Assistentin/Assistent (w/m/d) der Dezernatsleitung Allgemeine Verwaltung

Unfallkasse-NRW Düsseldorf; Düsseldorf; On-site; EUR 39,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Moderner Arbeitsplatz

Flexible Arbeitszeiten

Fortbildungsmöglichkeiten

Zusätzliche Leistungen des TVöD

Job summary

Arbeitsagentur in Düsseldorf sucht eine engagierte Assistenzkraft zur Unterstützung der Dezernatsleitung. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben, verantworten Dokumentenmanagement, Koordination von Terminen und Dienstreisen sowie die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inklusive Protokollführung.

Zusätzlich gestalten Sie Unterschriftskorrespondenz, Reports und Präsentationen. Als Intranetredakteur/in pflegen Sie dezernatsbezogene Inhalte und halten Informationen aktuell.

Qualifications

• Abgeschlossene dreijährige Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Berufsausbildung.
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Assistenz- und Sekretariatsbereich, idealerweise im öffentlichen Dienst.
• Der sichere Umgang mit gängigen Büroanwendungen, insbesondere MS Office und MS SharePoint, gehört zur täglichen Arbeit.
• Deutschkenntnisse auf hohem sprachlichen Niveau, souveränes Auftreten und hohe Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Responsibilities

• Unterstützung der Dezernatsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Dokumentenmanagement und Beteiligungsverfahren der Interessenvertretungen.
• Koordination von Terminen und Dienstreisen, Organisation von Besprechungen und Sitzungen, Empfang und Betreuung von Gästen.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung und Bewirtung.
• Erstellung unterschriftsreifer Korrespondenz, aussagekräftiger Reports und ansprechender Präsentationen.
• Intranetredaktion und Pflege dezernatsbezogener Intran Inhalte, stetige Aktualisierung von Informationen.

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Zuverlässigkeit

Teamfähigkeit

Diskretion

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

MS Office

MS SharePoint

Job description

Die Auswahlspräche sind voraussichtlich in der Kalenderwoche 47 geplant, eine entsprechende Einladung erhalten Sie rechtzeitig.

IHRE AUFGABEN

Sie unterstützen die Dezernatsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, insbesondere beim Dokumentenmanagement und bei den Beteiligungsverfahren der Interessenvertretungen.

Die Koordination und Planung von Terminen und Dienstreisen gehören ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Organisation von Besprechungen und Sitzungen. Sie empfangen und betreuen Gäste. Darüber hinaus betreuen Sie die Mitglieder der Selbstverwaltung im Rahmen des Finanzausschusses. Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen inklusive Protokollführung und Bewirtung.

In enger Zusammenarbeit mit der Dezernatsleitung bereiten Sie unterschriftsreife Korrespondenz, aussagekräftige Reports und ansprechende Präsentationen souverän und zuverlässig vor.

Als Intranetredakteurin/Intranetredakteur übernehmen Sie außerdem die redaktionelle Aufbereitung, die Unterstützung sowie die Pflege dezernatsspezifischer Intranetinhalte und sorgen stetig für einen aktuellen Informationsstand.

IHR PROFIL

Bildungshintergrund: Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Berufsausbildung.

Berufserfahrung: Sie konnten bereits mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Assistenz- und Sekretariatsbereich, idealerweise im öffentlichen Dienst, sammeln.

Fachkenntnisse: Der sichere Umgang mit den gängigen Büroanwendungen, insbesondere MS Office und MS Sharepoint, ist für Sie selbstverständlich und Sie verfügen über stilsichere Deutschkenntnisse.

Persönlichkeit: Sie überzeugen durch ein sicheres, verbindliches Auftreten sowie durch ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten. Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Loyalität zeichnen Sie aus. Sensible Informationen behandeln Sie jederzeit diskret, verantwortungsbewusst und mit höchster Vertraulichkeit. Durch Ihr kooperatives Teamverhalten, Ihre ausgeprägte Hilfsbereitschaft und Ihren konstruktiven Umgang mit Konflikten tragen Sie außerdem zu einem guten Arbeitsklima bei.

Arbeitsweise: Dank Ihres ausgeprägten Organisationsvermögens, Ihres effizienten Zeitmanagements und Ihrer Eigeninitiative agieren Sie stets strukturiert, sorgfältig und lösungsorientiert.

UNSER ANGEBOT

Eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer Vergütung nach EG 8 TVöD-VKA. Die Stufenzuordnung erfolgt für Tarifbeschäftigte je nach Ihrer individuellen Berufserfahrung, so dass Sie ein Bruttomonatsgehalt zwischen 3.486,40 € und 4.230,97 € erwartet.

Die Ausübung der Funktion durch entsprechende Teilzeitbeschäftigung ist möglich.

• Moderner & krisenfester Arbeitsplatz Wir bieten Ihnen einen modernen und zukunftssicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst.
• Life Balance Vielfältige Teilzeitmöglichkeiten und in der Regel mobiles Arbeiten ermöglichen individuelle Rahmenbedingungen, die Ihnen helfen, Beruf, Familie und Freizeit miteinander zu vereinbaren.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung Sie haben die Möglichkeit, durch Gleitzeit Ihren täglichen Stundenrahmen und damit Ihre Arbeitsdauer selbst zu bestimmen - im Rahmen der erwarteten Erreichbarkeit Ihrer Abteilung.
• Umfangreiche (tarifliche) Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes Ergänzend zu Ihrem Gehalt bieten wir Ihnen u. a. eine betriebliche Altersversorgung, eine Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen und eine leistungsorientierte Prämie. Ihnen stehen 6 Wochen Urlaub zu sowie zusätzlich bezahlte Freistellung an Heiligabend und Silvester.
• Fortbildung Sie werden vom 1. Tag an bei Ihrer fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung unterstützt und können aus zahlreichen internen und externen Angeboten wählen – ob in Vollzeit, Teilzeit oder befristet angestellt.
• Gute Verkehrsanbindung Erreichen Sie Ihren Arbeitsplatz fußläufig von nahegelegenen Bus- und Bahnhaltestellen oder parken Sie entspannt direkt an Ihrem Arbeitsplatz.
• Chancengleichheit und Vielfalt Wir setzen uns für eine diskriminierungsfreie und chancengleiche Arbeitskultur ein. Auch das Thema Inklusion hat bei uns einen hohen Stellenwert und wird aktiv gelebt.
• Prävention & Gesundheit Sie finden bei uns nicht nur ein hohes Arbeitsschutzniveau, sondern auch vielfältige Angebote zur Erhaltung und Förderung Ihrer Gesundheit. Dazu zählen z.B. ergonomische Arbeitsplätze, Rücken- und Entspannungstrainings, ein jährlicher Gesundheitstag und Grippeschutzimpfungen.
• Nachhaltigkeit Uns ist der ökologische Fußabdruck wichtig. Die E-Akte ist ein Kernstück der Digitalisierung, denn sie löst Papierdokumente ab und trägt dazu bei, den Papierverbrauch zu reduzieren. Durch weitere Initiativen zum Energiesparen leisten wir alle einen aktiven Beitrag zu einem ressourcenschonenden Arbeitsalltag.
• Vergünstigungen Wir bieten Ihnen einen Zugang zu einem Portal mit Rabatten auf viele Produkte und Dienstleistungen exklusiv für Mitarbeitende an.