Assistenz (m/w/d) / Sekretariat der Geschäftsführung

Arbeitsagentur; Passau; Vor Ort; EUR 30.000 - 42.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Jobbike-Leasing

Gesundheitsförderung

Zusammenfassung

Die Malteser in der Diözese Passau suchen eine engagierte Persönlichkeit, die die Geschäftsführung mit organisatorischem Geschick unterstützt. Die Stelle ist ab 01.01.2027 in Teilzeit (30 Std./Woche) unbefristet.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Koordination von Terminen, die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inklusive Protokollführung, die Erstellung von Berichten und Präsentationen sowie die zentrale Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartnern.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich.
• Sehr gute MS-365-Kenntnisse.
• Organisationstalent, Diskretion und Serviceorientierung.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen, organisatorischen und operativen Tagesgeschäft.
• Koordination von Terminen, Besprechungen, Tagungen und Veranstaltungen.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inklusive Protokollführung.
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen.

Kenntnisse

Microsoft 365

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung oder Studium (wirtschaftswissenschaftlich)

Tools

Outlook

Excel

PowerPoint

Teams

SharePoint

Jobbeschreibung

Die Malteser sind eine internationale katholische Hilfsorganisation. In der Diözese Passau engagieren sich haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in vielfältigen sozialen, karitativen und rettungsdienstlichen Aufgaben. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die die Diözesan- und Bezirksgeschäftsführung mit organisatorischem Geschick, Diskretion und einem hohen Serviceverständnis unterstützt.

Die Stelle ist ab 01.01.2027 in Teilzeit (30 Std./Woche) unbefristet zu besetzen. Arbeitszeiten sind Montag bis Donnerstag von 08:00 Uhr bis 15:00 Uhr und Freitag von 08:00 Uhr bis 12:00 Uhr.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen, organisatorischen und operativen Tagesgeschäft
• Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen, Tagungen und Veranstaltungen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Protokollführung
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Interessengruppen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Auswertungen und weiteren Unterlagen
• Sicherstellung einer strukturierten Dokumentation sowie Nachverfolgung von Aufgaben und Terminen
• Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen
• Mitarbeit in strategischen, bereichsübergreifenden Projekten sowie bei der Vorbereitung und Durchführung von Gremiensitzungen und Veranstaltungen
• Unterstützung der Geschäftsführung in der Netzwerk- und Lobbyarbeit

Das bieten wir:

• Eine leistungsgerechte Vergütung gemäß AVR-Caritas, Sozialleistungen und eine betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub sowie die Anrechnung von Heiligabend und Silvester als vollwertigen Feiertag
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sowie Eigenverantwortung
• Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
• Arbeitsklima, das von gegenseitiger Wertschätzung und Unterstützung geprägt ist
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einer werteorientierten Organisation
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten über unsere trägereigene Malteser Akademie
• Rabatte und Gutscheine im Vorteilsportal für Malteser Mitarbeitende
• Gesundheitsförderung und Jobbike-Leasing

Was wir uns vorstellen:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit entsprechender Weiterbildung oder ein Studium mit wirtschaftswissenschaftlichem Schwerpunkt
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams und SharePoint)
• Idealerweise Erfahrung im Veranstaltungs- und Projektmanagement
• Ausgeprägte Organisations-, Planungs- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sicheres Auftreten und hohe Serviceorientierung
• Diskretion, Zuverlässigkeit sowie ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
• Belastbarkeit, Flexibilität, Loyalität und Teamfähigkeit
• Freude an der Zusammenarbeit mit Haupt- und Ehrenamtlichen
• Identifikation mit den Zielen und Werten der Malteser als katholische Hilfsorganisation