Teamassistenz / Travel Management (m/w/d)

Kiepe Electric GmbH; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Kiepe Electric GmbH, Düsseldorf, sucht eine Teamassistenz / Travel Management (m/w/d) zur Unterstützung der Führungskräfte. Sie organisieren nationale und internationale Reisen, betreuen das Reisebudget, bearbeiten A1-Anträge und sind Ansprechpartner für Reiseabläufe.

Sie arbeiten eigenständig, flexibel und serviceorientiert. Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind Voraussetzung; MS Office-Kenntnisse runden Ihr Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Travel Management.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook, Word, Excel & PowerPoint.
• Kenntnisse im Reisekostenrecht sowie A1-Anträge.
• Sehr gutes Deutsch, gutes Englisch in Wort & Schrift.
• Organisationsgeschick, strukturierte & selbstständige Arbeitsweise.
• Diskretion, Zuverlässigkeit & Verantwortungsbewusstsein.
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit & Flexibilität.

Aufgaben

• Übernahme administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben für Führungskräfte, inkl. Terminmanagement, Korrespondenz & Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.
• Erstellung individueller Glückwunschschreiben und -karten zu besonderen Unternehmensanlässen.
• Eigenständige Organisation, Planung und Abwicklung nationaler und internationaler Geschäftsreisen.
• Beratung und Unterstützung von Mitarbeitenden sowie Führungskräften bei Reiseorganisation und Abläufen.
• Koordination von Reisebuchungen, Änderungen & Anpassungen mit internen bzw. externen Ansprechpartnern.
• Bearbeitung von A1-Anträgen für grenzüberschreitende EU-Dienstreisen.
• Mitwirkung bei Weiterentwicklung & Optimierung von Travel-Management-Prozessen.

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Flexibilität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

KIEPE – Ihr Partner für Elektromobilität für Bus und Bahn Die Kiepe Electric GmbH ist ein international tätiges Technologieunternehmen für elektrische Systeme und Komponenten im schienengebundenen öffentlichen Verkehr. Das Unternehmen entwickelt, fertigt und modernisiert elektrische Ausrüstungen für Straßenbahnen, Stadtbahnen, U-Bahnen und Regionalbahnen und ist Partner von Verkehrsbetrieben, Fahrzeugherstellern sowie weiteren Akteuren des öffentlichen Verkehrssektors. Mit langjähriger Erfahrung, hoher technischer Kompetenz und einem klaren Qualitätsanspruch steht Kiepe Electric für zuverlässige Lösungen in der elektrischen Mobilität. Das Unternehmen ist international aktiv und blickt auf eine traditionsreiche Unternehmensgeschichte zurück.

Zur Verstärkung unseres Assistenz-Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Teamassistenz / Travel Management (m/w/d).

Ihre Aufgaben

• Übernahme vielfältiger administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben für Führungskräfte, einschließlich Terminmanagement, Korrespondenz sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Organisation und Erstellung individueller Glückwunschschreiben und -karten zu besonderen Unternehmensanlässen wie Betriebsjubiläen und Renteneintritten
• Eigenständige Organisation, Planung und Abwicklung nationaler und internationaler Geschäftsreisen unter Berücksichtigung interner Richtlinien und wirtschaftlicher Vorgaben
• Beratung und Unterstützung von Mitarbeitenden sowie Führungskräften bei allen Fragen rund um Reiseorganisation und administrative Abläufe
• Koordination von Reisebuchungen, Änderungen und kurzfristigen Anpassungen in Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern (z. B. Reisebüros, Hotels und Dienstleistern)
• Bearbeitung und Koordination von A1-Anträgen für grenzüberschreitende Dienstreisen innerhalb der EU
• Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen im Travel Management

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Reiseorganisation bzw. Travel Management
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Kenntnisse im Reisekostenrecht sowie Erfahrung in der Bearbeitung von A1-Anträgen
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Serviceorientierung
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Flexibilität

Bereit, neue Chancen zu ergreifen und gemeinsam Großes zu erreichen? Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie aktiv Ihre berufliche Zukunft. Wir freuen uns auf engagierte Persönlichkeiten, die motiviert sind, neue Wege zu gehen und Herausforderungen mit Tatkraft zu meistern.

Kiepe Electric GmbH Kiepe-Platz 1, 40599 Düsseldorf www.kiepe-group.com