Sekretärin/Sekretär (m/w/d) 0,5 E6 TV-L befr. am Institut für Informatik im FB4: Informatik

Universität Koblenz; Alken; On-site; EUR 21,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

Entgeltgruppe 6 TV-L

Flexible Arbeitszeiten

Alternative Telearbeit

Job summary

Universität Koblenz sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sekretärin/ einen Sekretär (m/w/d) am Institut für Informatik im Fachbereich 4: Informatik. Die Stelle ist befristet auf 50% der Vollzeit bis 31.10.2027 während der Elternzeit.

Zu den Aufgaben gehören allgemeine Sekretariatsarbeiten, Mitarbeit in Lehr-, Studien- und Prüfungsangelegenheiten sowie in Forschungsangelegenheiten der Abteilung. Sie fungieren als erste Anlaufstelle für Studierende, Beschäftigte, Lehrbeauftragte, Partner*innen

Qualifications

• Voraussetzung ist eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement).
• einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, vorzugsweise im Hochschulbereich.
• gute EDV- (Internet, E-Mail, MS-Office-Programme) sowie sichere Rechtschreibkenntnisse.
• Bereitschaft, sich in hochschulspezifische EDV-Programme einzuarbeiten.
• Zuverlässigkeit, Organisationstalent, Flexibilität, Teamfähigkeit, Offenheit und Kommunikationsfreudigkeit.
• gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen.
• Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr und service-orientiertes Auftreten.
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• interkulturelle Kompetenz

Responsibilities

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsarbeiten wie Bearbeitung des Post- und E-Mail-Eingangs, Erledigung der Korrespondenz, Gestaltung von Präsentationen, Terminüberwachung und Wiedervorlage, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Aktualisierung der Homepage, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Dienstreisen, Protokollführung etc.
• Mitarbeit in Lehr-, Studien- und Prüfungsangelegenheiten des Instituts, u.a. Erledigung von organisatorischen Aufgaben im Bereich Lehrplanung und Prüfungsverwaltung
• Mitarbeit in Forschungsangelegenheiten der Abteilung, u.a. Verwaltungstätigkeiten in Drittmittelprojekten
• Funktion als erste Anlaufstelle für Studierende, Beschäftigte, Lehrbeauftragte, Kooperationspartner*innen und Gäste

Skills

EDV-Kenntnisse

MS-Office

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikationsfreude

Englischkenntnisse

Sicherheit in Rechtschreibung

Education

Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung

Tools

MS-Office-Programme

Job description

Die Universität Koblenz steht für gelebte Interdisziplinarität, Innovationskraft und eine dynamische Zukunftsgestaltung. Sie trägt entscheidend zur Entwicklung einer starken Wissenschafts- und Wirtschaftsregion bei und ist zugleich international sichtbar und vernetzt. Ihre Forschenden widmen sich zentralen, gesellschaftlich relevanten Fragestellungen aus den vier Profilbereichen Bildung, Informatik, Kultur und Vermittlung sowie Material und Umwelt. Rund 9.800 Studierende nutzen ein hochwertiges, flexibel gestaltbares Studienangebot. Ihren Mitarbeitenden bietet die Universität attraktive Rahmenbedingungen. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die weitere Entwicklung mit!

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet und in Teilzeit (50%) eine Sekretärin/einen Sekretär (m/w/d) am Institut für Informatik im Fachbereich 4: Informatik

Die Beschäftigung im Umfang von 50% einer Vollzeitbeschäftigung (derzeit 19,5 Std./Woche) am Institut für Informatik ist für die Dauer der Elternzeit der Stelleninhaberin bis zum 31.10.2027 befristet. Der Einsatz erfolgt in der Arbeitsgruppe Softwaretechnik.

Ihr Aufgabenbereich

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsarbeiten wie Bearbeitung des Post- und E-Mail-Eingangs, Erledigung der Korrespondenz, Gestaltung von Präsentationen, Terminüberwachung und Wiedervorlage, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Aktualisierung der Homepage, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Dienstreisen, Protokollführung etc.
• Mitarbeit in Lehr-, Studien- und Prüfungsangelegenheiten des Instituts, u.a. Erledigung von organisatorischen Aufgaben im Bereich Lehrplanung und Prüfungsverwaltung
• Mitarbeit in Forschungsangelegenheiten der Abteilung, u.a. Verwaltungstätigkeiten in Drittmittelprojekten
• Funktion als erste Anlaufstelle für Studierende, Beschäftigte, Lehrbeauftragte, Kooperationspartner*innen und Gäste

Ihr Profil

• Voraussetzung ist eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement)
• einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, vorzugsweise im Hochschulbereich
• gute EDV- (Internet, E-Mail, MS-Office-Programme) sowie sichere Rechtschreibkenntnisse
• Bereitschaft, sich in hochschulspezifische EDV-Programme einzuarbeiten
• Zuverlässigkeit, Organisationstalent, Flexibilität, Teamfähigkeit, Offenheit und Kommunikationsfreudigkeit
• gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr und service-orientiertes Auftreten
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• interkulturelle Kompetenz

Wir bieten

• ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einer kollegialen Arbeitsatmosphäre
• Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TV-L
• die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen gemäß TV-L (Jahressonderzahlung, Altersvorsorge VBL)
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf, flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeit der alternierenden Telearbeit
• vielfältiges Sportprogramm mit gesundheitsfördernden Angeboten

Die Universität Koblenz begrüßt Bewerbungen aller Altersgruppen, unabhängig von Geschlechtsidentität, Behinderung, ethnischem oder kulturellem Hintergrund, Religion, Weltanschauung oder sexueller Orientierung. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils an und sind daher an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Sie werden bei gleichwertiger Eignung und Befähigung im Falle einer Unterrepräsentanz bevorzugt berücksichtigt. Schwerbehinderte Menschen werden bei sonst gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.