Werkstudent*in HR-Administration (m/w/d) – Personalsachbearbeitung & KI-Automatisierung in Berlin

PharmaHera Service GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 25,000 - 28,000; Part time

Benefits offered by this job

Urban Sports Club-Mitgliedschaft

BVG-Firmenticket

APONEO-Rabatt

Corporate Benefits

Kantine & Snacks

Job summary

PharmaHera Service GmbH sucht eine/n Werkstudent*in HR-Administration in Berlin. Du unterstützt das HR-Team bei der täglichen Personaladministration und bringst gleichzeitig Interesse an KI-gestützten Prozessen mit.

Du arbeitest eng mit der Head of HR und der HR-Managerin zusammen, kennst Personalprozesse und nutzt gängige Office-Tools. Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten und eine praxisnahe Einarbeitung erwarten dich.

Qualifications

• Du bist an einer Hochschule immatrikuliert und bringst praktische HR-Erfahrung aus Praktika oder Werkstudententätigkeiten mit.
• Du kennst typische Abläufe der Personaladministration, z. B. Verträge, Personalakten, Ein- und Austritte.
• Du arbeitest sicher mit gängigen Office-Tools und hast Lust, KI-Tools im Arbeitsalltag auszuprobieren.
• Du arbeitest sorgfältig, strukturiert und eigenständig und behältst den Überblick.
• Verfügbarkeit ca. 20 Stunden pro Woche, ggf. mehr in Semesterferien.
• Sprachen: Deutsch mind. C1, Englisch B1.
• Pluspunkt: Erste Erfahrung mit HR-Software rex x oder KI-Tools wie Claude oder Gemini.

Responsibilities

• Du unterstützt das HR-Team bei der täglichen Personaladministration und sorgst für zuverlässige HR-Prozesse.
• Du arbeitest eng mit Head of HR und HR-Managerin zusammen sowie mit dem Werkstudierenden-Team.
• Du pflegst Personalstammdaten, Akten, Verträge und Bescheinigungen.
• Du koordinierst Onboarding/Offboarding, Abwesenheiten und Zeiten.
• Du betreust Recruiting-Administration und Bewerber-Kommunikation.
• Du testest KI-gestützte Lösungen im Alltag mit dem Automatisierungsteam.

Skills

Digitale Affinität

Sorgfältig

Strukturiert

Eigenständig arbeiten

Verfügbarkeit ca. 20 Stunden pro Woche

Deutsch C1

Englisch B1

HR-Tools & KI-Tools (Claude, Gemini)

Education

Immatrikuliert an einer Hochschule

Tools

HR-Software rex x? rexxa? rexx

Job description

Ãœber uns

Atida ist eine der führenden Online-Apothekengruppen Europas: Mit über 700 Mitarbeitenden und Shops wie Atida | Mifarma, Dosfarma, Atida | Santédiscount, Atida | eFarma und APONEO erreichen wir über 5 Millionen Kund*innen in 9 Ländern. Gemeinsam mit der CEPD Group verbinden wir mehr als 25 Jahre pharmazeutische Expertise mit digitaler Exzellenz – und bauen ein vertrauenswürdiges Gesundheits-ökosystem auf, das Menschen von der Prävention bis zur Behandlung begleitet. Denn: Pharmacy is about people.

In Berlin sind wir – die PharmaHera Service GmbH mit rund 90 Mitarbeitenden – das Kompetenzzentrum der Gruppe für Deutschland und die Niederlande. Als spezialisierter Dienstleister steuern wir E-Commerce, Marketing, IT und Logistik für unsere Partner-Versandapotheken, allen voran APONEO – Mehr Als Apotheke. Bei uns verbindest du das Know-how und die Reichweite eines internationalen Netzwerks mit Standorten in Spanien, Frankreich, Italien und den Niederlanden mit agiler Teamarbeit und viel Gestaltungsspielraum vor Ort.

Wir stehen beim Thema KI nicht am Anfang von Theorien, sondern starten jetzt in der Praxis voll durch.

Im HR-Team bauen wir das People & Culture der Zukunft: schlanker, automatisierter und international vernetzt. Als Teil von Atida gestalten wir die fortschreitende Internationalisierung der Gruppe aktiv mit – und du bist mittendrin statt nur dabei. Bei uns erwarten dich flache Hierarchien, echte Gestaltungsspielräume und ein Team, das Innovationen direkt umsetzt.

Deine Aufgaben

Als Werkstudent*in HR-Administration (m/w/d) in Berlin unterstützt du das HR-Team von Atida bei der täglichen Personaladministration und sorgst dafür, dass unsere HR-Prozesse zuverlässig laufen, während wir sie Schritt für Schritt mit KI automatisieren. Du arbeitest eng mit unserer Head of HR und unserer HR-Managerin zusammen und tauschst dich direkt mit unserem Werkstudierenden-Team aus, das unsere HR-Prozesse per KI automatisiert. So lernst du beide Seiten kennen: die klassische Personalsachbearbeitung und die Automatisierung der Zukunft.

