Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Malteser Rettungsdienst Bayern

Malteser Hilfsdienst gemeinnützige GmbH; München; Hybrid; EUR 27,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge

Fort- und Weiterbildung

Mobiles Arbeiten möglich

Job summary

Malteser Hilfsdienst gemeinnützige GmbH in München sucht zur Verstärkung der Regionalgeschäftsstelle einen Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit (19,5 Std./Woche). Sie unterstützen die kaufmännische Leitung bei administrativen Abläufen und tragen maßgeblich zur effizienten Organisation des Rettungsdienstes bei.

Zu Ihren Aufgaben gehören das Dokumentenmanagement, die Prüfung von Eingangsrechnungen sowie die Koordination von Terminen und Projekten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Gute Kenntnisse in Rechnungsbearbeitung und Ablage
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Unterstützung der kaufmännischen Leitung bei administrativen Aufgaben
• Dokumentenmanagement, Ablage, Übersicht und vertrauliche Daten pflegen
• Prüfung und Kontierung von Eingangsrechnungen sowie Abstimmung interner Verrechnungen
• Korrespondenz intern und extern, Kommunikation mit Dienststellen
• Unterstützung in Immobilienverwaltung, Arbeitssicherheit, Arbeitsmedizin und BGM
• Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Sitzungsunterlagen
• Koordination von Terminen und Mitarbeit an Projekten
• Allgemeine Büroorganisation unterstützen

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikation

MS 365

Selbstständige Arbeitsweise

Vertraulichkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Für unseren Rettungsdienst in Bayern suchen wir zum 01.01.2027 einen engagierten und zuverlässigen Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) für unsere Regionalgeschäftsstelle in München. Sie übernehmen eine wichtige Unterstützungsfunktion und tragen gemeinsam mit der kaufmännischen Leitung und dem Team dazu bei, die administrativen und organisatorischen Abläufe im Rettungsdienst zuverlässig und effizient zu gestalten. Die Stelle ist unbefristet und in Teilzeit (19,5Std./Woche) zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der kaufmännischen Leitung des Rettungsdienstes bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Dokumentenmanagement einschließlich der strukturierten Pflege und Ablage von Dokumenten, Übersichten und vertraulichen Daten
• Prüfung, Kontierung und sachgerechte Zuordnung von Eingangsrechnungen sowie Vorbereitung und Abstimmung interner Verrechnungen
• Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz sowie Kommunikation mit Dienststellen und Ansprechpersonen
• Administrative Unterstützung in den Bereichen Immobilienverwaltung, Arbeitssicherheit, Arbeitsmedizin und betriebliches Gesundheitsmanagement
• Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Sitzungsunterlagen sowie Koordination von Terminen
• Mitarbeit bei Projekten und Übernahme der damit verbundenen administrativen Aufgaben
• Unterstützung bei allgemeinen Aufgaben der Büroorganisation

Unser Angebot:

• Eine leistungsgerechte, tarifliche Vergütung nach AVR-Caritas inkl. Jahressonderzahlung sowie einer arbeitgeberfinanzierten betrieblichen Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub (bei einer 5‑Tage‑Woche) plus zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Eine strukturierte und intensive Einarbeitung
• Ein wertschätzendes Miteinander und die Zusammenarbeit in einem engagierten Team
• Möglichkeiten zur Fort‑ und Weiterbildung, auch über die Malteser Akademie
• Angebote zur Gesundheitsförderung, Jobbike‑Leasing sowie Rabatte und Gutscheine für Malteser Mitarbeitende
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Einen sicheren Arbeitsplatz mit guter Verkehrsanbindung

Was wir uns vorstellen:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)), idealerweise ergänzt durch Berufserfahrung in der Verwaltung oder im Assistenzbereich
• Grundkenntnisse in der Rechnungsbearbeitung und ein gutes Verständnis für kaufmännische Abläufe
• Sichere Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams
• Eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache
• Zuverlässigkeit, Diskretion und ein sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen
• Identifikation mit den Aufgaben, Werten und Zielen einer christlichen Hilfsorganisation
• Kenntnisse und Erfahrungen im Rettungsdienst sind wünschenswert, aber keine zwingende Voraussetzung
• Führerschein der Klasse B ist wünschenswert

Haben wir Ihr Interesse geweckt?