Office Manager & Executive Assistant

Haier Europe; Barcelona; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Contrato indefinido

Beneficios sociales

Job summary

Haier Europe busca un/a Office Manager & Executive Assistant para sus oficinas en Barcelona, cerca de la Fira de Hospitalet. Coordinarás la oficina, apoyarás al Country Manager y colaborarás con el departamento de Personas.

Buscamos una persona organizada, proactiva, con alto dominio de Microsoft Office, inglés avanzado y disponibilidad presencial en Barcelona. Contrato indefinido y calendario partido en una empresa internacional.

Qualifications

• Experiencia mínima de 5 años como Office Manager en entornos de gran tamaño.
• Dominio de Microsoft Office (Excel y Outlook).
• Nivel alto de inglés escrito y verbal.
• Disponibilidad para trabajar presencialmente en Barcelona.

Responsibilities

• Gestión de la oficina y supervisión diaria.
• Gestión de accesos, evacuación y compras de material.
• Organizar reuniones, eventos y visitas corporativas.
• Gestión de la agenda y viajes del Country Manager.
• Apoyo al departamento de Personas (bienestar, vacaciones, incorporación).

Skills

Office management

Organización

Inglés avanzado

Gestión de agenda

Tools

Microsoft Office (Excel & Outlook)

Job description

Job Posting Title

Office Manager & Executive Assistant

The challenge

Buscamos un/a Office Manager & Executive Assistant para nuestras oficinas de Barcelona, cercanas a la Fira de Hospitalet, que se responsabilice de garantizar el buen funcionamiento de la oficina y de proporcionar apoyo ejecutivo al Country Manager y soporte administrativo al departamento de Personas.

Buscamos una persona organizada, proactiva y multitarea, acostumbrada a trabajar en un entorno dinámico y gestionar múltiples prioridades de forma simultánea.

What you will do

Responsabilidades:

Gestión de oficina

• Coordinar y supervisar el funcionamiento diario de la oficina.
• Gestionar los accesos al edificio y actuar como responsable de evacuación.
• Gestionar las compras de material de oficina, suministros y servicio de catering.
• Organizar reuniones, eventos internos y visitas corporativas.
• Coordinar proveedores externos (limpieza, mantenimiento, jardinería, agua, etc.).
• Gestionar la correspondencia y los servicios de mensajería.

Soporte ejecutivo

• Gestionar la agenda, viajes y desplazamientos del Country Manager.
• Coordinar visitas nacionales e internacionales.
• Dar soporte en la organización de reuniones y eventos corporativos.
• Prestar apoyo en la gestión de viajes al resto de empleados cuando sea necesario.

Apoyo al departamento de Personas

• Gestionar la herramienta de control horario.
• Realizar el seguimiento de vacaciones, permisos y ausencias.
• Gestionar la telefonía corporativa, la flota de vehículos y los beneficios sociales.
• Coordinar iniciativas de bienestar y programas para empleados.
• Colaborar en los procesos de incorporación y acogida de nuevas personas en la compañía.

Requisitos imprescindibles:

• Experiencia mínima de 5 años como Office Manager en entornos de mas de 50 trabajadores
• Dominio de Microsoft Office (Excel y Outlook)
• Nivel alto de inglés escrito y verbal
• Disponibilidad para trabajar de forma presencial en nuestras oficinas de Barcelona

Compentencias clave:

• Habilidades de organización, planificación, gestión del tiempo, priorización de tareas y capacidad para realizar múltiples tareas
• Proactividad y orientación a cliente interno
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés y en español.
• Alto nivel de orientación al cliente interno

What you need to succeed

Ofrecemos:

• Contrato indefinido
• Paquete de beneficios sociales
• Horario partido: de 8.30/9.00 y salida a las 18.00
• Posición presencial en Barcelona
• Incorporación a una compañía internacional en un entorno dinámico y colaborativo

Haier Europe is an Equal Opportunity Employer. Employment decisions are made without regard to race, color, religion, national or ethnic origin, sex, sexual orientation, gender identity or expression, age, disability, or other characteristics protected by law.