Sekretariat (m/w/d)

Universitätsklinikum Bonn AöR; Bonn; On-site; EUR 38,000 - 54,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeit

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge

Kita-Platz

E-Bike Darlehen

Fortbildung

Onboarding

UKB-Fitnessstudio

Corporate Benefits

Job summary

Universitätsklinikum Bonn (UKB) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Sekretärin bzw. Sekretär (m/w/d) für das Zentrum für Seltene Erkrankungen (ZSEB) in Bonn.

Die Stelle ist in Teilzeit und umfasst Administration, Terminplanung und Patientenbetreuung. Sie verfügen über eine kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, Erfahrung im Sekretariat im medizinischen Umfeld, sicheren Umgang mit Office-Anwendungen und Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung.
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich im medizinischen/universitären Umfeld.
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen; Bereitschaft zur Einarbeitung in klinische Informationssysteme (ORBIS).
• Vertraulichkeit bei sensiblen personenbezogenen/medizinischen Daten.

Responsibilities

• Organisation und Koordination patientenbezogener Abläufe, inkl. Terminmanagement.
• Betreuung des Erstkontakts von Patient*innen per Telefon/Email.
• Verwaltung, Bereitstellung und Archivierung von Patientenakten.
• Bearbeitung schriftlicher Anfragen sowie Dokumentation von Patientenfällen.
• Arbeiten und Dokumentation im Krankenhausinformationssystem.
• Zeiterfassung und Urlaubs-/Dienstreiseanträge im Team.
• Bearbeitung von Personalmaßnahmen.

Skills

Organisation

Koordination

Office-Kompetenz

Teamfähigkeit

Diskretion

Kommunikationsstärke

Education

Kaufmännische Ausbildung oder Verwaltungsfachangestellte:r

Tools

ORBIS

MS Office

Job description

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patienten ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als "Deutschlands Ausbildungs-Champion" und "Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber" aus.

In der Abteilung für seltene Erkrankungen (ZSEB) des Universitätsklinikums Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Teilzeit (19,25 Std./Woche) zu besetzen:

Sekretariat (m/w/d)

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Das Zentrum für Seltene Erkrankungen (ZSEB) ist eine zentrale Anlaufstelle für Kinder, Jugendliche und Erwachsene ohne gesicherte Diagnose sowie für Menschen mit einer nachgewiesenen seltenen Erkrankung. Unser Ziel ist es, den oftmals langen Weg bis zur Diagnose zu verkürzen und Ratsuchende gemäß den Vorgaben des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) kompetent zu begleiten.

Im ZSEB arbeiten wir in einem interdisziplinären Team aus Expert*innen verschiedener Fachrichtungen eng zusammen. Die Krankengeschichten der Ratsuchenden werden strukturiert erfasst, sortiert und analysiert. Neben der medizinischen Bewertung eingereichter Befunde kommen spezifische Fragebögen, ambulante ärztliche Beratungstermine sowie moderne und innovative Ansätze - unter anderem der Einsatz digitaler und KI-gestützter Verfahren - zum Einsatz.

Alle relevanten medizinischen Informationen werden abschließend in interdisziplinären Fallkonferenzen diskutiert, um fundierte Empfehlungen für die weitere Diagnostik und Versorgung abzuleiten. Darüber hinaus ist das Zentrum aktiv in Forschung und Lehre eingebunden und beteiligt sich an wissenschaftlichen Projekten sowie der Aus- und Weiterbildung von Studierenden. Eine strukturierte Organisation, Koordination und administrative Unterstützung - sowohl im Alltagsgeschäft als auch bei Forschungs- und Lehrprojekten - ist dabei ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit.

Zur Unterstützung unseres engagierten Teams suchen wir eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit für das Sekretariat, die mit Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit im medizinischen Umfeld zum reibungslosen Ablauf unseres Zentrums beiträgt.

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Koordination patientenbezogener Abläufe, einschließlich Terminmanagement
• Betreuung des Erstkontakts von Patient*innen und weiteren Ansprechpartner*innen per Telefon und E-Mail
• Verwaltung, Bereitstellung und Archivierung von Patientenakten und relevanten Unterlagen für die klinische und wissenschaftliche Arbeit
• Bearbeitung schriftlicher Anfragen sowie administrative Dokumentation und Nachbereitung von Patientenfällen
• Arbeiten und Dokumentation im Krankenhausinformationssystem
• Organisation und Verwaltung der Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Zeiterfassung im Team
• Bearbeitung von Personalmaßnahmen, Urlaubs- und Dienstreiseanträgen

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte:r oder vergleichbar)
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im medizinischen oder universitären Umfeld
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in klinische Informations- und Verwaltungssysteme (z. B. ORBIS)
• Erfahrung in der administrativen Projekt- und Mittelverwaltung von Vorteil
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team
• Verantwortungsbewusstsein sowie ein hohes Maß an Diskretion im Umgang mit sensiblen personenbezogenen und medizinischen Daten

Wir bieten:

• Flexible Arbeitszeitgestaltung: flexible Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit
• Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
• Bezahlung nach TV-L: Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Flexibel für Familien: Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer
• Clever zur Arbeit: Gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
• Geförderte Fortbildung: Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
• Start mit System: Strukturiertes Onboarding
• Gesund am Arbeitsplatz: Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
• Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.