Teamassistenz (m/w/d) Berlin

ISG IPA Solutions Group GmbH; Berlin; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

20 Tage Workation in Europa

30 Tage Urlaub

Buddy-Onboarding

Job summary

ISG IPA Solutions Group GmbH in Berlin sucht eine engagierte Teamassistenz (m/w/d) in Vollzeit, die das Team bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben unterstützt.

Sie übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben, bereiten Buchhaltungsunterlagen vor und koordinieren Termine sowie Besprechungen. Sie arbeiten eigenverantwortlich, strukturiert und serviceorientiert und bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Büromanagement oder Verwaltung.
• Idealerweise Berufserfahrung in Teamassistenz, Büroorganisation oder kaufmännischer Verwaltung.
• Grundlegendes Verständnis für kaufmännische Abläufe sowie erste Erfahrungen in vorbereitender Buchhaltung und Rechnungsverwaltung.
• Kenntnisse in DATEV sind wünschenswert, jedoch keine Voraussetzung.
• Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Teamorganisation und administrative Unterstützung des Teams.
• Verwaltung von Unterlagen, Stammdaten und internen Übersichten.
• Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen und Rechnungen.
• Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen und Dokumentation.
• Termin- und Besprechungsmanagement sowie Vorbereitung von Meetings.
• Dokumentation und digitale Archivierung.
• Bestellungen koordinieren und Büromaterial verwalten.
• Korrespondenz bearbeiten und Informationsfluss sicherstellen.
• Onboarding neuer Kolleginnen/Kollegen unterstützen.
• Unterstützung bei Organisation interner Teamaktivitäten.

Skills

Organisationstalent

Teamarbeit

Administrative Aufgaben

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

DATEV

MS Office

Job description

Analytische Kompetenz, dynamische Umsetzung.

Gestalte die Zukunft mit uns und werde Teil unseres engagierten Teams. Starte Deine Karriere jetzt bei der ISG.

Die IPA Solutions Group GmbH (ISG) unterstützt als Ingenieurdienstleister bundesweit Auftraggeber:innen bei der Abwicklung komplexer Infrastruktur- und Hochbauprojekte, die mit alternativen Projektabwicklungsmodellen wie der Integrierten Projektabwicklung (IPA) realisiert werden. Dabei setzen wir auf individuelle Lösungen, Effizienz und Zuverlässigkeit.

Teamassistenz (m/w/d)

Unbefristet in Vollzeit: ab Februar Ort: Berlin Job-ID: B-TA-0926

Du bist ein Organisationstalent, arbeitest gerne mit Menschen zusammen und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen? Dann bist du bei uns genau richtig!

Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Berlin suchen wir eine engagierte, zuverlässige und strukturierte Teamassistenz (m/w/d), die uns im Arbeitsalltag bei organisatorischen, administrativen und kaufmännischen Aufgaben unterstützt.

In dieser Position bist du eine wichtige Anlaufstelle für unsere Kolleginnen und Kollegen. Du sorgst für reibungslose Abläufe, übernimmst allgemeine Verwaltungsaufgaben und unterstützt bei kaufmännischen Prozessen. Damit trägst du dazu bei, dass sich unser Team auf seine fachlichen Aufgaben konzentrieren kann.

Deine Aufgaben – das erwartet dich

• Teamorganisation: Du unterstützt unser Team bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Aufgaben und sorgst für einen strukturierten Arbeitsalltag.
• Allgemeine Verwaltung: Du bearbeitest und verwaltest Unterlagen, pflegst Stammdaten und interne Übersichten und unterstützt bei allgemeinen Verwaltungsvorgängen.
• Vorbereitende Buchhaltung: Du unterstützt bei der Prüfung, Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen und Belegen und bereitest buchhalterische Unterlagen für die weitere Bearbeitung vor.
• Rechnungsverwaltung: Du unterstützt bei der Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen und sorgst für eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation.
• Termin- und Besprechungsmanagement: Du koordinierst Termine, organisierst interne und externe Besprechungen und kümmerst dich um deren organisatorische Vorbereitung und Nachbereitung.
• Dokumentenmanagement: Du erstellst, bearbeitest und formatierst Dokumente, Präsentationen und Tabellen und sorgst für eine strukturierte digitale Ablage.
• Büroorganisation: Du koordinierst Bestellungen, verwaltest Büromaterialien und unterstützt bei der Organisation und Weiterentwicklung interner Büroabläufe.
• Korrespondenz und Kommunikation: Du bearbeitest allgemeine Anfragen, unterstützt bei der schriftlichen Kommunikation und sorgst für einen zuverlässigen Informationsfluss innerhalb des Teams.
• Daten- und Ablageverwaltung: Du pflegst interne Verzeichnisse, Kontaktlisten und digitale Ablagestrukturen und stellst sicher, dass Informationen und Dokumente aktuell und zugänglich bleiben.
• Onboarding und Teamaktivitäten: Du unterstützt bei der organisatorischen Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen sowie bei der Planung und Durchführung interner Teamaktivitäten.

Dein Profil – das bringst du mit

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement oder Verwaltung, oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise hast du bereits Berufserfahrung in der Teamassistenz, Büroorganisation oder kaufmännischen Verwaltung gesammelt.
• Du bringst ein grundlegendes Verständnis für kaufmännische Abläufe sowie idealerweise erste Erfahrungen in der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsverwaltung mit.
• Kenntnisse im Umgang mit DATEV sind wünschenswert, jedoch keine Voraussetzung.
• Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und sorgfältig und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
• Du bringst Organisationstalent, Eigeninitiative und eine ausgeprägte Serviceorientierung mit.
• Du kommunizierst freundlich, professionell und verbindlich und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Zuverlässigkeit, Diskretion und ein verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich.

Wir bieten Dir…

• Flexibilität, die zu Deinem Leben passt: Profitiere von flexiblen Arbeitszeiten in Voll-& Teilzeit, die Dich dabei unterstützen, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen, der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und 20 Tagen Workation in Europa (EWR) pro Jahr, 30 Tagen Urlaub und zwei zusätzlich freien Tagen am 24. und 31 Dezember.
• Persönliche Begleitung: In den ersten Wochen begleitet Dich ein Buddy für ein optimales Onboarding bei uns.
• Eine Vergütung, die wertschätzt: Deine Arbeit wird mit einer attraktiven Vergütung belohnt. Du profitierst auch von unseren Sozialleistungen und Mitarbeitervergünstigungen.
• Mobilität: 100%-tige Erstattung des Deutschlandtickets.
• Fitness & Wellness: Firmenfitness mit Wellpass.
• Persönliche Entwicklung: Bei uns kannst Du Deine Ideen einbringen und verwirklichen.
• Eine Kultur, die verbindet: Erlebe eine offene und partnerschaftliche Unternehmenskultur, in der Deine Meinung zählt und Deine Entwicklung im Mittelpunkt steht.
• Ein inspirierendes Team: Freue Dich auf vielseitige Aufgaben in einem Team, das Expertise und Teamgeist großschreibt.