Site Administration Officer (m/w/d)

IGT Mikrolink GmbH; Deutschland; Hybrid; EUR 39,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Eigener Wagen (1%-Regelung)

Spesen nach Höchstsätzen

Fort- und Weiterbildungen

Job summary

IGT Mikrolink GmbH sucht eine engagierte, organisationstarke Persönlichkeit (m/w/d) für den Fachbereich Rechenzentren. Die Stelle ist unbefristet, Vollzeit (40 Wochenstunden) mit bundesweiter Reisebereitschaft.

Sie koordinieren administrative Abläufe, unterstützen zwischen Baustelle und Projektteam und tragen zu einem reibungslosen Projektablauf bei. Zu Ihren Aufgaben gehören Onboarding, Berichte, Datenpflege und Meetings.

Qualifications

• Bereitschaft zur Reise (mind. 4 Tage/Woche - bundesweit).
• Organisation und Koordination administrativer Prozesse.
• Unterstützung der Projekt- und Personaladministration.
• Betreuung von Onboarding und Mitarbeitenden.
• Kommunikative Schnittstelle zwischen Baustelle, Projektleitung und HR/IT.

Responsibilities

• Organisation und Koordination administrativer Prozesse wie Zeiterfassung, Berichtswesen, Datenpflege, Dokumentenmanagement.
• Verantwortung für den reibungslosen Betrieb des Büro- und Projektstandorts, inkl. Materialmanagement und Infrastruktur.
• Erstellung und Pflege von Auswertungen, Reports und Meetings.
• Onboarding neuer Mitarbeitender und Unterstützung bei organisatorischen Fragestellungen.
• Schnittstellenfunktion zwischen Baustelle, Projektleitung und internen Fachbereichen.

Skills

Organisation

Koordination

Kommunikationsstärke

Verlässlichkeit

Reisebereitschaft

Administrative Prozesse

Teamkoordination

Job description

Als zukunftsorientierte Firmengruppe planen und realisieren wir national wie international Rechenzentren und setzen mit wegweisenden Konzepten in Architektur, Engineering und Bau die Visionen unserer Kunden um.

Für die Unterstützung des Baustellen- und Projektteams unseres Fachbereichs Rechenzentren suchen wir ab sofort für ein unbefristetes Arbeitsverhältnis eine engagierte, organisationsstarke und kommunikationssichere Persönlichkeit (m/w/d) mit Reisebereitschaft (mind. 4 Tage/Woche - bundesweit) in Vollzeit (40 Wochenstunden).

In dieser abwechslungsreichen Schnittstellenfunktion übernimmst Du die Verantwortung für administrative und organisatorische Prozesse, koordinierst die Zusammenarbeit zwischen Baustelle und Projektteam und trägst maßgeblich zu einem reibungslosen Projektablauf sowie einer positiven Arbeitsumgebung bei.
Zentrale Inhalte Deiner Arbeit sind u.a.:

• Organisation und Koordination administrativer Prozesse wie Zeiterfassung, Berichtswesen, Datenpflege, Dokumentenmanagement sowie Unterstützung der Projekt- und Personaladministration
• Verantwortung für die Organisation und den reibungslosen Betrieb des Büro- und Projektstandorts, einschließlich Materialmanagement, Büroinfrastruktur, Arbeitsplatzgestaltung und kontinuierlicher Verbesserung der Arbeitsumgebung
• Erstellung und Pflege von Auswertungen, Statistiken und Reports sowie Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen
• Betreuung neuer Mitarbeitender im Onboarding-Prozess und Unterstützung bei organisatorischen, kulturellen sowie administrativen Fragestellungen während ihres Einsatzes
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Baustelle, Projektleitung und internen Fachbereichen wie HR, Payroll, IT, Einkauf und Fuhrpark zur Gewährleistung eines reibungslosen Informationsflusses
• Unterstützung des Projektalltags durch Reiseorganisation, IT- und Infrastrukturkoordination, Organisation von Teamaktivitäten sowie aktive Mitwirkung an Prozessverbesserungen und Maßnahmen zur Förderung von Mitarbeiterzufriedenheit und Wohlbefinden
• Nachweisbare Erfahrung im operativen oder administrativen Management von Bauprojekten
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in mindestens Deutsch (C1/C2) und Englisch (C1/C2) mit klar verständlicher und effektiver Informationsvermittlung
• Starke organisatorische Fähigkeiten, um Aufgaben effektiv zu priorisieren, Fristen einzuhalten und Projekte in einem dynamischen Umfeld termingerecht abzuschließen
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und interkulturelle Fähigkeiten sowie vorbildlicher, sensibler und diplomatischer Umgang zur Förderung eines inklusiven Arbeitsplatzes mit Menschen unterschiedlichster Hintergründe
• Bereitschaft zur Reise (mind. 4 Tage/Woche - bundesweit) und zum mobilen Arbeit in den Projekten
• Unbefristete Festanstellung in einem mittelständischen, expandierenden Unternehmen
• Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Kernarbeitszeit und Möglichkeit zur zeitweisen Remotearbeit / Homeoffice
• Eigenes Fahrzeug auch zur privaten Nutzung (1%-Regelung)
• Erstattung von Auslöse und Spesen in Höhe der gesetzlichen Höchstsätze
• Individuell auf Dich abgestimmte Weiterentwicklungsmaßnahmen durch z.B. Schulungen und Fortbildungen
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit hohem Maß an Eigenverantwortung in einer zukunftssicheren Branche

Du findest Dich in den Stelleninhalten wieder und möchtest gerne aktiv mitarbeiten, unsere Projekte voranzubringen?

Weitere Informationen erhältst Du bei Martin Erndwein unter 07243 / 56 11 172

Früh. Eintrittsdatum (TT.MM.JJJJ) Gehaltsvorstellung in € (brutto) pro Monat

Daten zu Ihrer Bewerbung Früh. Eintrittsdatum (TT.MM.JJJJ) Gehaltsvorstellung in € (brutto) pro Monat Wie bist Du auf die Stelle aufmerksam geworden? *

Zusatzbemerkungen