Schulsekretär (m/w/d) (Nr. 62/2026)

Stadtverwaltung Weimar; Gaberndorf; On-site; EUR 35,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Tarifvertrag TVöD-VKA E5

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Gleitzeit

Fort- und Weiterbildung

Gesundheitsmanagement

Fahrradleasing

Corporate Benefits

30 Tage Urlaub

Job summary

Die Staatliche Gemeinschaftsschule Jenaplanschule Weimar sucht zum 01.03.2027 eine/n Schulsekretär/in (m/w/d) unbefristet in Vollzeit (aktuell 39 Wochenstunden, Teilzeit möglich). Als Ansprechpartner für Schulleitung, Lehrer, Eltern und Schüler gestalten Sie den Schulalltag organisatorisch mit.

Sie übernehmen Postverkehr, Terminplanung, Schriftverkehr, Besucher- und Telefonverkehr, Inventur, Budgetüberwachung, Beschaffung und Verwaltung von Schulmaterial, Stundenausweise, Anmeldeverfahren,

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Bürowesen.
• Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften.
• Sichere Fähigkeiten im Schriftverkehr und in der Gesprächsführung.
• Freundliches und sicheres Auftreten, selbstständige Arbeitsweise.
• Belastbarkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität.

Responsibilities

• Abwicklung des Postverkehrs, Terminplanung und -überwachung für den Abteilungsleiter.
• Schriftverkehr für Schulleitung, Besucher- und Telefonverkehr, Anträge bearbeiten.
• Protokollführung, Büromaterialverwaltung, Mitwirkung bei Meldungen und Veranstaltungen.
• Überwachung der Haushaltsmittel, Prüfung von Rechnungen.
• Beschaffung fachspezifischer Materialien und Inventarisierung.
• Schülerverwaltung, Anmeldeverfahren, Zeugnisse/Listenpflege, Prüfungsvorbereitung.

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Flexibilität

Belastbarkeit

Education

Abgeschlossene Berufsausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Notarfachangestellte/r

Rechtsanwaltsfachangestellte/r

Tools

MS Office

Job description

Zur Verstärkung des Sport- und Schulverwaltungsamt suchen wir zum 01.03.2027 für die Staatliche Gemeinschaftsschule Jenaplanschule Weimar (Schulstandort: Innenstadtcampus Gropiusstraße/Sophienstiftsplatz) einen Schulsekretär (m/w/d) unbefristet in Vollzeit (aktuell 39 Wochenstunden\*) (Teilzeit möglich).

* Die regelmäßige Arbeitszeit beruht auf der Zahl der Schülerzahlen und wird bei Bedarf angepasst.

Als Ansprechpartner für Schulleitung, Lehrer, Eltern und Schüler werden Sie ein Teil des lebendigen Schulalltags. Bringen Sie ihr organisatorisches Geschick in ein freundliches Team ein und werden Sie Schulsekretär (m/w/d)!

Ihre Aufgaben:

Sekretariatsaufgaben

• In Ihren Aufgabenbereich fällt die Abwicklung des gesamten Postverkehrs, sowie die Terminplanung, -koordinierung und -überwachung für den Abteilungsleiter.
• Sie übernehmen den Schriftverkehr für die Schulleitung, sowie die Abwicklung des Besucher- und Telefonverkehrs und die die Bearbeitung und Weiterleitung von Anträgen und Vordrucken.
• Die Protokollführung für interne Beratungen gehört genauso zu Ihrem Aufgabenspektrum wie die Schriftgutverwaltung, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Mitwirkung bei statistischen Meldungen, Erfassung der Krankmeldungen und Mitwirkung bei der Organisation von schulischen Veranstaltungen.

Haushalts-/ Kassen- und Rechnungswesen

• Sie übernehmen die Überwachung der Haushaltsmittel der Schule und die Prüfung der Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit.

Beschaffung von fachspezifischen Lehrmitteln, Ausstattungsgegenständen, Erste-Hilfe-Material und ggf. Pflegeleistungen/ -mitteln

• In Ihren Zuständigkeitsbereich fallen die Bedarfsermittlung und Zusammenstellung der Bedarfe in Abstimmung mit der Schulleitung, das Einholen und die Prüfung von Angeboten, sowie die Entgegennahme und Prüfung der Lieferungen.

Inventarisierung

• Sie führen jährliche Inventuren vor und übernehmen die Inventarisierung des beweglichen Vermögens.

Schülerverwaltung/ -angelegenheiten

• Sie wirken bei der Durchführung der Anmeldeverfahren mit, beim Stempeln und Kopieren der Zeugnisse, sowie bei der Entgegennahme der Krankmeldungen und der Verlängerung der Schülerausweise.
• Außerdem übernehmen Sie die Erstellung und Aktualisierung der Schülerlisten und Klassenlisten und unterstützen bei den Prüfungsvorbereitungen.

Ihr Profil:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung
• Verwaltungsfachangestellten (VFA/FL I), geprüften Verwaltungsangestellten (m/w/d),
• Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (Bürokauffrau/Bürokaufmann)
• Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d),
• Notarfachangestellten (m/w/d),
• Steuerfachangestellten (m/w/d),
• Fachangestellten für Arbeitsmarktdienstleistungen (m/w/d),
• Bewerber (m/w/d) müssen bei im Ausland erworbenen Abschlüssen eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) beifügen!
• Bewerberinnen und Bewerber mit einer Staatsangehörigkeit außerhalb der EU bzw. des EWR werden gebeten, ihrer Bewerbung Nachweise über eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis beizufügen.

Darüber hinaus wünschen wir uns von Ihnen:

• Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften
• guter Ausdruck im Schriftverkehr und in der Gesprächsführung
• sichere PC-Kenntnisse anwendungsbereite und sichere Kenntnisse der Standardsoftware
• freundliches und sicheres Auftreten
• flexible und dienstleistungsorientierte Aufgabenerledigung
• Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit
• Belastbarkeit und Teamfähigkeit
• hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit
• Kenntnisse in der Ersten Hilfe (Nachweis Erste-Hilfe-Kurs)

Das bieten wir:

• einen (sicheren und) wirtschaftsunabhängigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der Entgeltgruppe E 5 (je nach Erfahrung zwischen 3.124,08 € und 3.449,05 € brutto monatlich bei Vollzeit), jährliche Jahressonderzahlung und regelmäßige Tariferhöhungen
• betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (ZVK), vermögenswirksame Leistungen
• Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung
• 30 Tage Urlaub, zusätzlich in den meisten Arbeitsbereichen am 24. und 31.12. arbeitsfrei
• Gleitzeitkonto und flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• breit gefächerte und aufgabenspezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Personalentwicklung
• unser betriebliches Gesundheitsmanagement, das z.b. regelmäßige Gesundheitschecks, Sport- und Fitnessangebote sowie Schulungen zu verschiedensten Gesundheitsthemen umfasst
• Firmenfitness epassi (ehemals Hansefit)
• Zugang zum Vorteilsportal für Mitarbeiterangebote – „coporate benefits“
• Möglichkeit des Fahrradleasings