Specialist Workspace Experience (human)

All for One; Filderstadt; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

All for One in Filderstadt sucht eine Specialist Workspace Experience (human). Sie sind die zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste und Dienstleister, sorgen für eine einladende Atmosphäre und koordinieren unterstützende Services am Standort.

Sie arbeiten eng mit internen Teams sowie externen Dienstleistern zusammen, übernehmen Empfangs- und Organisationsaufgaben und tragen so zum reibungslosen Betrieb bei.

Qualifications

• Erste Anlaufstelle am Standort für Mitarbeitende, Gäste, Bewerber und externe Dienstleister.
• Empfangstätigkeiten inkl. Gästebewirtung, Zutrittsmanagement und Vorbereitung von Besprechungsräumen.
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Paketannahme und -verteilung.
• Büromaterialmanagement: Bestellung, Lagerpflege und Ausgabe an Mitarbeitende.
• Organisation und Durchführung von Bestellungen (Lebensmittel, Küchenzubehör, Dekoration).
• Pflege und Ausstattung der Besprechungsräume: Technik-Check, Nachfüllung von Verbrauchsmaterialien.
• Unterstützung bei internen Events, Teamaktionen oder Standortveranstaltungen.
• Qualitätssicherung von Dienstleistern und Feedbackmanagement.
• Mitarbeit bei standortbezogenen Projekten und Verbesserungsmaßnahmen.
• Allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben zur Unterstützung des Standortbetriebs

Responsibilities

• Erste Anlaufstelle am Standort für Mitarbeitende, Gäste, Bewerber sowie externe Dienstleister.
• Empfangstätigkeiten, inkl. Gästebewirtung, Zutrittsmanagement und Vorbereitung von Besprechungsräumen.
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Paketannahme und -verteilung.
• Büromaterialmanagement: Bestellung, Bedarfsermittlung Lagerpflege und Ausgabe an Mitarbeitende.
• Organisation und Durchführung von Bestellungen, z. B.: Lebensmittel, Küchenzubehör, Dekoration.
• Pflege und Ausstattung der Besprechungsräume: Technik-Check, Nachfüllen von Verbrauchsmaterialien.
• Material- und Technikmanagement für Besprechungsräume inkl. Kontrolle der Ausstattung.
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen Events oder Standortveranstaltungen.
• Qualitätssicherung von Dienstleistern und Feedbackmanagement.
• Allgemeine organisatorische Aufgaben zur Unterstützung des Standortbetriebs

Skills

Organisationstalent

Kundenorientierung

Multitalent

MS Office

Education

Ausbildung im kaufmännischen Bereich

Tools

MS Office

Job description

Standort: Filderstadt
Fachbereich: Corporate Functions & Administration
Karrierelevel: Professionals
Specialist Workspace Experience (human)
Organisationstalent, ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie Freude am Umgang mit Menschen zeichnen Dich als unsere:r Specialist Workspace Experiencer:in aus.

• Als Multitalent bist Du oft erster Ansprechpartner für Kund:innen, Lieferant:innen und Bewerber:innen
• Du sorgst für einen reibungslosen Bürobetrieb und eine positive Atmosphäre am Standort.
• Du bist sowohl Visitenkarte der All for One Group als auch die gute Seele des Standortes und schaffts ein Wohlfühlklima für alle Mitarbeiter:innen und Besucher:innen
  

Als Specialist Workspace Experience (human) bist du das Gesicht unseres Standorts - erster Ansprechpartnerin für unsere Mitarbeitenden und verantwortlich dafür, dass sich alle wohlfühlen und reibungslos arbeiten können. Du hältst den Standort am Laufen, sorgst für eine einladende Atmosphäre und koordinierst alle unterstützenden Services mit einem hohen Qualitätsanspruch. Dabei arbeitest du eng mit internen Teams und externen Dienstleistern zusammen.
Die Aufgaben im Überblick

• Erste Anlaufstelle am Standort für Mitarbeitende, Gäste, Bewerber sowie externe Dienstleister
• Empfangstätigkeiten, inkl. Gästebewirtung, Zutrittsmanagement und Vorbereitung von Besprechungsräumen
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Paketannahme und -verteilung
• Büromaterialmanagement: Bestellung, Bedarfsermittlung Lagerpflege und Ausgabe an Mitarbeitende
• Organisation und Durchführung von Bestellungen, z. B.:
• Lebensmittel (Obst, Müsli, Snacks)
• Küchenzubehör (Geschirr, Reinigungsmittel)
• Dekoration (saisonal, Pflanzen etc.)
• Pflege und Ausstattung der Besprechungsräume: Technik-Check, Nachfüllen von Verbrauchsmaterialien und ein Auge fürs Detail
• Material- und Technikmanagement für Besprechungsräume - inkl. Kontrolle der Ausstattung, Nachfüllung und kleinerer Störungen
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen Events, Teamaktionen oder Standortveranstaltungen
• Qualitätssicherung von Dienstleistern (z. B. Reinigung, Technik, Catering) und Feedbackmanagement
• Mitarbeit bei kleineren standortbezogenen Projekten und Verbesserungsmaßnahmen
• Allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben zur Unterstützung des Standortbetriebs
  

Was dich auszeichnet

• Du hast ein echtes Gespür für Menschen und sorgst mit deinem Einsatz für ein spürbares Feel Good Management am Standort - von der Atmosphäre bis zum Detail
• Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie Freude am Umgang mit Menschen
• Du bist ein echtes Multitalent: flexibel, hilfsbereit und kommunikativ
• Du trittst freundlich und professionell auf - als Visitenkarte der All for One Group
• Du sorgst für einen reibungslosen Bürobetrieb und eine positive Atmosphäre am Standort
• Idealerweise hast du eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich, Office Management oder Hotellerie sowie erste Erfahrung in ähnlicher Rolle
• Du arbeitest sicher mit MS Office und hast keine Scheu vor digitalen Tools