Standort-Assistenz (m/w/d)

PSI Software – Grid & Energy Management; Oldenburg; Vor Ort; EUR 34.000 - 42.000; Teilzeit

Zusammenfassung

PSI Software – Grid & Energy Management sucht eine Standortassistenz (m/w/d) zur zentralen Anlaufstelle für organisatorische Aufgaben am Standort. Sie betreuen Besucher, organisieren Meetings, Reisen und Korrespondenz in DE/EN und unterstützen dabei, Abläufe effizient zu gestalten.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, ein sorgfältiges Arbeiten sowie gutes Organisations- und Kommunikationsvermögen mit. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortung.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie Kommunikations- und Serviceorientierung.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein professionelles Auftreten.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, idealerweise Erfahrung mit Confluence.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Organisation und Betreuung aller standortbezogenen administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden, Dienstleistern und Handwerkern sowie Verantwortung für das Besuchermanagement.
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Kundenveranstaltungen und Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnung.
• Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Verwaltung von Verträgen, Aufträgen, Rechnungen und Projektdokumenten.
• Annahme und Versand von Waren, Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Mobiltelefonmanagement.
• Erstellung und Formatierung von Dokumenten, Pflege von Intranet-Seiten (Confluence) sowie Unterstützung bei der Optimierung standortinterner Abläufe und Prozesse.

Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Serviceorientierung

Diskretion

MS Office

Confluence

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Confluence

MS Office

Jobbeschreibung

Als Standortassistenz (m/w/d) bist du die zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Aufgaben an unserem Standort. Mit deinem Organisationstalent und deiner Hands-on-Mentalität sorgst du für reibungslose Abläufe und unterstützt unser Team dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

• Organisation und Betreuung aller standortbezogenen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden, Dienstleistern und Handwerkern sowie Verantwortung für das Besuchermanagement
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Kundenveranstaltungen und Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnung
• Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Verwaltung von Verträgen, Aufträgen, Rechnungen und Projektdokumenten
• Annahme und Versand von Waren, Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Mobiltelefonmanagement
• Erstellung und Formatierung von Dokumenten, Pflege von Intranet-Seiten (Confluence) sowie Unterstützung bei der Optimierung standortinterner Abläufe und Prozesse

Qualifikationen, die uns begeistern

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortung
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie Kommunikations- und Serviceorientierung
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein professionelles Auftreten
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, idealerweise Erfahrung mit Confluence
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift