Teamassistenz Sekretariat Jugendamt

Landkreis Oberspreewald-Lausitz; Senftenberg; Hybrid; EUR 27,000 - 37,000; Full time

Benefits offered by this job

Fortbildungschancen

Inhouse-Seminare & internes E-Learning

Hybrides Arbeiten nach Bedarf

Job summary

Der Landkreis Oberspreewald-Lausitz sucht eine engagierte TEAMASSISTENZ SEKRETARIAT JUGENDAMT in Senftenberg. Die Stelle ist unbefristet, Vollzeit und sofort zu besetzen. Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben, Postbearbeitung, Registratur und Terminplanung.

Zu Ihren Aufgaben gehören außerdem Bürgerservice, Aktenverwaltung, Formulare, Protokolle sowie die Organisation von Sitzungen und Dienstreisen. Die Vergütung erfolgt nach TVöD EG 5; hybrides Arbeiten ist möglich.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im genannten Bereich.
• Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit.
• Flexibilität und Organisationsfähigkeit.
• Sorgfalt bei Dokumenten und Aktenführung.
• MS-Office Kenntnisse Outlook, Word, Excel, PowerPoint

Responsibilities

• Allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben
• Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost
• Registraturarbeiten und Aktenverwaltung
• Schreibarbeiten und Kopierarbeiten
• Ablage des Schriftgutes im Sekretariat und der Amtsleitung
• Führen des Literaturverzeichnisses des Jugendamtes
• Allgemeine Bürgerberatung und Entgegennahme von Bürgeranliegen
• Besucherverkehr koordinieren
• Erstellen von Formularen
• Prüfen von Schriftstücken auf formale Richtigkeit
• Terminangelegenheiten koordinieren
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Protokolle
• Archivierung der Akten
• Unterstützung bei laufenden Projekten
• Inventurmitwirkung und Organisation von Dienstreisen

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Bürgerorientierung

Flexibilität

Sorgfalt/Organisationsfähigkeit

Education

Berufsausbildung Büromanagement/Kaufmann-Kauffrau

Tools

MS-Office

Job description

TEAMASSISTENZ SEKRETARIAT JUGENDAMT

Unterstützen Sie das Jugendamt in Senftenberg! !

ab sofort / unbefristet / Vollzeit

IHR AUFGABENBEREICH

• allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben
• Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost
• Registraturarbeiten und Aktenverwaltung
• Ausführung von Schreibarbeiten entsprechend den Vorgaben sowie anfallende Kopierarbeiten
• Ablage des Schriftgutes im Sekretariat und der Amtsleitung
• Führen des Literaturverzeichnisses vom Jugendamt
• allgemeine Bürgerberatung, Entgegennahme von Bürgeranliegen und Vermittlung
• Besucherverkehr koordinieren
• Erstellen von Formularen vom Jugendamt
• Prüfen der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke/Dokumentationen auf formale Richtigkeit (z. B. Richtlinien, Verwaltungsbericht des Jugendamtes, Protokolle, etc.)
• Terminangelegenheiten (Termine koordinieren, notieren, Wiedervorlage führen)
• weitere organisatorische Angelegenheiten wahrnehmen (z. B. Vorbereitung von Sitzungen, Organisation von Dienstreisen)
• Telefondienst wahrnehmen (Telefonvermittlung, telefonische Auskünfte)
• Erledigung von Scan- und Druckarbeiten
• Bedarfsermittlung, Anforderung und Verwaltung von Büromaterial
• Führen des Urlaubsplans, Unterstützung bei der Dienstplanung der Rufbereitschaft
• Verwalten der zentralen E-Mail-Postfächer, besonderes Behördenpostfach (beBPo)
• Unterstützung bei laufenden Projekten
• Mitwirkung bei Inventuren im Amt
• organisatorische Vor- und Nachbereitungen von Ausschusssitzungen (Unterausschuss Jugendhilfeplanung und Jugendhilfeausschuss) einschließlich dem Erstellen der Protokolle und sonstigen Korrespondenzen
• Archivierung der Ablage des Jugendamtes

bei Fragen zum Aufgabenbereich: Herr Hermann 03573 870-4202

DAS BIETEN WIR

• Vergütung nach Entgeltgruppe 5 TVöD (VKA), Stufenzuordnung unter Berücksichtigung Ihrer Qualifikation und nachweisbaren einschlägigen Berufserfahrung
• Jahressonderzahlung und Urlaub gemäß TVöD
• Gleitzeit, Arbeitszeitanpassung nach Bedarf
• betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsmanagement
• Weiterentwicklung leicht gemacht: Fortbildungschancen, Inhouse-Seminare & interne E-Learning Plattform
• hybrides Arbeiten nach Bedarf

DAS BRINGEN SIE MIT

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau, Facharbeiter/in Schreibtechnik oder Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Industriekauffrau/-kaufmann
• Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Bürgerorientierung
• Flexibilität
• Sorgfalt, Organisationsfähigkeit
• anwendungsbereite Kenntnisse MS-Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Fahrerlaubnis der Klasse B und Selbstfahrbereitschaft (i. d. R. Dienstfahrzeuge)

WEITERHIN WÜNSCHENSWERT

• Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
• Erfahrung bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
• Erstellung von Sitzungsprotokollen

Der Landkreis fördert die berufliche Chancengleichheit aller Geschlechter.

Bewerbungen von schwerbehinderten bzw. ihnen gleichgestellten Menschen sind erwünscht und werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Zur Geltendmachung der Rechte sollte mit der Einreichung der Bewerbungsunterlagen die Vorlage der entsprechenden amtlichen Nachweise erfolgen.