Sekretärin im Vorzimmer der Verwaltungsleitung (m/w/d)

Landkreis Osterholz; Niedersachsen; On-site; EUR 45,000 - 54,000; Part time

Benefits offered by this job

VBL

Fort- und Weiterbildung

Firmenfitness

Gesundheitsmanagement

Moderne IT- und Büroausstattung

Kostenlose Parkplätze

Dienstrad

Job summary

Der Landkreis Osterholz sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sekretärin oder einen Sekretär für das Vorzimmer der Verwaltungsleitung. Sie unterstützen den Landrat und die Dezernenten, koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und sind zentrale Anlaufstelle für Gäste sowie interne Ansprechpartner.

Sie bringen eine kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung mit, Flexibilität, gute MS-Office-Kenntnisse sowie Diskretion mit.

Qualifications

• Eine kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung.
• Idealerweise Berufserfahrung im Sekretariat oder Vorzimmer.
• Flexibilität: Arbeiten mittwochs und donnerstags ganztags sowie freitags halbtags.
• Gute Kenntnisse in moderner Büroorganisation und MS Office (Outlook, Word, Excel).
• Ausdrucksfähigkeit in Schrift und Sprache.
• Diskretion, Loyalität und serviceorientiertes Auftreten.

Responsibilities

• Das Vorzimmer betreuen: Besucher empfangen, betreuen und bewirten.
• Telefonate entgegennehmen, Rückrufe organisieren und Unterlagen weiterleiten.
• Termine koordinieren und Terminplanung überwachen.
• Zuarbeiten der Fachämter koordinieren und fristgerecht einreichen.
• Besprechungen und Veranstaltungen planen und durchführen.

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Diskretion

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Education

Verwaltungs-/Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Sekretärin im Vorzimmer der Verwaltungsleitung (m/w/d)

Kurzinfo

Arbeitszeit Teilzeit

Anstellungsdauer unbefristet

Einstellung zum nächstmöglichen Termin

Gehaltsspanne 44.500€ - 54.000€

Einsatzort 27711 Osterholz-Scharmbeck

im Vorzimmer der Verwaltungsleitung (m/w/d)

Der Landkreis Osterholz sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Hauptamt eine Sekretärin oder einen Sekretär (m/w/d) für das Vorzimmer des Landrates und der Dezernenten.

Darum geht es

Als Sekretärin oder Sekretär für das Vorzimmer des Landrates und der Dezernenten unterstützen Sie diese und sorgen dafür, dass Termine, Besprechungen und Abläufe im Vorzimmer gut koordiniert sind. Dabei sind Sie eine wichtige Anlaufstelle für Gäste sowie interne und externe Ansprechpersonen.

Das sind Ihre Aufgaben

• Das Vorzimmer betreuen: Sie empfangen, betreuen und bewirten Besucherinnen, Besucher und Gäste.
• Telefonate und Rückrufe organisieren: Sie nehmen eingehende Anrufe entgegen, organisieren Rückrufe und erstellen Telefonnotizen. Außerdem erstellen Sie erforderliche Unterlagen und Schriftstücke und leiten diese an die zuständigen Fachbereiche weiter bzw. ordnen sie entsprechend zu.
• Termine koordinieren: Sie prüfen und koordinieren interne und externe Termine und führen und überwachen die Terminplanung.
• Zuarbeiten koordinieren: Sie stimmen die Zuarbeiten der Fachämter für Termine des Landrates und der Dezernenten ab und kontrollieren, ob diese rechtzeitig eingehen.
• Besprechungen und Veranstaltungen planen: Sie planen regelmäßige und anlassbezogene Besprechungen und Veranstaltungen.

Das bringen Sie mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise Berufserfahrung im Sekretariat oder Vorzimmer, im öffentlichen Dienst oder in einer vergleichbaren Organisation.
• Zeitliche Flexibilität und die Bereitschaft, nach Einsatzplan mittwochs und donnerstags ganztägig sowie freitags halbtags zu arbeiten.
• Sehr gute Kenntnisse in moderner Büroorganisation und im Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit.
• Organisationsgeschick sowie eine selbstständige, zuverlässige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.
• Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Ein freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten gegenüber Bürgerinnen und Bürgern, Gästen sowie internen und externen Ansprechpersonen.
• Teamfähigkeit sowie eine kooperative und zuverlässige Zusammenarbeit mit dem Vorzimmer und den Fachbereichen.

Das bieten wir Ihnen

• Eine unbefristete Teilzeitbeschäftigung mit 22 Wochenstunden
• Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD
• Ein offenes, kollegiales Team, in dem Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung großgeschrieben werden (kürzbar)
• Einen Arbeitsstandort in fußläufiger Entfernung zum Bahnhof und etwa 15 Minuten Fahrzeit zum Bremer Hauptbahnhof
• Betriebliche Zusatzversorgung (VBL), Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Firmenfitness, aktives Gesundheitsmanagement, moderne IT- und Büroausstattung, kostenlose Parkplätze und Fahrradleasing (Dienstrad)

Ihre Fragen beantwortet Frau Greinert, Amtsleiterin, gerne telefonisch unter 04791 930-1210.