Office manager (tiempo parcial)

WE ARE ARKIA; Madrid; On-site; EUR 17,000 - 22,000; Part time

Job summary

WE ARE ARKIA busca incorporar un/a Office Manager a tiempo parcial para que nuestras oficinas funcionen con agilidad, orden y un ambiente acogedor. La persona será el punto de referencia para empleados, visitas y proveedores, con 1–3 años en administración, recepción u office management, orientada al servicio y a la mejora de procesos.

Entre sus funciones estarán recibir visitas, gestionar llamadas y mensajería, organizar documentación, coordinar proveedores, gestionar viajes y facturas, y

Qualifications

• 1–3 años de experiencia en administración, recepción u office management.
• Buen nivel de ofimática (Excel/Google Sheets, Word, correo y calendarios).
• Buena capacidad de comunicación y trato con personas internas y externas.
• Organización, gestión del tiempo y capacidad para priorizar varias tareas.

Responsibilities

• Recibir y atender visitas, gestionar llamadas, mensajería y paquetería.
• Organizar la documentación de la oficina.
• Controlar material y suministros, hacer pedidos y seguir entregas.
• Coordinar proveedores: presupuestos, contratos y renovaciones, y resolver incidencias.
• Organizar salas de reuniones y preparar espacios para reuniones y eventos.
• Gestión de viajes de empresa: vuelos, alojamientos y transporte, e itinerarios.
• Gestionar facturas, albaranes y documentación de compras; seguimiento del budget mensual.
• Supervisar instalaciones y coordinar servicios de limpieza y mantenimiento.
• Apoyar en la incorporación de nuevas personas al equipo: puesto, accesos y bienvenida.
• Colaborar en eventos internos y cultura de empresa.

Skills

Organización

Gestión del tiempo

Comunicación

Proactividad

Atención al detalle

Tools

Excel/Google Sheets

Word

Correo y calendarios

Job description

En Arkia buscamos incorporar un/a Office Manager (tiempo parcial) para que nuestras oficinas funcionen de forma ágil, ordenada y acogedora.

Buscamos un perfil con 1-3 años de experiencia en administración, recepción u office management, con orientación al servicio, capacidad de organización y actitud proactiva.

La persona será el punto de referencia en la oficina para empleados, visitas y proveedores, y trabajará con los distintos equipos del grupo para que el día a día fluya sin fricciones.

• Recibir y atender a visitas, gestionar llamadas, mensajería y paquetería.
• Organizar la documentación de la oficina.
• Controlar el material y los suministros de oficina, hacer pedidos y seguir las entregas.
• Coordinarte con proveedores: solicitar presupuestos, gestionar contratos y renovaciones, y resolver incidencias.
• Organizar las salas de reuniones y preparar los espacios para reuniones, formaciones y eventos.
• Gestionar los viajes de empresa: reservas de vuelos, alojamientos y transporte, e itinerarios.
• Gestionar facturas, albaranes y documentación de compras y servicios, llevar el seguimiento del budget mensual y colaborar con finanzas y gestoría.
• Supervisar el estado de las instalaciones y coordinar los servicios de limpieza y mantenimiento, incluido el control de accesos.
• Apoyar en la incorporación de nuevas personas al equipo: puesto de trabajo, material, accesos y bienvenida.
• Colaborar en la organización de eventos internos y acciones de cultura de empresa.
• Proponer mejoras en procesos, espacios y herramientas para optimizar el funcionamiento de la oficina.
• 1-3 años de experiencia en un puesto de administración, recepción u office management.
• Buen nivel de ofimática (Excel/Google Sheets, Word, correo y calendarios).
• Buena capacidad de comunicación y trato amable con personas internas y externas.
• Organización, gestión del tiempo y capacidad para priorizar varias tareas a la vez.
• Experiencia en gestión de proveedores, pedidos y seguimiento de facturación.
• Atención al detalle y rigor en el manejo de documentación y presupuestos.
• Capacidad para resolver incidencias del día a día con autonomía.
• Discreción y confidencialidad en el manejo de la información.
• Una persona organizada, resolutiva y proactiva, con vocación de servicio.
• Con buena energía y trato cercano, capaz de ser la cara visible de la empresa en la oficina.
• Con mentalidad de mejora continua y orientación a la eficiencia.
• Capaz de anticiparse a las necesidades de los equipos y de llevar varias cosas a la vez sin perder la calma.
• Con autonomía para tomar decisiones del día a día y proponer soluciones.
• Jornada de 16 horas semanales: 4 horas diarias de lunes a jueves, de 10:00 a 14:00. Fines de semana y viernes libres.
• Presencialidad en oficina, al ser un puesto clave para el funcionamiento del espacio.
• Incorporación a un equipo dinámico, con exposición a distintas empresas y proyectos del grupo.
• Un puesto con variedad de tareas, donde nunca dos días son iguales.
• Autonomía y confianza para organizar y mejorar procesos.

Si te gusta tenerlo todo bajo control, sabes dónde está cada factura, cada llave y cada cargador perdido, y tu superpoder es que la impresora te haga caso, queremos conocerte!!!