Teamassistenz / Office Management (m/w/d) gesucht

NRW KULTURsekretariat; Wuppertal; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Anstellung

TVöD-VKA EG 8

Sozialleistungen

Fort- und Weiterbildung

Teamaktivitäten

Zusammenfassung

Das NRW KULTURsekretariat sucht unbefristet in Vollzeit eine Teamassistenz / Office Management (m/w/d). Sie unterstützen Geschäftsführung und Team organisatorisch, koordinieren Termine und Veranstaltungen.

Sie bringen eine Ausbildung zur Kaufmann/-frau für Büromanagement, IT-Affinität, sichere MS-Office-Kenntnisse, Organisationsgeschick sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit. Wir bieten eine unbefristete Anstellung nach TVöD-VKA EG 8 und vielfältige Teamaktivitäten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement bzw. vergleichbare Qualifikation.
• Ausgeprägte IT-Affinität und Interesse an digitalen Prozessen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Teamfähigkeit.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams im Alltag.
• Organisation von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen.
• Koordination und Digitalisierung der Büroabläufe.
• Begleitung von On-/Offboarding-Prozessen und Dienstreisen.

Kenntnisse

IT-Affinität

MS-Office

Organisationsgeschick

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Büromanagement-Ausbildung

Tools

Word/Excel/Outlook

Jobbeschreibung

Das NRW KULTURsekretariat (NRWKS) ist ein kommunaler Zweckverband mit 21 Mitgliedern. Seit über 50 Jahren fördert und initiiert das NRWKS Kulturprojekte in seinen Mitgliedskommunen, vernetzt die Kulturszenen und setzt Impulse zur Stärkung der Kunst und Kultur in den großen Städten NRWs.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir unbefristet und in Vollzeit eine Teamassistenz / Office Management (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Organisation: Im vielseitigen Alltag des NRWKS arbeiten Sie an der Schnittstelle zwischen Kultur, Politik und Verwaltung - Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Team organisatorisch und administrativ und tragen zu einem reibungslosen Ablauf der täglichen Arbeit bei.
• Termin- und Veranstaltungsmanagement: Sie organisieren Besprechungen, Veranstaltungen, sowie Schulungen, einschließlich Vor- und Nachbereitung, Gästeempfang und Bewirtung.
• Koordination und Digitalisierung: Ob externe Dienstleister, IT-Infrastruktur, Lieferanten oder Haustechnik - Sie sorgen eigenverantwortlich für einen reibungslosen Ablauf der Büroorganisation und -bewirtschaftung. Büroabläufe entwickeln Sie eigenständig im Sinne einer fortschreitenden Digitalisierung weiter.
• Personal und Reisen: Im operativen Office Management begleiten Sie die On- und Offboarding-Prozesse von Mitarbeitenden. Sie organisieren Dienstreisen für die Direktion und die stellvertretende Geschäftsführung und übernehmen damit einhergehenden Abrechnungen.

Sie bringen mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikationen sowie idealerweise Berufserfahrung im Assistenzbereich bzw. Office Management
• ausgeprägte IT-Affinität sowie Interesse an digitalen Prozessen und Anwendungen
• einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen (insbesondere Word, Excel, Outlook)
• Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ein freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Verständnis für Arbeitsprozesse

Wir bieten:

• Eine unbefristete Anstellung mit langfristiger beruflicher Perspektive
• Vergütung nach TVöD VKA EG 8 sowie die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen
• Ein vielfältiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem kleinen Team
• kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
• Regelmäßige gemeinsame Teamaktivitäten, wie beispielsweise ein monatliches Teamfrühstück, zur Förderung des Austauschs und des Zusammenhalts
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Wir freuen uns über jede Bewerbung unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Weltanschauung, Religion, Alter oder Behinderung der Bewerber:innen.

Ihre Ansprechperson ist Frau Deniz Bilgiç (Tel: [phone]).

Die Bewerbungsfrist läuft bis zum 13.9.2026.

Bewerbungsgespräche werden voraussichtlich in der Woche vom 21. September stattfinden.