Teamassistenz (m/w/d)

ARCUS Planung + Beratung Bauplanungsgesellschaft mbH; Berlin; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Corporate Benefits

Zusatzleistungen

Job summary

ARCUS Planung + Beratung Bauplanungsgesellschaft mbH sucht eine Teamassistenz (m/w/d) in Berlin-Mitte. Die Position unterstützt Büro- und Projektteams, koordiniert Termine, Reisen und Post und sorgt dafür, dass der Empfang reibungslos läuft.

Sie arbeiten eng mit Büroleitung und Geschäftsführung zusammen und übernehmen Vertretungsaufgaben bei Abwesenheiten. Neben Organisation gehören Eventplanung und interne Prozesse zu Ihrem Aufgabenfeld.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung in Assistenz-/Büroorganisation.
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten.
• Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Kommunikationsfähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit MS Office und Grundkenntnisse im Recruiting/Offboarding.
• Teamfähigkeit und eigenverantwortliche Arbeitsweise.

Responsibilities

• Büroorganisation, Post, Termine, Reisen, Empfang organisieren.
• Ansprechperson für Team und Besucher:innen; Infrastruktur am Laufen halten.
• Zusammenarbeit mit Büroleitung und Geschäftsführung; operativer Bürobetrieb unterstützen.
• Urlaubs- und Krankheitsvertretung übernehmen, Protokollführung in Meetings.
• Recruiting-Unterstützung: Bewerberkontakte, Terminkoordination, On-/Offboarding.
• Organisation von Geburtstagen und internen Events.
• Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Technik, Handwerk)

Skills

MS Office

Deutschkenntnisse

Organisation

Diskretion

Kommunikation

Teamfähigkeit

Eigenverantwortung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Teamassistenz (m/w/d) – Berlin Mitte, Vollzeit

Tradition trifft Hauptstadtflair: Seit über 30 Jahren ist die ARCUS Planung + Beratung eine inhabergeführte Gesellschaft von Ingenieuren und Architekten.

Jetzt suchen wir Dich für unser Büro in Berlin-Mitte – als Team- und Projektassistenz, die den Laden mit am Laufen hält.

Wir sagen Dir vorab ehrlich, was Dich erwartet: Der Job ist vielseitig, bodenständig und praktisch. In unserem Team gibt es eine direkte Kommunikation.

Deine Rolle

Du sorgst dafür, dass im Büro alles läuft: Organisation, Post, Termine, Reisen, Empfang. Du bist Ansprechperson für Dein Team und für Besucher:innen – und Du hältst auch die Infrastruktur am Laufen, von der Kaffeemaschine bis zum Arbeitsplatz für neue Kolleg:innen.

Du arbeitest eng mit unserer Büroleitung und Geschäftsführung zusammen. Du unterstützt sie in ihren Themen und trägst Verantwortung für den operativen Bürobetrieb in Deinem Aufgabenbereich.

Urlaubs- und Krankheitsvertretung: Ist die Büroleitung abwesend, übernimmst Du Teile ihrer Aufgaben – zum Beispiel die Protokollführung in Meetings und die laufende Terminkoordination für die Geschäftsführung.

Deine Aufgaben

Büro & Administration

• die Büroorganisation, Postbearbeitung, allgemeine kaufmännische Tätigkeiten
• die Materialbestellungen, Kassenverwaltung, Bearbeitung von Abwesenheiten
• der Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Dienstleistern und Handwerkern

Organisation & Support

• die Termin- und Reiseplanung für Kolleg:innen und Führungskräfte
• die Unterstützung im Recruiting: Bewerber:innen telefonisch kontaktieren, Gesprächstermine koordinieren, sowie beim On- und Offboarding
• die Unterstützung bei der Akquisition neuer Projekte
• die Organisation von Geburtstagen und internen Events

Rund ums Büro (Facility)

• das Einrichten von Arbeitsplätzen für neue Kolleg:innen: Monitore, Peripherie, Kabelmanagement
• die Verwaltung von Büromaterial und Lagerbestand
• die Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Technik, Handwerk)
• kleinere praktische Handgriffe im Büroalltag

Feel-Good-Management & Teamkultur

• Du organisierst Geburtstage, Jubiläen und interne Events mit – vom Sommerfest bis zur Weihnachtsfeier
• Du gestaltest unsere Teamkultur aktiv mit und bringst eigene Ideen ein, wie wir den Arbeitsalltag angenehmer machen
• Du bist Kultur-Botschafter:in nach innen und außen: Wer zu uns kommt, merkt an Dir, wie wir hier miteinander umgehen

Schriftverkehr & Dokumentation

• das Führen und Pflegen von Schriftverkehrsregistern: Ein- und Ausgangspost projektbezogen erfassen, fortschreiben und nachvollziehbar dokumentieren
• das Erstellen, Formatieren und Prüfen von Schreiben, Protokollen und Vermerken nach unseren Vorlagen und inhaltlichen Vorgaben

Dein Profil

• eine Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Büroorganisationsrolle
• Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe und Zuverlässigkeit sind eine Deiner Stärken
• Diskretion im Umgang mit Personal- und Geschäftsinformationen
• kommunikativ und sicher im Umgang mit Besucher:innen, Anrufer:innen und Geschäftspartner:innen – intern wie extern
• eine selbstverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit MS Office
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Du schätzt auch praktische Einsätze: Du packst an statt zu delegieren.
• Nice to have: technisches Verständnis

Wir bieten Dir

• die Mitarbeit in einem Familienunternehmen mit technisch anspruchsvollen nationalen und internationalen Projekten
• eine abwechslungsreiche und themenübergreifende Tätigkeit
• ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Wegen
• eine feste Ansprechperson in der Büroleitung
• einen zentral gelegenen Arbeitsplatz, der sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist
• eine Vollzeitstelle mit flexibler Arbeitszeit
• eine leistungsorientierte und wettbewerbsfähige Vergütung
• Corporate Benefits und weitere Zusatzleistungen

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!