ADJOINT AU CHEF DU BUREAU EXPLOITATION ARCHIVES NUMERO 1

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Pau; On-site; EUR 36,000 - 60,000; Full time

Job summary

Le centre des archives de Pau, relevant du Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants, recrute un agent chargé d’assister le chef du bureau d’exploitation des archives et de coordonner les activités des cinq sections.

Il participe au quotidien à l’organisation et au management, supervise les agents, met en place des indicateurs et assure le suivi des demandes d’administrés et d’administrations.

Qualifications

• Savoir-faire organisationnel et méthodologique exigé.
• Autonomie et capacité à travailler en équipe.
• Capacité à synthétiser et communiquer l’information.
• Rigueur et précision dans les tâches administratives.
• Bon relationnel et sens du service public.

Responsibilities

• Assurer l’assistance managériale au chef du bureau et veiller à la répartition du travail entre les sections.
• Suppléer le chef de bureau en son absence et coordonner les activités quotidiennes.
• Participer à la formation et à la montée en compétences des agents.
• Traiter les dossiers et contentieux spécifiques.
• Participer aux réunions du département et établir les comptes rendus.

Skills

Organisation et méthode

Autonomie

Synthèse des informations

Rigueur

Sens des relations humaines

Tools

Logiciels de bureautique

Job description

Vos missions en quelques mots

Au sein du centre des archives de Pau, l’agent est placé sous l’autorité du chef du bureau d’exploitation des archives n°1 au sein du département de l’exploitation et de la valorisation des archives. Composé de 5 sections, le bureau est chargé de répondre aux demandes d’administrés ou d’administrations. Pour ce faire, les sections exploitent les dossiers individuels du personnel “ non-officier “ dégagé des obligations du service national. Le cas échéant, des recherches complémentaires dans les archives collectives et les fichiers des citations sont confiées à un autre bureau. L’agent participe au quotidien, avec le chef du bureau, à l’organisation et le management des sections, dans le suivi et le contrôle de l’activité. Ses principales missions sont les suivantes :

• Assister le chef du bureau dans les missions managériales et organisationnelles en veillant à la bonne répartition du travail au sein des sections.
• Suppléer le chef de bureau en son absence;
• Participer à la formation et la mise à niveau régulière des agents du bureau;
• Traiter les dossiers particuliers ou contentieux;
• Participer aux réunions animées par les chefs du département, du bureau et élaborer les comptes rendus de réunion et s’assurer de répercuter l’information;
• Mettre en place et/ou assurer le suivi d’indicateurs.

Profil recherché

En termes de savoir-être, il est attendu du candidat de savoir faire preuve de :

• Organisation et méthode
• Autonomie
• Synthèse des informations
• Rigueur
• Sens des relations humaines

Le candidat doit avoir une maitrise du management. Concernant les compétences techniques sur le poste, il est attendu une expérience dans les domaines suivants :

• Connaissance de son environnement professionnel
• Utilisation des logiciels de bureautique
• Règles, protocoles et procédures du domaine
• Usage de la correspondance administrative