Verwaltungsassistenz (m/w/d) in Teilzeit (20-30 Std. / Woche)

Die Gastmannschaft GmbH; Berlin; On-site; Vertraulich; Part time

Benefits offered by this job

Zuschuss ÖPNV

Teilzeitstelle 20–30 Std/Woche

Wachstum & Dynamik

Job summary

Die Gastmannschaft GmbH sucht eine Organisationstalent mit Sinn für Ordnung zur Unterstützung der Verwaltungs- und Personalprozesse in unseren Hostels in Berlin.

Du bist verantwortlich für administrative HR-Aufgaben, Rechnungsbearbeitung und Koordination von Wartungen. Voraussetzung ist Erfahrung im Hotelbetrieb, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise. Wir bieten eine flexible Teilzeitstelle mit Weiterbildungsmöglichkeiten und familiärem Teamklima.

Qualifications

• Du verstehst Betriebsabläufe in Beherbergungsbetrieben und behältst bei Hochtouren den Überblick.
• Erfahrung mit gängigen Hotelbetriebssystemen (PMS) und Buchhaltungssystemen (DATEV) ist von Vorteil.
• Genauigkeit, Zuverlässigkeit und strukturierte Arbeitsweise zeichnen dich aus.

Responsibilities

• Du koordinierst Personalangelegenheiten, Zeiterfassung und Abrechnungsvorbereitung im Hintergrund.
• Du bearbeitest Eingangs- und Ausgangsrechnungen sorgfältig.
• Du behältst Wartungsintervalle der Betriebe im Blick und koordinierst Dienstleister.
• Du unterstützt die Geschäftsführung im Daily Business.

Skills

Organisationstalent

Genauigkeit

Zuverlässigkeit

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Tools

DATEV

PMS-Systeme

Job description

Wir von der Gastmannschaft leben Hospitality! Aktuell betreiben wir zwei lebendige Hostels im Herzen von Berlin und wachsen weiter: Weitere Standorte sind bereits in den Startlöchern. Bei uns erwarten dich kein starrer Konzernalltag, sondern ein kleines, dynamisches Team, flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege. Wenn du Lust hast, Strukturen aktiv mitzugestalten und unserem Team im Hintergrund den Rücken freizuhalten, bist du bei uns genau richtig!

Aufgaben

Als Organisationstalent hältst du die Fäden der Verwaltung im Hintergrund zusammen und bist die zentrale Schnittstelle zwischen den operativen Abteilungen und der Geschäftsführung.

• Personalverwaltung: Du kümmerst dich um die administrativen HR-Prozesse (z. B. Vorbereitung von Verträgen, Zeiterfassung, Vorbereitung der Lohnabrechnung).
• Finanzwesen: Du übernehmst die sorgfältige Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen.
• Instandhaltungs-Struktur: Du behältst den Überblick über alle wichtigen Wartungsintervalle unserer Häuser und koordinierst Termine mit Dienstleistern.
• Allgemeines Backoffice: Du unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft.

Qualifikation

Du weißt, wie ein Beherbergungsbetrieb tickt, und verlierst auch bei Trubel nicht den Überblick.

• Branchenerfahrung: Du hast idealerweise schon in der Hotellerie oder im Hostel-Bereich gearbeitet und verstehst die Abläufe vor Ort.
• System-Know-how: Du hast bereits Erfahrung mit gängigen Hotelbetriebssystemen (PMS). Kenntnisse in Buchhaltungssystemen (vorzugsweise DATEV) sind ein großes Plus.
• Arbeitsweise: Genauigkeit, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise zeichnen dich absolut aus.
• Persönlichkeit: Du bist ein echtes Organisationstalent, kommunikationsstark und arbeitest gerne selbstständig, behältst dabei aber immer den Teamgedanken im Fokus.

Benefits

Mobilität: Wir unterstützen deinen Arbeitsweg und bieten dir einen Zuschuss zum ÖPNV-Ticket.

Flexibilität: Eine Teilzeitstelle (20–30 Stunden/Woche), die sich gut mit deinem Alltag vereinbaren lässt.

Wachstum & Dynamik: Sei von Anfang an dabei, wenn wir expandieren und neue Standorte erschließen.

Kultur: Ein familiäres, motiviertes Team mit flachen Hierarchien, in dem deine Meinung zählt und Entscheidungen schnell getroffen werden.

Du hast Lust, die administrative Seele unserer Hostels zu werden und gemeinsam mit uns zu wachsen? Dann wollen wir dich unbedingt kennenlernen!