Management Assistant (m/f/d)

Nordex Group; Lumbier; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Nordex Group busca una persona para apoyar al Management Team con tareas administrativas y organizativas, gestionando reuniones, visitas y viajes, así como la documentación interna. Se requiere discreción y proactividad para contribuir al buen funcionamiento diario de la compañía.

Entre las funciones destacan la gestión de calendarios con Outlook, la preparación de convocatorias, la recepción de visitas y la coordinación de EPIs; también la gestión de tarjetas de visita y el archivo de registros

Qualifications

• Experiencia mínima de 2 años en Administración general o recepción.
• Ciclo Formativo de Grado Superior en Administración y Finanzas o similar.
• Persona discreta, organizada y proactiva.

Responsibilities

• Gestión de calendarios: coordinación de reuniones a través de Outlook y envío de convocatorias.
• Recepción y atención de visitas, gestión de EPIs y coordinación de visitas a planta.
• Gestión de tarjetas de visita: solicitud, revisión y validación de facturas.
• Organización de viajes: gestión de viajes, roaming, seguimiento y aprobación de gastos.
• Registros de Calidad: organización y envío de registros a Atecna; archivo de documentación.

Skills

Organización

Proactividad

Habilidades interpersonales

Atención al detalle

Gestión de tiempo

Discreción

Education

Ciclo Formativo de Grado Superior en Administración y Finanzas

Tools

Outlook

Job description

La persona deManagement Team Support proporciona soporte administrativo y organizativo a Dirección, gestionando reuniones y salas, documentación, atendiendo visitas, recepcionando llamadas, organizando viajes y realizando otras tareas necesarias para contribuir al buen funcionamiento de la actividad diaria y al seguimiento eficaz de las acciones e iniciativas de la organización

Gestión de calendarios:

Coordinación de reuniones a través de Outlook.

Envío de convocatorias y recordatorios de reuniones.

Elaboración de documentación solicitada por la Dirección de Planta.

Creación y seguimiento de solicitudes internas.

Gestión de visitas:

Recepción y atención de visitas.

Gestión de los equipos de protección individual (EPIs) necesarios para las visitas.

Preparación y coordinación de todos los aspectos relacionados con las visitas a planta.

Gestión de tarjetas de visita:

Solicitud de tarjetas de visita a través de la plataforma corporativa.

Revisión y validación de las facturas correspondientes.

Organización de viajes

Organización de viajes para personal de la organización.

Activación de servicios de roaming cuando sea necesario.

Seguimiento de viajes y revisión de facturas asociadas.

Gestión y aprobación de solicitudes de viaje.

Registros de Calidad

Organización y envío de registros a Atecna.

Archivo de la documentación correspondiente.

• Estudios en Ciclo Formativo de Grado Superior en Administración y Finanzas, Formación Profesional Grado Superior relacionada con Gestión Administrativa y Empresarial o similares
• Experiencia mínima de 2 años en puesto de administración general, recepcionista o similar
• Persona discreta, organizada y proactiva, con habilidades interpersonales, detallista y resolutiva