Teamassistenz / Office Management (m/w/d)

Land Nordrhein-Westfalen; Wuppertal; Vor Ort; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Anstellung

TVöD VKA EG 8

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Kleines Team & kurze Entscheidungswege

Zusammenfassung

NRW KULTURsekretariat (NRWKS) sucht eine Teamassistenz / Office Management (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Team organisatorisch, übernehmen das Termin- und Veranstaltungsmanagement sowie die Koordination digitaler Prozesse.

Zu Ihren Aufgaben gehören On-/Offboarding, Reiseorganisation für die Direktion und Angabe zu Büroabläufen. Eine unbefristete Anstellung im öffentlichen Dienst wird geboten, Vergütung nach TVöD VKA EG 8, sowie Weiterbildungsangebote.

Qualifikationen

• Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Büromanagement.
• Gute IT-Affinität und Interesse an digitalen Prozessen.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook).
• Organisationsstärke sowie strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und Teamfähigkeit.

Aufgaben

• Organisation des Büroalltags und Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Teams.
• Termin- und Veranstaltungsmanagement inkl. Vor-/Nachbereitung, Gästebewirtung.
• Koordination externer Dienstleister, IT-Infrastruktur, Lieferanten und Haustechnik.
• Durchführung von On-/Offboarding-Prozessen und Reiseplanung der Direktion.

Kenntnisse

Organisation & Koordination

IT-Affinität

MS-Office Kenntnisse

Kommunikation & Teamfähigkeit

Deutsch & Englisch

Ausbildung

Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Teamassistenz / Office Management (m/w/d) gesucht

Das NRW KULTURsekretariat (NRWKS) ist ein kommunaler Zweckverband mit 21 Mitgliedern. Seit über 50 Jahren fördert und initiiert das NRWKS Kulturprojekte in seinen Mitgliedskommunen, vernetzt die Kulturszenen und setzt Impulse zur Stärkung der Kunst und Kultur in den großen Städten NRWs.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir unbefristet und in Vollzeit eine

Teamassistenz / Office Management (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Organisation: Im vielseitigen Alltag des NRWKS arbeiten Sie an der Schnittstelle zwischen Kultur, Politik und Verwaltung - Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Team organisatorisch und administrativ und tragen zu einem reibungslosen Ablauf der täglichen Arbeit bei.
• Termin- und Veranstaltungsmanagement: Sie organisieren Besprechungen, Veranstaltungen, sowie Schulungen, einschließlich Vor- und Nachbereitung, Gästeempfang und Bewirtung.
• Koordination und Digitalisierung: Ob externe Dienstleister, IT-Infrastruktur, Lieferanten oder Haustechnik - Sie sorgen eigenverantwortlich für einen reibungslosen Ablauf der Büroorganisation und -bewirtschaftung. Büroabläufe entwickeln Sie eigenständig im Sinne einer fortschreitenden Digitalisierung weiter.
• Personal und Reisen: Im operativen Office Management begleiten Sie die On- und Offboarding-Prozesse von Mitarbeitenden. Sie organisieren Dienstreisen für die Direktion und die stellvertretende Geschäftsführung und übernehmen damit einhergehenden Abrechnungen.

Sie bringen mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikationen sowie idealerweise Berufserfahrung im Assistenzbereich bzw. Office Management
• ausgeprägte IT-Affinität sowie Interesse an digitalen Prozessen und Anwendungen
• einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen (insbesondere Word, Excel, Outlook)
• Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ein freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Verständnis für Arbeitsprozesse

Wir bieten:

• Eine unbefristete Anstellung mit langfristiger beruflicher Perspektive
• Vergütung nach TVöD VKA EG 8 sowie die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen
• Ein vielfältiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem kleinen Team
• kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
• Regelmäßige gemeinsame Teamaktivitäten, wie beispielsweise ein monatliches Teamfrühstück, zur Förderung des Austauschs und des Zusammenhalts
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Wir freuen uns über jede Bewerbung unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Weltanschauung, Religion, Alter oder Behinderung der Bewerber:innen.