• Personalstammdaten & Akten: Du pflegst Personalstammdaten und Personalakten und achtest auf Vollständigkeit und Datenschutz.
• Verträge & Bescheinigungen: Du bereitest Arbeitsverträge, Vertragsänderungen und Bescheinigungen vor und versendest sie.
• Onboarding & Offboarding: Du unterstützt bei Ein- und Austritten, von den Unterlagen bis zur Organisation der ersten Tage neuer Kolleg*innen.
• Abwesenheiten & Zeiten: Du betreust Abwesenheits- und Arbeitszeitthemen und bist erste Ansprechperson bei administrativen Fragen.
• Recruiting-Administration: Du koordinierst Termine und die Kommunikation mit Bewerbenden und unterstützt bei der Pflege unserer Bewerbungsdaten.
• Prozesse & Automatisierung: Du machst Verbesserungsvorschläge für wiederkehrende Abläufe und testest gemeinsam mit unserem Automatisierungs-Team neue KI-gestützte Lösungen im Alltag.

Dein Profil

• Ausbildung & Erfahrung: Du bist an einer Hochschule immatrikuliert und bringst bereits praktische Erfahrung im HR-Bereich bzw. in der Personalsachbearbeitung mit, zum Beispiel durch Praktika, eine Ausbildung oder eine frühere Tätigkeit als Werkstudierende*r.
• Fachkompetenz: Du kennst typische Abläufe der Personaladministration, etwa Verträge, Personalakten, Ein- und Austritte, und gehst sicher mit vertraulichen Daten um.
• Digitale Affinität: Du arbeitest sicher mit gängigen Office-Tools und hast Lust, KI-Tools im Arbeitsalltag auszuprobieren.
• Arbeitsweise: Du arbeitest sorgfältig, strukturiert und eigenständig und behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick.
• Verfügbarkeit: Du kannst ca. 20 Stunden pro Woche arbeiten, in den Semesterferien gerne auch mehr.
• Sprachen: Deutsch (mind. C1), Englisch (B1).
• Pluspunkt: Erste Erfahrung mit der HR-Software rexx oder mit KI-Tools wie Claude oder Gemini.

Was wir dir bieten

Dein Arbeitsumfeld:

• Gestaltungsspielraum ab Tag 1: Eine verantwortungsvolle Rolle mit echten Entwicklungsperspektiven, in der du proaktiv Impulse setzen und Strategien aktiv mitgestalten kannst.
• Agiles Arbeitsumfeld: Ein motiviertes, dynamisches Team und flache Hierarchien mit kurzen Entscheidungswegen, die schnelle Umsetzungen ermöglichen.
• Flexibilität mit Teamspirit: Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten (Homeoffice & Präsenz) – mit dem Fokus auf unserem Berliner Office, um den gemeinsamen Austausch und den Teamzusammenhalt zu leben.
• Einblick in die Praxis: Du arbeitest direkt mit der Head of HR und der HR-Managerin zusammen und erlebst live, wie HR mit KI neu gedacht wird.

Deine Benefits auf einen Blick:

• Gesundheit & Mobilität: Urban Sports Club-Membership zum unschlagbaren Preis und ein stark vergünstigtes BVG-Firmenticket für deinen täglichen Arbeitsweg.
• Exklusive Vorteile: Attraktiver Rabatt auf unser gesamtes APONEO-Sortiment, Zugang zu vielfältigen Corporate Benefits sowie eine Selgros-Karte.
• Rundum versorgt: Eine betriebseigene Kantine direkt auf dem Campus, täglich kostenfreies frisches Obst, Gemüse und Snacks sowie Kaffee- und Teeflatrate.

Deine Vergütung & Rahmenbedingungen:
Für diese Position (ca. 20 Stunden pro Woche, zunächst auf 1 Jahr befristet) bieten wir eine attraktive, marktgerechte und kompetitive Vergütung. Geplant ist ein Bruttostundenlohn zwischen 18 € und 20 €.

Wo genau du innerhalb dieser Spanne einsteigst, bestimmen wir gemeinsam in einem transparenten Prozess basierend auf folgenden Kriterien:

• Deiner relevanten praktischen Erfahrung in HR und Personalsachbearbeitung.
• Deinen fachlichen Qualifikationen und spezifischen Zusatzkenntnissen, zum Beispiel mit HR-Software oder KI-Tools.
• Der internen Gehaltsstruktur zur Wahrung der Fairness innerhalb des Teams.

Gleichberechtigung & Fair Pay:
Wir überlassen faire Bezahlung nicht dem Zufall. Wir vergeben alle Teammitglieder in gleichwertigen Positionen partnerschaftlich, transparent und unabhängig von Geschlecht oder anderen persönlichen Merkmalen.

Dein Weg zu uns (Bewerbungsprozess)

Wir halten Wege kurz und Entscheidungen schnell:

• Step 1: Erstes Kennenlernen (ca. 20 Minuten online, um gegenseitig Erwartungen abzugleichen).
• Step 2: Deep Dive vor Ort: ca. 60 Minuten in unserem Office in Berlin-Lichtenberg mit deiner künftigen Führungskraft und deinen Kolleg*innen, inkl. eines kurzen, praxisnahen Cases. So lernst du das Team und das Office gleich persönlich kennen.
• Step 4: Willkommen im Team! €