Werkstudent/in (m/w/d) | Personal Assistant & Office Management | Heidelberg

VAYS Ventures GmbH; Heidelberg; Hybrid; EUR 21,000 - 28,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Remote/Hybrid (Heidelberg)

Faire Vergütung

Job summary

VAYS Ventures GmbH in Heidelberg sucht eine studentische Assistenz (Werkstudent:in) für 15–20 Stunden pro Woche. Du unterstützt im Office-Management, koordiniert Termine, bearbeitest E-Mails und erstellst Dokumente für Behörden.

Zu deinen Aufgaben gehören Aktenablage, Recherche sowie kleinere Aufgaben im Familienalltag. Präsenz vor Ort in Heidelberg ist Teil der Rolle; Remote-Arbeit ist flexibel möglich.

Qualifications

• Eingeschriebener Student an Universität oder Hochschule.
• Wohnsitz in Heidelberg; Präsenz vor Ort ist Teil der Rolle.
• Strukturiert, zuverlässig und eigeninitiativ.
• Gute Computerkenntnisse (MS Office); Führerschein.

Responsibilities

• Terminkoordination, Meetingvorbereitung und -nachbereitung
• E-Mail- und Schriftverkehr vorbereiten, Antworten entwerfen
• Dokumente für Behörden, Versicherungen und sonstige Stellen zusammenstellen und einreichen
• Ablage und strukturiertes Dokumentenmanagement
• Recherchen und ad-hoc ToDos, die sich täglich ergeben
• Behördengänge und Erledigungen vor Ort in Heidelberg
• Unterstützung im Familienalltag

Skills

MS Office

Claude

Education

Student (eingeschrieben)

Tools

Claude

Job description

VAYS ist ein modernes, wachsendes Transport- und Logistikunternehmen mit über 120 Mitarbeitenden aus Heidelberg.

Unser Alltag ist unternehmerisch durch und durch: Berufliches und Privates laufen bei uns fließend ineinander. Wir sind viel unterwegs, haben Familie - und brauchen jemanden, der im Hintergrund dafür sorgt, dass alles läuft.

Aufgaben

Du entlastest uns - strukturiert, verlässlich, mit echtem Eigenantrieb. Dein Aufgabenspektrum reicht von klassischem Office Management und persönlicher Assistenz bis zu Behördengängen, Familiensupport und täglichen Besorgungen. Kein Auftrag ist zu groß, keiner zu klein - dein Einsatz verschafft uns Zeit für das Wesentliche.

• Terminkoordination, Meetingvorbereitung und -nachbereitung
• E-Mail- und Schriftverkehr vorbereiten, Antworten entwerfen
• Dokumente für Behörden, Versicherungen und sonstige Stellen zusammenstellen und einreichen
• Ablage und strukturiertes Dokumentenmanagement
• Recherchen und ad-hoc ToDos, die sich täglich ergeben
• Behördengänge und Erledigungen vor Ort in Heidelberg
• Unterstützung im Familienalltag

Qualifikation

• Eingeschriebener Student (m/w/d) an einer Universität oder Hochschule
• Kaufmännischer oder betriebswirtschaftlicher Hintergrund wünschenswert
• Wohnsitz in Heidelberg und Umgebung (Präsenz vor Ort ist Teil der Rolle)
• Strukturiert, gewissenhaft und verlässlich — du bringst jede Aufgabe zu Ende
• Eigeninitiative: du erkennst, was gebraucht wird, und handelst
• Sicher am Computer (z.B. MS Office, Claude)
• Führerschein
• Erste Erfahrung in Assistenz, Office Management oder einer ähnlichen Rolle wünschenswert
• Diskret von Natur aus — du bekommst Einblick in unser berufliches wie privates Leben

Mindset: Du bist unkompliziert, anpackend und verlässlich. Kein Auftrag ist zu trivial — was zählt, ist, dass er einen echten Unterschied macht. Du weißt, wie man strukturiert, priorisiert und Dinge zu Ende bringt.

Benefits

Stunden: Werkstudentenstelle mit 15–20 Stunden pro Woche, flexibel planbar

Verdienstmöglichkeit: Faire Vergütung, abhängig von Erfahrung und Umfang

Arbeitsweise: Ein Mix aus Remote und vor Ort (Heidelberg)

Einblick: Du siehst, wie ein echtes Unternehmen funktioniert

Atmosphäre: Jung, zielorientiert, unternehmerisch. Nahbar und ehrlich. Echte Verantwortung, kein Micromanagement.

Wachstum: Wenn du gut bist, wachsen die Aufgaben mit dir.