Vorzimmerkraft (Homeoffice möglich)

Bundeswehr Standort; Strausberg; Remote; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice möglich

Job summary

Bundeswehr Zentrum Informationsarbeit Strausberg sucht eine engagierte Verwaltungsfachangestellte zur Unterstützung des Vorzimmers des Chefs des Stabes. Sie bearbeiten Post, Korrespondenz und Telefonate, empfangen Besucher und koordinieren Termine.

Zu den Aufgaben gehört die Protokollführung, Organisation von Besprechungen, Reisekostenanträge sowie die Pflege der Ablage. Vollzeit oder Teilzeit, Homeoffice ist möglich. Eingruppierung TVöD E5, Sicherheitsüberprüfung Ü1 obligatorisch.

Qualifications

• Sie verfügen über einen Berufsabschluss als Verwaltungsfachangestellte bzw. als Verwaltungsfachangestellter oder als Kauffrau bzw. als Kaufmann für Büromanagement oder einen vergleichbaren Abschluss.
• Sie verfügen über Erfahrungen in einem Vorzimmer, Geschäftszimmer, Sekretariat, als Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Position, nachgewiesen durch mindestens eine berufliche Tätigkeit mit einer Dauer von regelmäßig nicht unter 2 Jahren.
• Sie verfügen über vertiefte Kenntnisse der MS-Office Produkte (Outlook Mail, Kalender, Aufgaben, Sharepoint, Word, Excel), die einen sicheren Umgang mit diesen Programmen ermöglichen.
• Sie bekennen sich durch Ihr gesamtes Verhalten zur freiheitlichen demokratischen Grundordnung im Sinne des Grundgesetzes.
• Sie stimmen zu, an einer Sicherheitsüberprüfung teilzunehmen.
• Die erfolgreiche Sicherheitsüberprüfung der Stufe Ü1 ist verpflichtend zur Besetzung der ausgeschriebenen Stelle.
• Sie verfügen über Erfahrung im Schriftverkehr mit Personal- und Betriebsräten oder vergleichbaren Interessenvertretungen und bringen gute Kenntnisse in der Büroorganisation mit.
• Sie haben Erfahrungen in der Anwendung von Kooperationssoftware wie SAP, Big Blue Button sowie Dokumentenverwaltungssystemen.
• Sie besitzen Grundkenntnisse in Englisch. Sie sind bereit, diese durch Fortbildungen auszubauen.

Responsibilities

• Sie führen das Vorzimmer des Chefs des Stabes und stellvertretenden Kommandeurs des Zentrums Informationsarbeit Bundeswehr und erledigen alle anfallenden Arbeiten wie Bearbeitung der Post, schriftliche Korrespondenz und Vermittlung von Telefongesprächen.
• Sie bereiten Besprechungen vor, führen Protokoll und sind für den Empfang und die Betreuung der Besucherinnen und Besucher zuständig.
• Sie koordinieren die Termine vom Chef des Stabes und stellvertretenden Kommandeurs und führen den elektronischen Kalender.
• Sie organisieren die Ablage und Wiedervorlage inklusive der Terminverfolgung.
• Sie bereiten Dienstreisen vor und nach und bearbeiten die Dienstreise- und Reisekostenanträge.

Skills

MS-Office Kenntnisse

Büroorganisation

Dokumentenmanagement

Education

Verwaltungsfachangestellte oder vergleichbarer Abschluss

Tools

SAP

Big Blue Button

Dokumentenverwaltungssysteme

SharePoint

Outlook

Word

Excel

Job description

Stellenbeschreibung

Unternehmen:
Bundeswehr - Mach, was wirklich zählt.
BESCHÄFTIGUNGSDIENSTSTELLE
Zentrum Informationsarbeit Bundeswehr, Strausberg
Das Zentrum Informationsarbeit Bundeswehr führt im Auftrag des Ministeriums den verteidigungs- und sicherheitspolitischen Dialog mit der Gesellschaft. Es vereint hierzu als Verlagshaus die Redaktion der Bundeswehr, eine Akademie für Medienschaffende sowie einen angewandt wissenschaftlichen Bereich neben querschnittlichen Stabselementen in sich.
Stellenbeschreibung:

