Office Manager (m/w/d)

HPW Pharma AG; Berlin; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Heilpflanzenwohl sucht eine engagierte Persönlichkeit zur Unterstützung des Office-Teams in Berlin. Sie organisieren den Büroalltag, koordinieren interne Abläufe, betreuen Gäste und sorgen für eine professionelle Außendarstellung.

Sie bringen idealerweise eine kaufmännische Ausbildung mit und erste Erfahrungen in Büroorganisation, Empfang und Kundenservice. Flexible, zuverlässige Teamplayer mit Serviceorientierung sind gefragt.

Qualifications

• Organisationstalent und Kommunikationsstärke sind gefragt.
• Erfahrung im Büro- oder Empfangsbereich erwünscht.
• Serviceorientierung und freundliches Auftreten sind wichtig.
• Bereitschaft zu vielseitigen Aufgaben.

Responsibilities

• Du organisierst den Büroalltag, koordinierst Abläufe und sorgest für reibungslose Prozesse.
• Du bist Gastgeber und betreust Gäste professionell.
• Du kümmerst dich um Büromaterial, Ausstattung und Verbrauchsgüter.
• Du unterstützt bei internen Veranstaltungen und Meetings.
• Du organisierst Dienstreisen, Post- und Paketmanagement sowie allgemeine administrative Aufgaben.
• Du bist Ansprechperson für Kolleginnen, Kollegen, Gäste oder Kunden.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

Gastgeberqualitäten

Teamfähigkeit

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Empfangserfahrung

Job description

Du liebst es, Dinge zu organisieren, behältst auch in turbulenten Situationen den Überblick und hast Freude am Umgang mit Menschen?

Du packst gerne mit an, denkst mit und sorgst mit deiner positiven Art dafür, dass sich andere gut aufgehoben fühlen? Gleichzeitig magst du Abwechslung und hast Spaß daran, unterschiedliche Aufgaben zu übernehmen?

Dann bist du bei uns genau richtig!

Wir bei Heilpflanzenwohl entwickeln und vertreiben innovative Arzneimittel und Nahrungsergänzungsmittel in verschiedenen Therapiegebieten. Dabei setzen wir auf Menschen, die Verantwortung übernehmen, mitdenken und gemeinsam mit uns etwas bewegen möchten.

Für unser Team suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung verbindet und Lust auf eine vielseitige Position mit abwechslungsreichen Aufgaben hat.

• Du hältst unser Office am Laufen: Du organisierst unseren Büroalltag, koordinierst interne Abläufe und sorgst dafür, dass alles reibungslos funktioniert.
• Du bist Organisationstalent und Gastgeber zugleich: Du bereitest Meetings vor, koordinierst Besprechungsräume und kümmerst dich um die professionelle Betreuung unserer Gäste.
• Du sorgst für die passende Ausstattung: Du übernimmst das Bestellwesen für Büromaterialien, Ausstattung und Verbrauchsgüter und koordinierst externe Dienstleister.
• Du bringst Menschen zusammen: Du unterstützt bei der Planung und Durchführung interner Veranstaltungen vom gemeinsamen Team-Lunch bis zur Weihnachtsfeier.
• Du behältst administrative Themen im Blick: Du organisierst Dienstreisen, kümmerst dich um das Post- und Paketmanagement und unterstützt bei allgemeinen administrativen Aufgaben.
• Du bist eine wichtige Ansprechperson: Ob Kolleginnen und Kollegen, Gäste oder Kunden du kommunizierst freundlich und professionell, beantwortest Anfragen telefonisch und schriftlich und sorgst dafür, dass Anliegen zuverlässig bearbeitet werden.
• Du denkst über den Tellerrand hinaus: Du unterstützt unsere Teams bei unterschiedlichen organisatorischen und administrativen Themen, arbeitest dich gerne in neue Aufgaben ein und bringst dich flexibel dort ein, wo deine Unterstützung gefragt ist.

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung, idealerweise im kaufmännischen Bereich, in der Hotellerie oder in einem anderen serviceorientierten Beruf.
• Du bringst idealerweise erste Erfahrungen in der Büroorganisation, im Empfang, in der Gästebetreuung, im Kundenservice oder in einer vergleichbaren Tätigkeit mit.
• Du bist ein echtes Organisationstalent, arbeitest strukturiert und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig anstehen.
• Du bist kommunikativ, aufgeschlossen und hast Freude daran, mit unterschiedlichen Menschen in Kontakt zu sein persönlich, telefonisch und schriftlich.
• Du besitzt eine ausgeprägte Serviceorientierung und ein gutes Gespür für die Bedürfnisse anderer.
• Du bist sicher im Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und offen dafür, dich in neue Systeme und Prozesse einzuarbeiten.
• Du denkst mit, packst gerne selbst an und findest pragmatische Lösungen.
• Du bist zuverlässig, flexibel und hast Freude daran, unterschiedliche Aufgaben zu übernehmen und mit verschiedenen Teams zusammenzuarbeiten.

Du kommst aus der Hotellerie, dem Empfang oder einem anderen serviceorientierten Bereich und möchtest dich beruflich weiterentwickeln? Entscheidend sind für uns nicht die Anzahl deiner Berufsjahre oder deine bisherige Branchenzugehörigkeit, sondern deine Persönlichkeit, deine Fähigkeiten und deine Motivation.

• Abwechslung statt Routine: Eine vielseitige Position, in der du deine organisatorischen und kommunikativen Stärken gleichermaßen einbringen kannst.
• Eigenverantwortung: Du übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben und kannst eigene Ideen einbringen.
• Ein starkes Miteinander: Du arbeitest mit unterschiedlichen Teams zusammen und bist eine wichtige Schnittstelle innerhalb unseres Unternehmens.
• Raum für neue Themen: Du kannst dich in unterschiedliche Aufgaben einarbeiten, zusätzliche Kompetenzen aufbauen und dich fachlich weiterentwickeln.
• Eine spannende Branche: Du wirst Teil eines Unternehmens, das innovative Produkte rund um Gesundheit und Wohlbefinden entwickelt und vertreibt.