Vorstandsassistenz (m/w/d)

OHB-System AG; Bremen; Vor Ort; EUR 35.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

OHB System AG in Bremen sucht eine/n erfahrene/n Sekretär/in, die/der alle Aufgaben eines modernen Sekretariates selbständig erledigt. Die Rolle umfasst die Organisation von Meetings sowie die Kommunikation in deutscher und englischer Sprache.

Wir erwarten eine abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige Erfahrung. Es sind zudem gute MS Office-Kenntnisse notwendig sowie die Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten.

Wir bieten ein spannendes Arbeitsumfeld innerhalb eines dynamischen Teams.

Qualifikationen

• Mindestens mehrere Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Souveränes Auftreten im Kontakt mit Vorgesetzten und Geschäftspartnern.
• Gute Englischkenntnisse und verhandlungssichere Deutschkenntnisse.

Aufgaben

• Selbständige Erledigung aller Aufgaben eines modernen Sekretariates.
• Schnittstelle zu allen Geschäftsbereichen und externen Partnern.
• Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Belastbarkeit

Vertrauenswürdigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung

Tools

MS Office Tools

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

• Selbständige Erledigung aller Aufgaben eines modernen Sekretariates, u. a. Reisemanagement, Terminorganisation, E-Mail Korrespondenz
• Schnittstelle zu allen Geschäftsbereichen und Mitarbeitenden sowie externen Geschäftspartnern
• Erledigung von Sonderaufträgen und kleineren Projektaufgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, Dokumenten und Präsentationen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings-, Telefon-, WebEx- und Videokonferenzen
• Führung der Korrespondenz in deutscher und in englischer Sprache
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten nach Bedarf des Vorstands und zur Vertretung von Kollegen:innen in deren Abwesenheit

Dein Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Vertrauenswürdigkeit, Organisationstalent, sowie die Fähigkeit Prioritäten zu setzen
• Diskretion, Loyalität und gute Umgangsformen sind für Sie eine Selbstverständlichkeit
• Souveränes, verbindliches Auftreten im Kontakt mit Vorgesetzten, Kollegen:innen und Geschäftspartnern sowie Teamgeist und Zuverlässigkeit
• Effektives, strukturiertes, selbständiges und eigeninitiatives Arbeiten, Engagement, schnelle Auffassungsgabe gepaart mit der Fähigkeit, den Vorgesetzten zu entlasten und initiativ zu unterstützen
• Verhandlungssichere Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse, Kenntnisse weiterer Fremdsprachen (Französisch oder Italienisch) wären von Vorteil
• Professioneller Umgang mit gängigen MS Office Tools (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)