Sachbearbeiter*in im Sekretariatsbereich

Technische Universität Dortmund; Dortmund; Vor Ort; EUR 42.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Modernes Arbeitsumfeld

Dynamisches und internationales Team

Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeiten

Zusammenfassung

Eine renommierte Hochschule in Dortmund sucht eine administrative Kraft zur Organisation des Sekretariats und Unterstützung in Forschungsprojekten. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie eine Ausbildung im Büromanagement sind erforderlich. Die Position bietet ein modernes Arbeitsumfeld und flexible Arbeitszeiten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich.
• Durch Fähigkeiten in der modernen Hochschulverwaltung und Sekretariatsbereich.
• Selbstständige Arbeitsweise und Organisationsgeschick ist erforderlich.

Aufgaben

• Organisation und Verwaltung des Sekretariats.
• Unterstützung bei Personalmaßnahmen.
• Überwachung der Haushalts- und Drittmittel.
• Pflege von Webseiten und Aktualisierung der Inhalte.
• Administrative Unterstützung des wissenschaftlichen Personals.

Kenntnisse

Erfahrungen mit modernen Hochschulverwaltungen

Kenntnisse in SAP-Programmen

Routine im Umgang mit MS Office

sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Organisationsgeschick

Kommunikationsvermögen

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement

Tools

SAP-Programme (ESS, SRM, FI)

Content-Management-Systeme

Jobbeschreibung

Die Technische Universität Dortmund ist eine dynamische forschungsorientierte Universität mit 17 Fakultäten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften sowie Gesellschafts- und Kulturwissenschaften. Auf unserem internationalen Campus leisten rund 6 700 Beschäftigte täglich einen Beitrag, um drängende Fragen der Gegenwart und der Zukunft zu lösen. Offenheit und Vielfalt prägen nicht nur das Miteinander in Forschung und Lehre, sondern auch in Technik und Verwaltung.

Diese Stelle ist in der Fakultät für Informatik am Lamarr-Institut zum 01.10.2025 an den neu eingerichteten Lehrstühlen Automated Machine Learning and Optimization und Machine Learning and Artificial Intelligence unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 8 TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Das Lamarr-Institut konzentriert sich auf die Erforschung und Entwicklung leistungsstarker, vertrauenswürdiger und ressourceneffizienter Anwendungen des Maschinellen Lernens (ML) und der Künstlichen Intelligenz (KI). Unser Ziel ist es, international wettbewerbsfähige Forschung zu etablieren, die Deutschland und Europa als führenden Standort für Forschung, Lehre und Technologietransfer in der KI nachhaltig stärkt.

IHRE AUFGABEN

• Organisation und Verwaltung des Sekretariats, u. a. selbstständige (internationale) Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Bestellwesen, Terminkoordination sowie Dienstreisemanagement
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Anträgen zu Personalmaßnahmen
• Überwachung der Haushalts- und Drittmittel sowie administrative Betreuung von Drittmittelprojekten
• Pflege von Webseiten einschließlich der Aktualisierung der dargestellten Inhalte
• administrative Unterstützung des wissenschaftlichen Personals sowie Mithilfe bei der Planung und Durchführung von Besprechungen und (internationalen) Veranstaltungen

IHRE QUALIFIKATION

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine gleichwertige Berufsausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich

WIR BIETEN

• ein modernes und motivierendes Arbeitsumfeld an einer familienfreundlichen Hochschule
• die Arbeit in einem dynamischen und internationalen Team, die Einblicke in aktuelle Forschungsprojekte bietet
• einen sicheren Arbeitsplatz mit vielseitigen Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung durch ein umfangreiches Angebot an Fort- und Weiterbildungen
• eine flexible Einteilung der Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Was Sie darüber hinaus noch erwarten dürfen? – Hier finden Sie weitere Benefits der TU Dortmund.

DAS BRINGEN SIE IDEALERWEISE MIT

• Erfahrungen mit den Abläufen einer modernen Hochschulverwaltung oder Erfahrungen im Sekretariatsbereich
• Kenntnisse bezogen auf die Anwendung von SAP- Programmen (ESS, SRM, FI etc.) und Content-Management-Systemen
• Routine im Umgang mit der gängigen MS Office-Software
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• eine selbstständige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
• Kommunikationsvermögen und Freude am Umgang mit Publikumsverkehr