Sekretariat - Pflegedirektion (m/w/d)

Heidelberg University Hospital; Heppenheim; Remote; EUR 32,000 - 44,000; Full time

Job summary

Heidelberg University Hospital sucht eine engagierte Verwaltungsfachkraft zur Unterstützung der Pflegedirektion. Sie koordinieren administrative Abläufe, planen Einsätze von Praktikant*innen und externen Kräften und begleiten Prozesse im Pflegebereich.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Sekretariat oder Verwaltung, sicherer Umgang mit MS Office und eine serviceorientierte Arbeitsweise. Eine teamfähige, diskrete Haltung rundet das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich (Büro/Verwaltung)
• Berufserfahrung im Sekretariat oder Verwaltungsbereich, idealerweise im Gesundheitswesen
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und Teamgeist
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und eigenständige, strukturierte Arbeitsweise

Responsibilities

• Organisieren und Koordinieren der administrativen Abläufe innerhalb der Pflegedirektion
• Planen von Einsätzen von Praktikant*innen, FSJler*innen, Langzeitpraktikant*innen sowie Notfallsanitäter*innen und Begleitung der administrativen Prozesse
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen und Bearbeitung der erforderlichen Unterlagen
• Übernahme des Terminmanagements sowie Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen
• Bearbeitung von Telefon- und Schriftverkehr und Pflege von Akten, Listen sowie Datenbeständen
• Vorbereitung von Zeugnissen und Unterlagen für die Pflegedirektion
• Betreuung des Einsatzes externer Pflegekräfte einschließlich Vertrags- und Rechnungsprüfung

Skills

Organisationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

Education

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte*r

Tools

MS Office (Word, Excel, Outlook)

Job description

Sie behalten auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick und schätzen die Arbeit an organisatorischen Schnittstellen? In der Pflegedirektion des Kreiskrankenhauses Bergstraße erwartet Sie ein vielseitiges Aufgabengebiet mit direktem Kontakt zu internen und externen Ansprechpartner*innen. Sie unterstützen die Pflegedirektion in administrativen und organisatorischen Fragestellungen und tragen maßgeblich zu reibungslosen Abläufen im Pflegebereich bei.

Freuen Sie sich auf eine verantwortungsvolle Tätigkeit, ein kollegiales Arbeitsumfeld sowie attraktive Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Einblick in Ihre Aufgaben

• Organisieren und koordinieren Sie die administrativen Abläufe innerhalb der Pflegedirektion
• Planen Sie die Einsätze von Praktikant*innen, FSJler*innen, Langzeitpraktikant*innen sowie Notfallsanitäter*innen und begleiten Sie die administrativen Prozesse
• Kommunizieren Sie mit internen und externen Ansprechpartner*innen und bearbeiten Sie die erforderlichen Unterlagen
• Übernehmen Sie das Terminmanagement sowie die Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen
• Bearbeiten Sie den Telefon- und Schriftverkehr und pflegen Sie Akten, Listen sowie Datenbestände
• Bereiten Sie Zeugnisse und weitere Unterlagen für die Pflegedirektion vor
• Betreuen Sie den Einsatz externer Pflegekräfte einschließlich Vertrags- und Rechnungsprüfung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im Gesundheitswesen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Freude an organisatorischen und koordinierenden Aufgaben sowie eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Kommunikationsstärke, Teamgeist sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise runden Ihr Profil ab

Über uns

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