préparation et participation aux dialogues de gestion.
• Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles.
• Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composante.
• Préparer les conseils d’UFR(convocation des conseillers et rédaction du compte-rendu), organiser les élections principales et partielles.
• Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques, utiliser les outils informatiques métiers.
• Répondre aux enquêtes demandées en externe (Ministère) ou en interne.
• Rendre compte à sa Direction, assurer un reporting de l’activité des fonctions supports sous sa responsabilité.
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
• Mettre en œuvre au sein de la structure, les réformes et les nouveaux outils de gestion administratifs mis en place dans l’université.
• Gérer le personneltitulaire et non titulaire : organiser le temps de travail des agents, élaborer les fiches de poste, mettre à jour l’organigramme, conduire les entretiens professionnels, dossiers de promotions (liste d’aptitude, tableau d’avancement), définir les besoins en formation.
• Prépare les campagnes d’emploi BIATSS.
• Assurer le recrutement des tuteurs d’accueil, des surveillants d’examen.
• Suivre l’évolution de la règlementation et des techniques du domaine géré, constituer une documentation de référence.
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
• Mettre en place des actions de communication à destination des divers personnels de la composante: administratifs, usagers, enseignants, enseignants-chercheurs, intervenants extérieurs.
• Mettre en œuvre et contrôler l’application des règles et des procédures administratives et de gestion de son domaine.
• Assurer et contrôler la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité au travail.

Diplôme/Expérience

• Diplôme niveau licence minimum (Master apprécié)
• Expérience sur des fonctions similaires appréciée

Connaissances requises pour le poste

• Connaissance des structures et du fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et notamment des universités.
• Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative, financière et comptable relative aux établissements publics.
• Connaissance générale de la communication.
• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
• Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche.
• Connaissance des principaux logiciels et applications de gestion.

Compétences professionnelles

• Gérer et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien.
• Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse.
• Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
• Savoir préparer et conduire une réunion.
• Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
• Savoir faire preuve d’un esprit de synthèse et d'analyse.
• Savoir travailler en équipe et en autonomie.
• Faire preuve de capacités d'adaptation, d'organisation, de rigueur et méthode.