Kommunikationsassistenz (w/m/d) (885)

Freie Universität Berlin; Berlin; Hybrid; EUR 38.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

moderner Arbeitsplatz Dahlem

Arbeitsplatzsicherheit

Flexibles Arbeiten und mobiles Arbeits

30 Tage Urlaub und Jahressonderzahlung

Zusammenfassung

Freie Universität Berlin sucht eine Kommunikationsassistenz (w/m/d) zur Unterstützung des Arbeitsbereichs Lehren und Lernen mit Digitalen Medien. Sie führen das Sekretariat, bearbeiten Haushalts- und Drittmittelangelegenheiten und unterstützen Personal- sowie Projektprozesse.

Sie verfügen über eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, beherrschen MS-Office sicher und kommunizieren überzeugend in Deutsch; Englischkenntnisse runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Selbstständiges Führen des Sekretariats des Arbeitsbereichs und Verwaltungsaufgaben
• Bearbeitung von Haushalts-, Drittmittel- und Dienstreiseangelegenheiten
• Unterstützung bei Planung, Umsetzung und Abrechnung von Drittmittelprojekten
• Verwaltung von Drittmittelprojekten inkl. Budget-Monitoring und Personalmaßnahmen
• Vorbereitung von Personalvorgängen im Kontext von Drittmittelprojekten
• Unterstützung bei Lehr- und Prüfungsangelegenheiten
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz
• Raum- und Informationsmanagement
• Bestellwesen projektbezogener Beschaffungen
• Betreuung von Studierenden und Gästen

Kenntnisse

Büroorganisation

Fristen- und Berichtsmanagement

Deutschkenntnisse C1

Englischkenntnisse B2

Teamfähigkeit

Kaufmännische Grundkenntnisse

Projektbetreuung Drittmittel

SAP/UniKat/oRA-Grundkenntnisse

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP / UniKat / oRA

Jobbeschreibung

Das sind wir

Der Arbeitsbereich „Lehren Und Lernen Mit Digitalen Medien“ Am Fachbereich Erziehungswissenschaft Und Psychologie Beschäftigt Sich U.a. Mit Den Folgenden Zentralen Lehr- Und Forschungsschwerpunkten

• Förderung kognitiver, metakognitiver und motivationaler Prozesse unter Anwendung von (u.a. KI-basierten) Bildungstechnologien in authentischen Lehr-Lern-Kontexten (u.a. adaptives, personalisiertes Lernen)
• Entwicklung und Untersuchung von technologiebasierten Lernaktivitäten und ihrer Wirkung auf den langfristigen Wissenserwerb
• Wirkung von Multitasking auf die Aufgabenbearbeitung und den Lernerfolg
• Kompetenzentwicklung im Kontext digitaler Bildung und „digital literacy“ im Rahmen der Professionalisierung von Lehrkräften

Das sind wir

Der Arbeitsbereich „Lehren Und Lernen Mit Digitalen Medien“ Am Fachbereich Erziehungswissenschaft Und Psychologie Beschäftigt Sich U.a. Mit Den Folgenden Zentralen Lehr- Und Forschungsschwerpunkten

• Förderung kognitiver, metakognitiver und motivationaler Prozesse unter Anwendung von (u.a. KI-basierten) Bildungstechnologien in authentischen Lehr-Lern-Kontexten (u.a. adaptives, personalisiertes Lernen)
• Entwicklung und Untersuchung von technologiebasierten Lernaktivitäten und ihrer Wirkung auf den langfristigen Wissenserwerb
• Wirkung von Multitasking auf die Aufgabenbearbeitung und den Lernerfolg
• Kompetenzentwicklung im Kontext digitaler Bildung und „digital literacy“ im Rahmen der Professionalisierung von Lehrkräften

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine Kommunikationsassistenz (w/m/d).

Das erwartet Sie bei uns

• Selbstständiges Führen des Sekretariats des Arbeitsbereichs und Verwaltungsaufgaben
• Bearbeitung von Haushalts-, Drittmittel- und Dienstreiseangelegenheiten
• Unterstützung bei der Planung, Umsetzung und Abrechnung von Drittmittelprojekten (inkl. Finanz- und Personalcontrolling, Mittelverwendung, Berichtsfristen)
• Verwaltung von Drittmittelprojekten (Monitoring der Budgets, Vorbereitung von Personalmaßnahmen, Auszahlungsanweisungen, Mittelabrufe)
• Vorbereitung von Personalvorgängen im Kontext von Drittmittelprojekten (Stellenausschreibungen, Einstellungen, Verlängerungen)
• Unterstützung bei der sachgerechten Mittelverwendung sowie Beratung zu administrativen Anforderungen in Drittmittelprojekten
• Unterstützung bei der Planung und Abrechnung von projektbezogenen Dienstreisen
• Termin- und Fristverwaltung, insbesondere im Hinblick auf Projektlaufzeiten und Berichtspflichten
• Unterstützung bei Lehr- und Prüfungsangelegenheiten
• Unterstützung bei der akademischen Selbstverwaltung (Vorbereitung, Protokollierung, Nachbereitung von Sitzungen)
• Erledigung schriftlicher und telefonischer Korrespondenz
• Raum- und Informationsmanagement
• Bestellwesen (insb. projektbezogene Beschaffungen)
• Betreuung von Studierenden und Gästen

Das bringen Sie mit

abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r) oder vergleichbare Fachkenntnisse

Das wünschen wir uns von Ihnen

• sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS-Word, Excel, Outlook etc.)
• Erfahrung in der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten
• Grundkenntnisse im Finanz- und Personalcontrolling
• Erfahrung im Umgang mit projektbezogenen Fristen und Berichtsanforderungen
• Kenntnisse im Umgang mit SAP / UniKat / oRA oder Bereitschaft zur Einarbeitung
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache, fehlerfreie Beherrschung der deutschen Orthographie, Grammatik und Interpunktion (C1)
• gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (B2)
• Erfahrung in den Geschäfts- und Verwaltungsabläufen einer Hochschule
• Erfahrung in der Führung und Organisation eines Sekretariats sowie kaufmännische Grundkenntnisse
• Sicherheit in der Kommunikation mit Studierenden, wissenschaftlichem Personal und Verwaltung sowie externen Partnern
• freundliches und sicheres Auftreten
• Verantwortungsfähigkeit und -bereitschaft sowie Teamfähigkeit
• Fähigkeit auch unter Zeitdruck gute Arbeitsergebnisse zu erzielen sowie Zuverlässigkeit
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

Unser Angebot/ Ihre Benefits

• moderner Arbeitsplatz im grünen Bezirk Dahlem
• Arbeitsplatzsicherheit
• Bezahlung nach TV-L FU inkl. Jahressonderzahlung
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten nach Absprache, sofern möglich
• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• Arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogramm
• kostenfreie Parkmöglichkeiten am Gebäude und gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
• Kostenlose Nutzung des Bibliotheksystems der Freien Universität
• Vergünstigungen in den Mensen
• Rabatte für Mitarbeitende - Corporate Benefits Programm

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung ausschließlich über unser Karriereportal, indem Sie auf den Button „Jetzt bewerben“ klicken. Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail können leider nicht berücksichtigt werden.

Weitere Informationen erteilt Prof. Dr. Veit Kubik ([e-mail])