Adjoint administratif ifsi-ifas - h/f

CENTRE HOSPITALIER DU PAYS CHAROLAIS BRIONNAIS; Paray-le-Monial; On-site; EUR 15,000 - 21,000; Part time

Job summary

Le Centre Hospitalier du Pays Charolais Brionnais (CHPCB) recrute un agent administratif à temps partiel (50 %) pour gérer l’accueil physique et téléphonique des apprenants-intervenants, traiter les courriers et assurer la diffusion des documents liés à l’activité de l’institut de formation.

Vous collaborez avec la direction, les tutelles et l'équipe pédagogique, participez à l’organisation des commissions et assurez le traitement et l’archivage des dossiers des apprenants, avec une orientation

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et d'un logiciel de gestion.
• Maîtrise Internet, courrier électronique et agenda électronique.
• Maîtrise des techniques de secrétariat.
• Connaissance des textes réglementaires liés aux professions paramédicales et à l'institution publique.
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer clairement.
• Sens de l'accueil, discrétion et éthique professionnelle.

Responsibilities

• Gère l'accueil physique et téléphonique des apprenants‑intervenants (accueillir, orienter, informer le public).
• Traite les courriers et assure leur diffusion.
• Transmet les informations à la direction et à la coordination.
• Assure la gestion administrative des dossiers des apprenants: préparation, suivi et archivage.
• Participe au traitement des informations administratives de l’entrée en formation à la diplomation.
• Participe au contrôle des données et des documents.
• Organise les réunions et prépare les procès-verbaux des commissions de l’institut.
• Recueille, saisit et met à jour les informations et les tableaux de bord.

Skills

Maîtrise bureautique

Internet et messagerie

Secrétariat technique

Sens de l'accueil

Travail en équipe

Education

Bac / Bac pro

Tools

BL FORMATION

Logiciel de gestion

Word

Excel

Job description

L'entreprise

Le Centre Hospitalier du Pays Charolais Brionnais d’une capacité de 682 lits et places est : déployé sur plus plusieurs sites géographiques : Paray-le-Monial (établissement siège), Charolles, La Clayette et Gueugnon, chacun riche de son histoire. Membre du Groupement Hospitalier de Bourgogne Méridionale, dont l’établissement support est le Centre Hospitalier de Mâcon en direction commune avec les EHPAD de Chauffailles, Bois Ste Marie, Digoin, Marcigny et Semur-en-Brionnais. L’appartenance à un groupement régional permet une organisation territoriale de l’offre de soins, participant à l’amélioration du parcours patient, au plus proche de votre domicile.

À propos du poste

Activités principales - POSTE à 50 %

Gère l’accueil physique et téléphoniques des apprenants-intervenants (accueillir, orienter, informer le public)

Traite les courriers

Assure la transmission et diffusion des différents documents liés à l’activité de l’institut de formation

Collabore avec la direction, les membres du CHPCB, les tutelles pour les processus de financement et prise en charge des apprenants

Est en relation avec l’équipe pédagogiques, les apprenants, les partenaires externes

Transmet les informations à la direction et la coordination

Assure la gestion administrative des dossiers des apprenants: traitement des dossiers apprenants (préparation- suivi- archivage)

Participe au traitement des informations administratives de l’apprenants de l’entrée en formation à la diplomation

Participe au contrôle des données/ des documents

Recueille, saisie, met à jour les informations, tableaux, fichiers divers.

Participe à l’organisation des diverses instances-sections -commissions au sein de l’institut (préparation de salles, de documents- prise de note-élaboration de procès-verbaux)

Profil recherché

Maitrise des outils bureautiques (Word Excel) -logiciel de gestion.

Maitrise internet- courrier électronique-agenda électronique.

Maitrise des techniques de secrétariat.

Connaissance globale des textes réglementaires en lien avec les professions paramédicales, le fonctionnement de l’institut, le droit des apprenants et la politique générale d’un établissement public de santé.

Connaissances des différentes techniques de communication.

Connaissance du logiciel BL FORMATION

Savoir-être

Sens de l’accueil et de l’écoute.

Adopter une posture bienveillante et éthique.

Savoir gérer des situations conflictuelles, maitrise de soi.

Faire preuve de discrétion.

Travailler en équipe/ en réseau

Savoir-faire

Utiliser les outils bureautique/ technologie de l’information et communication

Rédiger des informations pour assurer un suivi, une traçabilité

Savoir actualiser ses connaissances en fonction des évolutions numériques (IA).

Sens de l’anticipation et de l’organisation.

Savoir archiver- classer des données.

Evaluer la pertinence et la véracité des données et des informations

Obligation Annuelle de Temps de travail de l’agent: repos fixes

Temps partiel 50% : 798 h

Caractéristiques du poste

Infos de l'offre

Titulaire / Contractuel Catégorie C Administratif CDD - 6 mois Temps partiel Débutant accepté Permis non obligatoire Bac/ Bac pro