• Sie führen das Vorzimmer des Chef des Stabes und stellvertretenden Kommandeur des Zentrum Informationsarbeit Bundeswehr und erledigen alle anfallenden Arbeiten wie Bearbeitung der Post, schriftliche Korrespondenz und Vermittlung von Telefongesprächen.
• Sie bereiten Besprechungen vor, führen Protokoll und sind für den Empfang und die Betreuung der Besucherinnen und Besucher zuständig.
• Sie koordinieren die Termine vom Chef des Stabes und stellvertretenden Kommandeur und führen den elektronischen Kalender.
• Sie organisieren die Ablage und Wiedervorlage inklusive der Terminverfolgung.
• Sie bereiten Dienstreisen vor und nach und bearbeiten die Dienstreise- und Reisekostenanträge.
• Die Teilnahme an regelmäßigen und weiterführenden Aus- und Fortbildungen wird vorausgesetzt.WAS FÜR SIE ZÄHLT
• Sie werden in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis eingestellt.
• Sie erwartet ein attraktives Gehalt.
• Eine Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe E5 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).
• Sie arbeiten in Vollzeit oder Teilzeit. Homeoffice ist möglich.
• Sie haben die Möglichkeit, in einem festgelegten Rahmen an Sport- und Gesundheitsprogrammen während der Arbeitszeit teilzunehmen.

Qualifikationserfordernisse

WAS FÜR UNS ZÄHLT

• Sie verfügen über einen Berufsabschluss als Verwaltungsfachangestellte bzw. als Verwaltungsfachangestellter oder als Kauffrau bzw. als Kaufmann für Büromanagement oder einen vergleichbaren Abschluss.
• Sie verfügen über Erfahrungen in einem Vorzimmer, Geschäftszimmer, Sekretariat, als Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Position, nachgewiesen durch mindestens eine berufliche Tätigkeit mit einer Dauer von regelmäßig nicht unter 2 Jahren.
• Sie verfügen über vertiefte Kenntnisse der MS-Office Produkte (Outlook Mail, Kalender, Aufgaben, Sharepoint, Word, Excel), die einen sicheren Umgang mit diesen Programmen ermöglichen.
• Sie bekennen sich durch Ihr gesamtes Verhalten zur freiheitlichen demokratischen Grundordnung im Sinne des Grundgesetzes.
• Sie stimmen zu, an einer Sicherheitsüberprüfung teilzunehmen.
• Die erfolgreiche Sicherheitsüberprüfung der Stufe Ü1 ist verpflichtend zur Besetzung der ausgeschriebenen Stelle. Aufgrund dieses Erfordernisses werden Sie bei Vorliegen aller sonstigen Voraussetzungen zunächst in ein befristetes Arbeitsverhältnis eingestellt. Bei Nichtbestehen der Sicherheitsüberprüfung erfolgt keine Entfristung des Arbeitsverhältnisses.ERWÜNSCHT
• Sie verfügen über Erfahrung im Schriftverkehr mit Personal- und Betriebsräten oder vergleichbaren Interessenvertretungen und bringen gute Kenntnisse in der Büroorganisation mit.
• Sie haben Erfahrungen in der Anwendung von Kooperationssoftware wie SAP, Big Blue Button sowie Dokumentenverwaltungssystemen.
• Sie besitzen Grundkenntnisse in Englisch. Sie sind bereit, diese durch Fortbildungen auszubauen.

sonstige Informationen

• Bei dem genannten geplanten Besetzungsdatum handelt es sich um einen Termin, der sich bedingt durch den Ablauf des Ausschreibungsverfahrens ggf. ändern kann.
• Die Eingruppierung erfolgt unter Beachtung des §12 TVöD im Hinblick auf die tatsächlich nicht nur vorübergehend auszuübenden Tätigkeiten und die Erfüllung der persönlichen bzw. tariflichen Anforderungen.
• Die Bundeswehr fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und begrüßt deshalb besonders Bewerbungen von Frauen.
• Nach Maßgabe des Sozialgesetzbuchs IX und des Behindertengleichstellungsgesetzes begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen; hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung.
• Die Bundeswehr unterstützt die Ziele des Nationalen Integrationsplans und begrüßt Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Ergänzende Informationen

BEWERBUNG & KONTAKT

Ihre Bewerbung umfasst:

• Anschreiben
• Lebenslauf
• Prüfungszeugnis der abgeschlossenen Berufsausbildung
• Abschlusszeugnis der Berufsschuleund sofern vorhanden:
• Nachweise bzw. Arbeitszeugnisse bisheriger Arbeitgeber
• Ggf. vorhandene Zusatzqualifikationen
• Schwerbehindertenausweis oder Bescheid über die Gleichstellung als schwerbehinderter Mensch.Zusätzlich erforderlich:
• Bei fremdsprachigen Bewerbungsunterlagen muss eine beglaubigte deutsche Übersetzung beigefügt werden.
• Bei ausländischen Bildungsabschlüssen ist ein Nachweis der Anerkennung in Deutschland beizufügen. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an das:

Bundeswehr-Dienstleistungszentrum Doberlug-Kirchhain
Personalmanagement
Tel.: 035322 / 52 2330 (Frau Laske)