Site Administration Officer (m/w/d)

IGT Mikrolink GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Festanstellung

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Homeoffice möglich

Eigenes Fahrzeug nutzen (1%-Regel)

Spesenersatz nach Höchstsatz

Weiterbildungsmöglichkeiten

Job summary

IGT Mikrolink GmbH in Berlin sucht eine engagierte, organisationsstarke Persönlichkeit (m/w/d) für eine unbefristete Vollzeitstelle. Sie koordinieren administrative Prozesse, unterstützen Baustellen- und Projektteams und tragen zu reibungslosen Abläufen bei.

Zu Ihren Aufgaben gehören Datenpflege, Berichtswesen, Onboarding neuer Mitarbeitender, sowie Schnittstellenfunktion zwischen Baustelle, HR, IT und Einkauf. Reisebereitschaft ist erforderlich.

Qualifications

• Sichere schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch (C1/C2) und Englisch (C1/C2)
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten zur Priorisierung von Aufgaben
• Gehört zu inklusivem Arbeitsumfeld; sensibler, diplomatischer Umgang
• Bereitschaft zu Reisen und mobiler Arbeit in Baustellenprojekte
• Von Vorteil: administrative Erfahrung in Baubranche

Responsibilities

• Verantwortung für administrative Prozesse wie Zeiterfassung, Berichte, Datenpflege und Dokumentenmanagement
• Organisation und Betrieb des Büro- und Projektstandorts inklusive Materialmanagement und Infrastruktur
• Erstellung und Pflege von Auswertungen, Statistiken und Reports; Protokollierung von Meetings
• Onboarding neuer Mitarbeitender und Unterstützung bei organisatorischen Fragestellungen
• Schnittstellenfunktion zwischen Baustelle, Projektleitung und internen Fachbereichen (HR, Payroll, IT, Einkauf, Fuhrpark)
• Reiseorganisation und Unterstützung bei Prozessverbesserungen sowie Mitarbeitermotivation

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Interkulturelle Kompetenzen

Reisebereitschaft

Deutsch/Englisch Kenntnisse

Job description

Als inhabergeführtes Systemhaus für intelligente Gebäudetechnik (100 Mitarbeitende / mehrere Standorte) setzen wir für unsere namhaften Kunden aus der Industrie und dem öffentlichen Sektor deutschlandweit anspruchsvolle Projekte in den Bereichen Rechenzentren, Informationstechnik und Energie um.

Für die Unterstützung unserer Baustellen- und Projektteams suchen wir ab sofort für ein unbefristetes Arbeitsverhältnis eine engagierte, organisationsstarke und kommunikationssichere Persönlichkeit (m/w/d) mit Reisebereitschaft (Frankfurt/Berlin/Köln) in Vollzeit.

DEINE AUFGABEN

In dieser abwechslungsreichen Schnittstellenfunktion übernimmst Du die Verantwortung für administrative und organisatorische Prozesse, koordinierst die Zusammenarbeit zwischen Baustelle und Projektteam und trägst maßgeblich zu einem reibungslosen Projektablauf sowie einer positiven Arbeitsumgebung bei.

Zentrale Inhalte Deiner Arbeit sind u.a.:

• Organisation und Koordination administrativer Prozesse wie Zeiterfassung, Berichtswesen, Datenpflege, Dokumentenmanagement sowie Unterstützung der Projekt- und Personaladministration
• Verantwortung für die Organisation und den reibungslosen Betrieb des Büro- und Projektstandorts, einschließlich Materialmanagement, Büroinfrastruktur, Arbeitsplatzgestaltung und kontinuierlicher Verbesserung der Arbeitsumgebung
• Erstellung und Pflege von Auswertungen, Statistiken und Reports sowie Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen
• Betreuung neuer Mitarbeitender im Onboarding-Prozess und Unterstützung bei organisatorischen, kulturellen sowie administrativen Fragestellungen während ihres Einsatzes
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Baustelle, Projektleitung und internen Fachbereichen wie HR, Payroll, IT, Einkauf und Fuhrpark zur Gewährleistung eines reibungslosen Informationsflusses
• Unterstützung des Projektalltags durch Reiseorganisation, IT- und Infrastrukturkoordination, Organisation von Teamaktivitäten sowie aktive Mitwirkung an Prozessverbesserungen und Maßnahmen zur Förderung von Mitarbeiterzufriedenheit und Wohlbefinden

DEINE ERFAHRUNG

• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in mindestens Deutsch (C1/C2) und Englisch (C1/C2) mit klar verständlicher und effektiver Informationsvermittlung
• Starke organisatorische Fähigkeiten, um Aufgaben effektiv zu priorisieren, Fristen einzuhalten und Projekte in einem dynamischen Umfeld termingerecht abzuschließen
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und interkulturelle Fähigkeiten sowie vorbildlicher, sensibler und diplomatischer Umgang zur Förderung eines inklusiven Arbeitsplatzes mit Menschen unterschiedlichster Hintergründe
• Bereitschaft zur Reise und mobilen Arbeit in den Projekten (aktuell: Köln/Frankfur/Berlin)
• Von Vorteil sind nachweisbare administrative Erfahrungen in der Baubranche

DEINE BENEFITS

• Unbefristete Festanstellung in einem mittelständischen, expandierenden Unternehmen
• Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Kernarbeitszeit und Möglichkeit zur zeitweisen Remotearbeit / Homeoffice
• Eigenes Fahrzeug auch zur privaten Nutzung (1%-Regelung)
• Erstattung von Auslöse und Spesen in Höhe der gesetzlichen Höchstsätze
• Bereitschaft zur Reisetätigkeit und mobilen Arbeit vor Ort
• Individuell auf Dich abgestimmte Weiterentwicklungsmaßnahmen durch z.B. Schulungen und Fortbildungen
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit hohem Maß an Eigenverantwortung in einer zukunftssicheren Branche

KLINGT INTERESSANT?

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NOCH FRAGEN?

Weitere Informationen erhältst Du bei Martin Erndwein unter 07243 / 56 11 172