Teamassistenz (m/w/d)

Job@ctive GmbH; Köln; Vor Ort; EUR 38.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Abwechslungsreiche Tätigkeit

Gleitende Arbeitszeiten

39 Std/Woche Vollzeit

Jobactive-Team-Betreuung

Zusammenfassung

Jobactive GmbH in Köln-Porz sucht eine zuverlässige Teamassistenz (m/w/d) zur Unterstützung im administrativen Bereich. Die Position umfasst Organisation, Koordination von Sitzungen und Veranstaltungen sowie Pflege von Datenbanken.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung und ca. 3 Jahre relevante Berufserfahrung mit. Sehr gute Deutschkenntnisse, strukturierte Arbeitsweise und sicherer Umgang mit MS Office sind erforderlich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Ca. 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen bzw. administrativen Bereich.
• Erfahrung in Organisation und Bearbeitung klassischer Büroprozesse.
• Gute Kenntnisse in allgemeiner Verwaltung und Büroorganisation.
• MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Schnelle Auffassungsgabe und Organisationstalent.

Aufgaben

• Organisation und Koordination klassischer Büroprozesse, Termin-, Post- und Telefonmanagement.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Dienstbesprechungen.
• Protokolle erstellen und Meetings vorbereiten.
• Veranstaltungen organisieren und vorbereiten.
• Veranstaltungs- und Seminarräume buchen und vorbereiten.
• Technische Ausstattung bereitstellen und ggf. aufbauen.
• Datenbanken pflegen und aktualisieren.
• Dokumentenprüfung auf formale Kriterien.
• Freigabe von Urlaubs- und Dienstreiseanträgen sowie Rechnungen im IT-Tool.
• Dokumentenablage, Word-/Excel-/PowerPoint-Dokumente erstellen und bearbeiten.

Kenntnisse

MS Office

Organisationstalent

Deutschkenntnisse

Zuverlässigkeit

Teamarbeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Datenbanken

Jobbeschreibung

Die Jobactive GmbH steht für Kompetenz und Leidenschaft in den unterschiedlichsten Bereichen des Personalmanagements, ganz gleich ob Personalberatung, -beschaffung oder -vermittlung. Wir stellen unseren renommierten Kunden bei Personalengpässen und saisonbedingten Arbeitsspitzen unsere Mitarbeiter zur Verfügung.

Unser Auftraggeber ist eine renommierte Forschungseinrichtung mit internationaler Ausrichtung und Sitz in Köln-Porz. Für die Unterstützung im administrativen Bereich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässigen und strukturierte Teamassistenz (m/w/d).

Deine Aufgaben

• Organisation und Koordination klassischer Büroprozesse, insbesondere Termin-, Post- und Telefonmanagement
• Koordination und Vorbereitung von Besprechungen, Meetings und Dienstbesprechungen
• Erstellung von Protokollen im Rahmen von Sitzungen und Besprechungen
• Organisation von Veranstaltungen inklusive Vor- und Nachbereitung sowie Unterstützung bei der Durchführung
• Buchung und Vorbereitung von Veranstaltungs- und Seminarräumen
• Bereitstellung und gegebenenfalls Aufbau der benötigten technischen Ausstattung
• Pflege und Aktualisierung von Datenbanken
• Prüfung von Dokumenten auf formale Kriterien
• Prüfung und Freigabe von beispielsweise Urlaubs- und Dienstreiseanträgen sowie Rechnungen über ein internes IT-Tool
• Durchführung der händischen und elektronischen Dokumentenablage
• Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Tätigkeiten

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, oder vergleichbare fachbezogene Kenntnisse und einschlägige Berufserfahrung
• Idealerweise ca. 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen bzw. administrativen Bereich
• Erfahrung in der Organisation und Bearbeitung klassischer Büroprozesse
• Gute Kenntnisse in allgemeinen Verwaltungsaufgaben und der Büroorganisation
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook
• Erfahrung in der Pflege von Datenbanken
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und Organisationstalent

Was wir bieten

• Einstieg bei einer renommierten Forschungseinrichtung in Köln-Porz
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit im administrativen Umfeld
• Gleitende Arbeitszeiten
• Eine Vollzeitposition mit 39 Stunden pro Woche
• Persönliche Betreuung durch das Jobactive-Team