Senior Team- & Bereichsleitungsassistenz | Office Management

Michael Page GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 62.000 - 76.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Weihnachtsgeld

Hybrides Arbeiten (3 Tage Büro, 2 Tage

Entwicklungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Michael Page GmbH in Berlin sucht eine engagierte Assistenz/Office-Management-Fachkraft zur Unterstützung der Geschäftsführung. Sie übernehmen allgemeine administrative Aufgaben, planen Reisen und kümmern sich um Reisekostenabrechnungen sowie die Koordination von Terminen.

Darüber hinaus fungieren Sie als erste Ansprechperson am Standort, gestalten Korrespondenz in Deutsch und Englisch und unterstützen bei Meetings, Präsentationen und der Dokumentenverwaltung. Hybrid arbeiten ist vorgesehen.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz-/Office-Management-Position.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint.
• Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Allgemeine administrative und organisatorische Assistenzaufgaben.
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie Reisekostenabrechnungen.
• Koordination von Terminen und Kalendern für Führungskräfte.
• Professionelle interne und externe Korrespondenz (DE/EN).
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten.
• Vorbereitung und Formatierung von Präsentationen.
• Organisation von Meetings und Teamevents.
• Bestellung von Büromaterialien und Betreuung von Meetingräumen.
• Abstimmung mit externen Dienstleistern und Empfang von Gästen.

Kenntnisse

MS Office-Experte

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Outlook

Word

PowerPoint

Jobbeschreibung

Sicherer Arbeitsplatz mit Perspektive

Attraktives Gehalt & hybrides Arbeiten

Firmenprofil

Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen aus dem Energiesektor, das sich in einem spannenden Transformationsprozess befindet und aktiv an nachhaltigen Lösungen für die Zukunft arbeitet. Mit mehreren Standorten und rund 500 Mitarbeitenden bietet das Unternehmen ein professionelles, zugleich kollegiales Arbeitsumfeld. Innovation, langfristige Entwicklung und die kontinuierliche Optimierung von Prozessen stehen dabei im Mittelpunkt. Mitarbeitende profitieren von modernen Strukturen, kurzen Entscheidungswegen und einer langfristigen Perspektive.

Aufgabengebiet

• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben


• Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen


• Koordination von Terminen und Kalendern für Führungskräfte


• Professionelle interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache


• Erstellung, Bearbeitung und digitale Verwaltung von Dokumenten


• Vorbereitung und professionelle Formatierung von Präsentationen


• Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Teamevents


• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, Getränken und weiteren Verbrauchsmaterialien


• Betreuung von Meetingräumen und Gemeinschaftsbereichen


• Abstimmung mit externen Dienstleistern wie Objektmanagement, Hausmeisterservice und Reinigungsunternehmen


• Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs


• Empfang und Betreuung von Gästen als erste Ansprechperson am Standort


• Vertretung der Executive Assistant bei Abwesenheiten und Umgang mit vertraulichen Informationen


• Unterstützung bei organisatorischen Projekten und Sonderaufgaben

Anforderungsprofil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung


• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Office Management- oder vergleichbaren Position


• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint


• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift


• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise


• Hohe Eigenverantwortung und selbstständiges Arbeiten


• Freundliches, serviceorientiertes und verbindliches Auftreten


• Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen


• Hands-on-Mentalität und die Fähigkeit, eigenständig Prioritäten zu setzen


• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern

Vergütungspaket

• Attraktives Vergütungspaket von bis zu ca. 69.400 EUR Gesamtjahresvergütung inklusive Sonderzahlungen


• Weihnachtsgeld sowie ein zusätzlicher variabler Vergütungsbestandteil


• Hybrides Arbeitsmodell mit 3 Tagen im Büro und 2 Tagen im Homeoffice


• Langfristige Perspektive


• Verantwortungsvolle Position mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens


• Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und Entscheidungsträgern


• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten


• Modernes und wertschätzendes Arbeitsumfeld


• Mitarbeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen einer dynamischen Wachstumsbranche


• Kollegiales Team und standortübergreifende Zusammenarbeit

Standort: Berlin

Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung mit Übernahmeoption

Arbeitszeit: Vollzeit (38 Stunden/Woche)