Teamassistenz / Executive Assistant (m/w/d) Internationales Umfeld

CENIS Consulting-Engineering-Service GmbH; München; Vor Ort; EUR 38.000 - 56.000; Vollzeit

Zusammenfassung

CENIS Consulting-Engineering-Service GmbH in München sucht eine erfahrene Assistenzkraft zur Unterstützung eines internationalen Teams. Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben, Kalendermanagement, Reiseplanung und Budgetvorbereitung.

Sie arbeiten eng mit Führungskräften zusammen, pflegen SharePoint-Inhalte, unterstützen bei Meetings, dem Bestell- und Rechnungswesen sowie dem Empfang und der Kommunikation.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Team- oder Projektumfeld, idealerweise in einem internationalen Unternehmen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften und Management-Stakeholdern.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten.

Aufgaben

• Kalendermanagement, Planung und Abstimmung von Terminen unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen.
• Administrative Unterstützung eines internationalen Teams und Reiseplanung sowie Reisekostenvorbereitung.
• Betreuung von Bestell- und Rechnungsprozessen; Pflege von SharePoint-Inhalten und digitalen Ablagen.
• Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen; Unterstützung bei Meetings und Veranstaltungen.

Kenntnisse

Kalenderverwaltung

Organisationstalent

Administrative Unterstützung

Reiseplanung

Rechnungsprüfung

SharePoint Kenntnisse

10-Finger-Schreiben

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office 365

SharePoint

Concur

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

Zur Unterstützung der bestehenden Assistenz übernehmen Sie vielseitige organisatorische und administrative Aufgaben in einem internationalen Unternehmensumfeld.

Kalendermanagement & Koordination

• Organisation und Pflege der Kalender von Führungskräften
• Planung, Vorbereitung und Abstimmung von Terminen unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen
• Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern weltweit
• Priorisierung und Steuerung von Terminanfragen

Administrative Assistenz & Team-Support

• Organisatorische und administrative Unterstützung eines internationalen Teams
• Termin- und Reiseplanung sowie Reisekostenvorbereitung
• Betreuung von Bestell- und Rechnungsprozessen
• Pflege von SharePoint-Inhalten und digitalen Ablagen
• Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
• Unterstützung bei Meetings, Veranstaltungen sowie der internen und externen Kommunikation
• Übernahme von Vertretungsaufgaben innerhalb des Assistenzbereichs
• Eigenständige Recherchearbeiten und Informationsaufbereitung
• Zusammenarbeit mit internationalen Stakeholdern über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg

Bestellwesen & Asset Management

• Organisation von Bestellungen für das Team (z. B. Visitenkarten, Headsets, Tastaturen und weiteres Equipment)
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen für externe und interne Leistungen
• Unterstützung im Fahrzeugmanagement
• Verwaltung und Nachverfolgung von Bestellungen sowie Sachmitteln

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Team- oder Projektumfeld, idealerweise in einem internationalen Unternehmen
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften und Management-Stakeholdern
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
• Hohe Serviceorientierung, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe sowie ein gutes Gespür für Prioritäten und Dringlichkeiten
• Hohe Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen Umfeld
• Grundkenntnisse im Projektmanagement von Vorteil
• Sicheres 10-Finger-Schreiben

Sprachkenntnisse

• Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift
• Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift

IT-Kenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel und PowerPoint)
• Sicherer Umgang mit Windows-Anwendungen
• Kenntnisse in Concur sowie KI-gestützten Tools sind von Vorteil

Bei uns zählt die Qualifikation, unabhängig von Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung/Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Wir freuen uns auf Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen.

Sie haben Fragen zu einer Tätigkeit als Person mit einer Behinderung? Bewerben Sie sich gezielt mit einem entsprechenden Hinweis an uns und erhalten spezielle Vorteile sowie Zusatzleistungen, wir informieren Sie gerne.