Team Assistant (d/m/w) - 50 % Arbeitszeit

Technische Universität Berlin; Berlin; Vor Ort; EUR 35.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

unbefristete Anstellung

Zusammenfassung

Die Technische Universität Berlin sucht eine engagierte Verwaltungsfachkraft im Team Office (Pool-Sekretariat) der Fachgebiete TIM, EIM, MAR und SLS. Sie arbeiten eng mit den Fachgebietsleitungen zusammen und unterstützen administrative Aufgaben in Finanzen, Personal, Lehre, Projektmanagement sowie Veranstaltungsorganisation.

Zu Ihrem Aufgabengebiet gehören allgemeines Büromanagement, Budget- und Kostencontrolling, Beschaffungen, Onboarding neuer Mitarbeitender, Organisation von Veranstaltungen

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrungen in Verwaltung, Finanzen, Personal oder Projektmanagement.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, Word und Outlook.

Aufgaben

• Mitarbeit im selbstorganisierten Team Office (Pool-Sekretariat) der vier Fachgebiete TIM, EIM, MAR und SLS.
• Unterstützung der Fachgebietsleitungen bei administrativen Aufgaben in Finanzen, Personal, Lehre, Projektmanagement und Veranstaltungsorganisation.
• Allgemeines Büromanagement.
• Koordination von Budget- und Kostencontrolling, Beschaffungen und Dienstreisen.
• Administrative Begleitung nationaler und internationaler Forschungs- und Drittmittelprojekte.

Kenntnisse

Verwaltungsfachangestellte*r

Büromanagement

Fremdsprachensekretär*in

Teamarbeit

Ausbildung

Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r

Kaufmännische Qualifikation

Tools

MS Office

Excel

Word

Outlook

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Mitarbeit im selbstorganisierten Team Office (Pool-Sekretariat) der vier Fachgebiete TIM, EIM, MAR und SLS sowie enge Zusammenarbeit und gegenseitige Vertretung innerhalb des Teams
• Aktive Unterstützung der Fachgebietsleitungen bei administrativen und operativen Aufgaben in den Bereichen Finanzen, Personal, Lehre, Projektmanagement sowie Veranstaltungsorganisation
• Allgemeinen Büromanagementaufgaben
• Betreuung von Finanz-, Personal- und Verwaltungsprozessen, einschließlich Budget- und Kostencontrolling, Beschaffungen sowie Dienstreisen
• Administrative Begleitung nationaler und internationaler Forschungs- und Drittmittelprojekte
• Unterstützung bei Personalprozessen, von Stellenausschreibungen über Einstellungsverfahren bis zum Onboarding neuer Mitarbeitenden
• Organisation und Koordination administrativer Prozesse im Lehrbetrieb sowie Betreuung von Studierendenangelegenheiten
• Korrespondenz mit Wissenschaftler:innen, Studierenden, Partnerinstitutionen und Verwaltungseinheiten in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen und Delegationsbesuche
• Gestaltung des Internetauftritts der Fachgebiete

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*mann für Büromanagement, Fremdsprachensekretär*in oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen, Personal und/oder Projektmanagement
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel, Word und Outlook
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative wünschenswert
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise sowie gutes Zeitmanagement wünschenswert
• Hohe Serviceorientierung sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit wünschenswert
• Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in einem selbstorganisierten Team wünschenswert
• Interkulturelle Kompetenz und Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld wünschenswert
• Bereitschaft, sich eigenständig in neue Themen, Prozesse und IT-Systeme einzuarbeiten wünschenswert
• Erfahrung im Umgang mit SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen wünschenswert
• Kenntnisse von Verwaltungs-, Beschaffungs- und Finanzprozessen in öffentlichen Einrichtungen oder Hochschulen wünschenswert
• Erfahrung im Umgang mit öffentlichen Fördermitteln wünschenswert
• Erfahrung in der Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Workshops oder internationalen Austauschformaten wünschenswert
• Erfahrung im Umgang mit digitalen Verwaltungs- und Kommunikationssystemen (z. B. TYPO3, Moses, ISIS oder vergleichbare Anwendungen) wünschenswert

Wir bieten

Wir bieten Ihnen eine unbefristete Anstellung mit abwechslungsreichen Aufgaben, die Sie fordern und fördern werden. Wir sind ein diverses und dynamisches Team aus Kolleg*innen mit den unterschiedlichsten Hintergründen und Erfahrungen und haben unsere Büros und Labore in einem modernen Gebäude auf dem Campus der TU Berlin. Zusammenarbeit und Engagement wird bei uns auch außerhalb des Büros großgeschrieben, sodass wir regelmäßig Veranstaltungen wie die alljährliche Weihnachtsfeier, den Sommerausflug, After-Work-Abende oder andere Teamevents organisieren. Wir suchen nach engagierten und verantwortungsbewussten Verwaltungskräften, die mitdenken und ihre Aufgaben eigenverantwortlich erledigen. Als Teil unseres Team Office leisten Sie einen wichtigen Beitrag, indem Sie jungen Menschen ein erfolgreiches Studium ermöglichen, exzellente Forschungsergebnisse unterstützen und Lehrkonzepte in internationalen Projekten ermöglichen. Wir bieten Ihnen vielfältige Möglichkeiten, durch Weiterbildungen und Trainig on the Job Ihre Fähigkeiten zu erweitern.