Adjoint / Adjointe au responsable du service formation en entrepr (H/F)

Université Paris-Saclay; Orsay; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Faculté des Sciences d'Orsay, composante de l’Université Paris-Saclay, recrute pour le service Formation Continue & VAE. Poste en CDD d’un an à temps plein sur le campus de Saclay, chargé de la gestion administrative et financière des formations et de la valorisation des acquis.

Vous travaillez sous l’autorité de la cheffe du service, en lien avec les pôles et les secrétaires pédagogiques, et vous assurez le montage des dossiers, le suivi budgétaire et le reporting annuel.

Qualifications

• Première expérience en gestion administrative et/ou financière.
• Maîtrise la mise en œuvre et l’optimisation des procédures de gestion et l’application des règles budgétaires.
• Expérience dans le montage administratif et le suivi des opérations de dépenses.

Responsabilités

• Vos missions : Vous travaillez sous l’autorité hiérarchique de la cheffe du service et vous la secondez sur l’ensemble de ses fonctions.
• Vous travaillez en lien étroit avec les gestionnaires administratives des pôles et les secrétaires pédagogiques.
• Budget et finances : montage administratif et suivi des dépenses sur trois missions principales, gestion des heures d’enseignement et des ordres de mission et défraiement des intervenants.
• Pilotage et reporting : assistance à la conformité administrative et tenue des tableaux de bord et du bilan pédagogique & financier (BPF).
• Management : participation à l’encadrement des agents du service en l’absence de la cheffe.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion financière

Description du poste

Poste La Faculté des Sciences d'Orsay est une composante historique de l'université Paris-Saclay. S'appuyant sur 800 enseignants-chercheurs, elle forme près de 10 000 étudiants dans les domaines des mathématiques, de la physique, de l'informatique, de la chimie, de la biologie et des sciences de la Terre. La recherche conduite au sein de la faculté dans une quarantaine de laboratoires est de renommée internationale et son caractère pluridisciplinaire permet d'aborder les grands enjeux scientifiques actuels et futurs. Les locaux de la faculté sont situés sur le campus de Bures-Orsay-Gif, pour partie dans l'environnement arboré de la vallée et pour partie sur le plateau de Saclay en plein développement.

• Mission du service :
• CDD d'un an

Vous exercerez votre activité au sein du service Formation Continue & VAE (validation des acquis de l'expérience) de la faculté des Sciences d'Orsay, qui a pour mission de contribuer aux projets de formation de tout apprenant, tout au long de la vie : reprendre ses études, obtenir un diplôme, actualiser ses connaissances ou ses compétences scientifiques ou linguistiques, mais aussi valoriser ses compétences, faire reconnaitre et Valider les Acquis Personnels, Professionnels ou de l'expérience. Il répond ainsi aux besoins de formation du personnel des entreprises, par le développement de prestations sur mesure. Le service compte 10 agents et 3 enseignants, il est structuré en 5 pôles d'activités pédagogiques et administratives : la reprise d'études pré-BAC (DAEU-B), la reprise d'études post-bac, la Validation des acquis de l'expérience, les actions de formation spécifiques de la filière optométrie et sciences de la vision, et les stages courts de formation.

Vos missions : Placé.e sous l'autorité hiérarchique de la cheffe du service de formation continue de la faculté des sciences, vous la secondez sur l'ensemble de ses fonctions. Vous travaillez en lien étroit avec les gestionnaires administratives des différents pôles d'activité du service et les secrétaires pédagogiques.

Vos activités recouvrent différents volets : Budget et finances :

• Vous êtes en charge du montage administratif et du suivi des opérations de dépenses sur trois missions principales : . la gestion mensuelle des heures d'enseignement réalisées pour les formations pilotées par le service, pour une centaine de vacataires, . la gestion des ordres de mission et du défraiement des missions des intervenants dans les formations pilotées par le service, . la saisie et le suivi des propositions de commandes réalisées pour le fonctionnement du service.
• Vous recensez les opérations de recettes et vous contribuez à l'élaboration du budget prévisionnel du service.
• Vous veillez à la mise à jour des matrices financières et à l'actualisation des tarifs des actions de formation.
• Vous participez à l'instruction de la demande annuelle de financement de la région Ile de France pour la formation DAEU B.

Pilotage et reporting :

• Vous assistez également la cheffe de service dans ses contrôles de la bonne conformité administrative des activités de formation.
• Vous veillez au quotidien à la bonne tenue des tableaux de bord préparatoires à l'enquête ministérielle annuelle, permettant la constitution du bilan pédagogique & financier (BPF) et vous contribuent au recensement des indicateurs nécessaires à la réalisation de l'enquête.
• Vous contribuez à la rédaction du rapport d'activité du service.

Management :

• Vous contribuez à l'encadrement des agents du service afin de suppléer la cheffe de service en son absence.

• Compétences attendues :
• Vous disposez d'une première expérience en gestion administrative et/ou financière
• Vous maitrisez la mise en œuvre et l'optimisation des procédures de gestion et l'application des règles budgétaires