Responsable Scolarité (H/F) (Titulaire/Contractuel)

Univ Paris8; France; Hybride; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Paris 8 recherche un/une responsable administratif et pédagogique pour la scolarité des étudiants de l’IED. Vous assurez la gestion administrative et pédagogique et pilotez le service de la scolarité.

Vous encadrez les gestionnaires et le pôle examens, supervisez l’organisation des sessions d’examens et assurez le lien avec les services centraux. Vous réaliserez des bilans, suivrez les indicateurs et garantirez la conformité réglementaire des procédures.

Qualifications

• Des logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Pegase –E-candidat)
• Des connaissances de la réglementation relative à la scolarité, notamment sur les inscriptions et les examens
• Connaissance des procédures et des dispositions réglementaires liées à l’enseignement

Responsabilités

• Organiser et piloter le calendrier pédagogique global des formations dispenses par l’IED et superviser le personnel
• Valider le calendrier annuel des sessions d’examens et arbitrer les situations dépassant le périmètre opérationnel
• Gérer les litiges et situations particulières relatives à la scolarité et encadrer l’équipe de la scolarité
• Piloter la mise en œuvre des procédures avec la scolarité centrale et assurer les indicateurs de suivi et bilans

Connaissances

Rigueur et organisation

Gestion et bureautique

Planification des activités

Communication orale

Tableaux de bord

Outils

Pegase –E-candidat

Description du poste

Depuis plus de vingt-huit ans, il occupe une place singulière dans le paysage académique français et européen par l’ampleur de son offre, la diversité de ses filières, l’originalité de son organisation et son rayonnement international, accueillant des étudiants issus des cinq continents

Chaque année, près de 3 800 étudiants, parmi environ 10 000 candidats, intègrent l’IED, en France comme à l’international. Les formations proposées, notamment en psychologie, droit, sciences de l’éducation ou informatique et intelligence artificielle, attirent un public très diversifié. L’institut accueille aussi bien des étudiants en formation initiale que des professionnels en activité ou en reconversion, des personnes en situation de handicap, des publics aux contraintes spécifiques, ainsi que des étudiants empêchés de suivre un cursus en présentiel pour des raisons financières ou géographiques, notamment outre-mer ou à l’étranger. Cette diversité reflète pleinement la vocation inclusive, internationale et intergénérationnelle qui fonde l’identité de l’IED.

ACTIVITES DU POSTE

Rattaché(e) hiérarchiquement au Responsable administratif et au Directeur de l'IED, vous assurez la responsabilité de la gestion administrative et pédagogique des étudiants de l'IED.

À ce titre, vous pilotez le service de la scolarité et encadrez l'ensemble des gestionnaires en charge des différents cursus, dont vous supervisez l'activité au quotidien. Vous constituez l'interlocuteur ou l'interlocutrice de référence des services centraux pour tous les dossiers relevant de la scolarité.

Vous encadrez également le ou la responsable adjoint(e) de la scolarité chargé(e) des examens, qui assure le pilotage opérationnel de l'organisation des sessions d'examens.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

• Organiser et piloter le calendrier pédagogique global des formations dispensées par l'IED (inscriptions administratives et pédagogiques, regroupements, procès-verbaux, tenue de jury, suivi des remises de diplômes).
• Valider, en lien avec le ou la responsable adjoint(e) chargé(e) des examens, le calendrier annuel des trois sessions d'examens et arbitrer les situations qui dépassent le périmètre opérationnel de ce poste.
• Gérer les litiges et situations particulières relevant du domaine de la scolarité.
• Encadrer et animer l'équipe de la scolarité, incluant la supervision hiérarchique du pôle examens.

MISSIONS (Suite)

• Mise en place et suivi des procédures avec la scolarité centrale de l’Université Paris 8.
• Définir avec LE RAF et La RAF ADJOINTE les besoins en personnel vacataire lors des campagnes d’inscription.
• Suivre les procédures d'inscription des étudiants de l'IED en formation continue, en lien avec le service de formation permanente de l'université.
• Assurer une veille réglementaire et piloter la mise en œuvre informatique des réformes du secteur (LMD5), maquettage des nouveaux cursus en lien avec le service informatique de l'université
• Mettre en place des indicateurs et réaliser des bilans et statistiques notamment à l’issue des sessions d’examens de janvier, avril et juin.
• Mise en place et suivi des procédures de la scolarité.

PROFIL

CONNAISSANCES

• Des logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Pegase –E-candidat)
• De la réglementation relative à la scolarité, en particulier sur les inscriptions administratives et pédagogiques, les demandes d’admission préalables, les examens et les cursus d’études, et convenions les stages.
• Des procédures, les règles et les dispositions réglementaires

COMPETENCES

• Faire preuve de rigueur et d’organisation
• Maîtriser les outils de gestion et de bureautique
• Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
• Maîtriser la communication orale et écrite
• Concevoir des tableaux de bord

SAVOIR-ETRE

• Avoir un esprit d’initiative
• Être autonome et réactif
• Sens de l’organisation
• Goût pour le travail en équipe
• Sens relationnel et aptitudes à la négociation
• Capacités d'anticipation et d'adaptation
• Sens de la confidentialité
• Sens du service public

Les missions décrites dans la présente fiche de poste sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service, de l’organisation du travail et des nécessités liées à l’évolution des activités.