Teamassistenz/Office Manager im Gebäudemanagement (m/w/d)

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU); Erlangen; On-site; EUR 41,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

TV-L Tarif

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersversorgung

Vermögenswirksame Leistungen

Familienfreundlich

Homeoffice nach Einarbeitung

Weiterbildungsmöglichkeiten

Gesundheitsmanagement

CAFM-System

Job summary

FAU Erlangen-Nürnberg sucht eine Teamassistenz/Office Manager im Gebäudemanagement (m/w/d) zur Unterstützung der G3‑Schließtechnik. Sie koordinieren Wartungen, verwalten Schlüsselbestände und führen administrative Tätigkeiten im CAFM-System FAMOS durch.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Bearbeitung von Bestellungen, Dokumentationen, sowie die Pflege von Formularen und Rundschreiben. Sehr gute Deutschkenntnisse, Organisationstalent und Teamfähigkeit sind erforderlich.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Büromanagement oder vergleichbar.
• Berufserfahrung in kaufmännischer oder administrativer Sachbearbeitung vorteilhaft.
• Umgang mit administrativen Abläufen, Dokumentationen und Datenpflege.

Responsibilities

• Betreuung der Schlüsselverwaltung inkl. Bestellungen, Verlusten und Bestandsführung.
• Prüfung von Schließanlagen; Verwaltung von Online-Formularen und Pflege der Daten im CAFM-System FAMOS.
• Unterstützung der Arbeitsgruppen und der Referatsleitung, Koordination von Wartungs- und Prüfterminen sowie Mitwirkung bei Wartungsverträgen.
• Bearbeitung von Bestellvorgängen sowie Erstellung von Bescheinigungen.
• Unterstützung beim Online-Auftritt des Referats, Aktualisierung von Formularen und Rundschreiben.

Skills

MS-Office

Deutsch C2

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Verlässlichkeit

Education

Kaufmann/Kauffrau Büromanagement

Tools

CAFM-FAMOS

Job description

Teamassistenz/Office Manager im Gebäudemanagement (m/w/d)

Als Teamassistenz/Office Manager im Gebäudemanagement (m/w/d) sind Sie für die Schlüsselverwaltung sowie die Koordination und Bearbeitung organisatorischer und administrativer Aufgaben des Referats G3 – Elektrotechnik und Meldeanlagen G3 an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) zuständig. Das Referat G3 an der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) der FAU spielt eine entscheidende Rolle bei der Wartung und Überwachung verschiedener technischer Anlagen und Geräte der FAU. Das Team stellt sicher, dass alle Systeme ordnungsgemäß betrieben werden und die technische Sicherheit der Universität gewährleistet ist. Die Arbeitsgruppe „G3.4: Schließtechnik“ ist dabei für die Betreuung von Schließtechnik und Zutrittskontrollanlagen verantwortlich. Hier werden Anlagen betrieben, gewartet und kontrolliert sowie technische Projekte durchgeführt.

Wir haben einiges zu bieten: unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten

• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Aktives Gesundheitsmanagement
• IT-gestütztes Facility-Management-System

Ihre Aufgaben

• Betreuung der Schlüsselverwaltung der FAU einschließlich der Bearbeitung von Schlüsselbestellungen und -verlusten sowie der Pflege von Schlüsselbeständen und zugehörigen Dokumentationen
• Überprüfung von Schließanlagen sowie Verwaltung der schließtechnischen Online-Formulare und Pflege relevanter Daten im CAFM-System FAMOS
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Arbeitsgruppen sowie der Referats- und Abteilungsleitung, insbesondere die Koordination von Wartungs- und Prüfterminen einschließlich der Mitwirkung bei der Erstellung von Wartungsverträgen
• Abwicklung von Bestellvorgängen sowie Erstellung von Bescheinigungen
• Unterstützung bei der Pflege des Online-Auftritts des Referats, insbesondere bei der Bereitstellung und Aktualisierung von Formularen und Rundschreiben

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der kaufmännischen oder administrativen Sachbearbeitung, idealerweise in den Bereichen Einkauf, Verkauf oder Personalwesen, von Vorteil
• Erfahrung im Umgang mit administrativen Abläufen, Dokumentationen sowie der Datenpflege
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel und PowerPoint)
• Bereitschaft zur Einarbeitung in universitätsinterne IT-Anwendungen, insbesondere das CAFM-System FAMOS
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau)
• Verhandlungsgeschick sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Kommunikationsstärke
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit

Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben.

Bewerbungsschluss

03.11.2026

Stellenbezeichnung

Teamassistenz/Office Manager im Gebäudemanagement (m/w/d)

Beschäftigungsbeginn

15.01.2027

Beschäftigungsort

Immerwahrstraße 491, 058 Erlangen

Entgelt

E6

Gehaltsrange (brutto pro Jahr): 41.047,48 € – 49.773,21 €

Arbeitszeit

Vollzeit

Wochenarbeitszeit

40,10

Befristung

ja

Anstellungsdauer

24 Monate

Kontakt

Georg Stühler
Tel.: [phone]
Mobil:
[e-mail]

Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.

Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.

Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.

Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.