Assistenz und Sachbearbeitung (m/w/d) in der Amtsleitung

Gemeinde Unterhaching; Unterhaching; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

TVöD-Vergütung mit Zulagen

Großraumzulage München

Kinderzulage

30 Tage Urlaub (ab 2027 31)

Job summary

Gemeinde Unterhaching sucht eine engagierte Assistenz in der Amtsleitung zur Unterstützung des Sitzungsdienstes und der Sachbearbeitung. Sie arbeiten strukturiert, bereiten Unterlagen vor und führen Protokolle.

Mit Verantwortungsbewusstsein tragen Sie zur effizienten Entscheidungsfindung in der Gemeindeverwaltung bei und unterstützen die Stabsstellen in vielfältigen Aufgaben. Sie bringen eine abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung mit und arbeiten wohnortnah in Bayern.

Qualifications

• Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich.
• Sie formulieren sicher und bereiten komplexe Sachverhalte entscheidungsreif auf.
• Erfahrung in öffentlicher Verwaltung oder Verwaltungskauf ist wünschenswert.

Responsibilities

• Sitzungsdienst für Gemeinderat, Ausschüsse, Beiräte und Beauftragte inkl. Vor- und Nachbereitung
• Protokollführung, Niederschriften, Beschlussvollzugskontrolle
• Unterlagenaufbereitung, Entscheidungsgrundlagen erstellen, Rückmeldungen sammeln
• Fristen- und Wiedervorlagenmanagement, Abrechnung von Aufwandsentschädigungen

Education

Verwaltungsfachangestellte/r (VKA)

Beschäftigtenlehrgang I

Beamtenlaufbahn 2. Qualifikationsebene

kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Word

MS Excel

PowerPoint

more! rubin

Job description

Assistenz und Sachbearbeitung (m/w/d) in der Amtsleitung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Sie behalten den Überblick, wenn viele Fäden zusammenlaufen und sorgen dafür, dass Dinge nicht liegen bleiben? Sie arbeiten gerne strukturiert und möchten dort mitwirken, wo die Entscheidungen unserer Gemeinde vorbereitet werden? Dann werden Sie Teil unseres Teams.

Ihr Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

• Sitzungsdienst für Gemeinderat, Ausschüsse, Beiräte und Beauftragte
  • Organisation und Durchführung des Sitzungsdienstes mit vollständiger Vor- und Nachbereitung: Tagesordnungen, Einladungen, Sitzungsunterlagen und Bekanntmachungen
  • Teilnahme an den Sitzungen, Führen des Sitzungsprotokolls und Fertigen der Niederschriften
  • Nachhalten der Beschlussumsetzung und Beschlussvollzugskontrolle in Zusammenarbeit mit dem Rechnungsprüfungsamt
  • Pflege des digitalen Bekanntmachungswesens sowie der Webseite im Bereich der Amtsleitung
• Koordination und Entscheidungsvorbereitung
  • Aufbereitung von Unterlagen, Sachstandsübersichten und Entscheidungsgrundlagen für die Amtsleitung
  • Einholen und Zusammenführen von Rückmeldungen aus den Referaten
  • Koordinierende Begleitung von referatsübergreifenden Themen und Projekten der Amtsleitung – von der Terminplanung bis zur Ergebnisdokumentation
  • Fristen- und Wiedervorlagenmanagement sowie Nachverfolgung offener Aufträge
• Assistenz, Vertretung und weitere Aufgaben
  • Klassische Assistenzaufgaben für die Amtsleitung sowie weitere Aufgaben nach Zuweisung, unter anderem bei der Abrechnung von Aufwandsentschädigungen
  • Vertretung der Assistenz des ersten Bürgermeisters: Terminmanagement, Korrespondenz, Telefon- und Besucherempfang sowie Aktenführung
  • Mitarbeit in der Stiftungsverwaltung der Gemeinde Unterhaching

Ihr Anforderungsprofil:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r (VKA) (m/w/d), ein erfolgreich absolvierter Beschäftigtenlehrgang I oder die Qualifikation als Beamtin/Beamter (m/w/d) der 2. Qualifikationsebene, Fachrichtung Verwaltung und Finanzen
• alternativ eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung mit Berufserfahrung in der Assistenz oder Sachbearbeitung
• auch Bewerbungen von Quereinsteigenden (m/w/d) mit Erfahrung in einer öffentlichen Verwaltung sind ausdrücklich willkommen
• Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich und behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Sie bleiben freundlich verbindlich dran, wenn Rückmeldungen und Unterlagen ausstehen und bewegen sich sicher zwischen unterschiedlichen Interessen im Haus.
• Sie formulieren sicher und können komplexe Sachverhalte verständlich und entscheidungsreif aufbereiten.
• sehr guter Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint; Kenntnisse in more! rubin sind von Vorteil
• Kenntnisse im bayerischen Kommunalrecht sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung
• Bereitschaft, Sitzungen in den Abendstunden zu begleiten; die Zeiten werden ausgeglichen

Wir bieten:

• Vielfalt statt Routine:eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit mit Einblick in die Themen der gesamten Verwaltung und kurzen Abstimmungswegen
• Faire Vergütung und zusätzliche Leistungen:eine leistungsgerechte Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) bis Entgeltgruppe 9a entsprechend den Eingruppierungsregelungen und persönlicher Voraussetzung; bei Vorliegen der beamtenrechtlichen Voraussetzungen eine Besoldung bis A 9; zuzüglich Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt und betrieblicher Altersversorgung sowie die Großraumzulage München und ggf. eine Kinderzulage
• Attraktive Rahmenbedingungen für Ihre Work-Life-Balance:30 Tage Urlaub (ab 2027: 31 Tage) bei einer 5‑Tage‑Woche, ab 2027 Tauschtage sowie zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12.
• Persönliche Entwicklung:vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie individuelle Entwicklungsperspektiven
• Gesundheit und Mobilität:Angebote zur Gesundheitsförderung (z.B. EGYM Wellpass oder monatlicher Sachbezug), Fahrradleasing (Jobrad) sowie ein Zuschuss zum Deutschlandticket
• Gemeinschaft und Austausch:z.B. Betriebsausflüge, Feiern oder gemeinsame Veranstaltungen
• Weitere Vorteile:kostenfreie Mitarbeiterparkplätze, attraktive Mitarbeiterangebote über „Corporate Benefits“ sowie Unterstützung auch bei persönlichen Anliegen, wie Lernunterstützung für Schüler, Wohnungssuche und Kinderbetreuung, nach Verfügbarkeit

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der KW 47 und 48 statt.

Für Fragen zum ausgeschriebenen Aufgabenbereich steht Ihnen Herr Dylan Kurras (089/66551-103, [e-mail]) zur Verfügung.

Personalrechtliche Auskünfte erteilt Ihnen Frau Leibiger, Abteilung Personal, (Tel.: [phone], [e-mail]).

Die Gemeinde Unterhaching fördert die Gleichstellung aller Mitarbeiter (m/w/d). Wir begrüßen Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung und sexueller Identität. Unsere Auswahlentscheidung treffen wir unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls. Bewerber (m/w/d) mit Schwerbehinderung werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.