Sekretariat (m/w/d)

Karriereamukb; Bonn; On-site; EUR 27,000 - 40,000; Part time

Benefits offered by this job

TV-L Bezahlung

Flexible Arbeitszeiten

Home Office

Betriebliche Altersvorsorge

Fort- und Weiterbildung

Job summary

Das Universitätsklinikum Bonn, Abteilung für Seltene Erkrankungen (ZSEB), sucht zur Verstärkung eine zuverlässige Sekretariatskraft in Teilzeit (19,25 Std./Woche). Die unbefristete Stelle setzt Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Diskretion voraus und bietet eine strukturierte administrative Unterstützung im Zentrum.

Zu den Aufgaben gehören Organisation von Abläufen, Erstkontakt-Betreuung, Aktenverwaltung, Anfragenbearbeitung, Dokumentation und Arbeiten im Krankenhausinformationssystem

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung.
• Berufserfahrung im Sekretariat oder Verwaltungsbereich, idealerweise im medizinischen/universitären Umfeld.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen und Bereitschaft zur Einarbeitung in klinische Informations- und Verwaltungssysteme.
• Erfahrung in administrativer Projekt- und Mittelverwaltung von Vorteil.

Responsibilities

• Organisation und Koordination patientenbezogener Abläufe, einschließlich Terminmanagement.
• Betreuung des Erstkontakts von Patient*innen und weiteren Ansprechpartner*innen per Telefon und E-Mail.
• Verwaltung, Bereitstellung und Archivierung von Patientenakten und relevanten Unterlagen.
• Bearbeitung schriftlicher Anfragen sowie administrative Dokumentation und Nachbereitung von Patientenfällen.
• Arbeiten und Dokumentation im Krankenhausinformationssystem.
• Organisation und Verwaltung der Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Zeiterfassung im Team.
• Bearbeitung von Personalmaßnahmen, Urlaubs- und Dienstreiseanträgen.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Teamarbeit

Diskretion

Office-Software

Projektverwaltung

ORBIS

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

ORBIS

Job description

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patienten ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.

In der Abteilung für seltene Erkrankungen (ZSEB) des Universitätsklinikums Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Teilzeit (19,25 Std./Woche) zu besetzen:

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Das Zentrum für Seltene Erkrankungen (ZSEB) ist eine zentrale Anlaufstelle für Kinder, Jugendliche und Erwachsene ohne gesicherte Diagnose sowie für Menschen mit einer nachgewiesenen seltenen Erkrankung. Unser Ziel ist es, den oftmals langen Weg bis zur Diagnose zu verkürzen und Ratsuchende gemäß den Vorgaben des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) kompetent zu begleiten.

Im ZSEB arbeiten wir in einem interdisziplinären Team aus Expert*innen verschiedener Fachrichtungen eng zusammen. Die Krankengeschichten der Ratsuchenden werden strukturiert erfasst, sortiert und analysiert. Neben der medizinischen Bewertung eingereichter Befunde kommen spezifische Fragebögen, ambulante ärztliche Beratungstermine sowie moderne und innovative Ansätze – unter anderem der Einsatz digitaler und KI-gestützter Verfahren – zum Einsatz.

Alle relevanten medizinischen Informationen werden abschließend in interdisziplinären Fallkonferenzen diskutiert, um fundierte Empfehlungen für die weitere Diagnostik und Versorgung abzuleiten. Darüber hinaus ist das Zentrum aktiv in Forschung und Lehre eingebunden und beteiligt sich an wissenschaftlichen Projekten sowie der Aus- und Weiterbildung von Studierenden. Eine strukturierte Organisation, Koordination und administrative Unterstützung – sowohl im Alltagsgeschäft als auch bei Forschungs- und Lehrprojekten – ist dabei ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit.

Zur Unterstützung unseres engagierten Teams suchen wir eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit für das Sekretariat, die mit Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit im medizinischen Umfeld zum reibungslosen Ablauf unseres Zentrums beiträgt.

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination patientenbezogener Abläufe, einschließlich Terminmanagement
• Betreuung des Erstkontakts von Patient*innen und weiteren Ansprechpartner*innen per Telefon und E-Mail
• Verwaltung, Bereitstellung und Archivierung von Patientenakten und relevanten Unterlagen für die klinische und wissenschaftliche Arbeit
• Bearbeitung schriftlicher Anfragen sowie administrative Dokumentation und Nachbereitung von Patientenfällen
• Arbeiten und Dokumentation im Krankenhausinformationssystem
• Organisation und Verwaltung der Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Zeiterfassung im Team
• Bearbeitung von Personalmaßnahmen, Urlaubs- und Dienstreiseanträge
• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte:r oder vergleichbar)
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im medizinischen oder universitären Umfeld
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in klinische Informations- und Verwaltungssysteme (z. B. ORBIS)
• Erfahrung in der administrativen Projekt- und Mittelverwaltung von Vorteil
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team
• Verantwortungsbewusstsein sowie ein hohes Maß an Diskretion im Umgang mit sensiblen personenbezogenen und medizinischen Daten

Zukunftssicherer Arbeitgeber

Zukunftssicherer Arbeitgeber

Am UKB arbeiten Sie an einem Krankenhaus der Zukunft. Mit einer Jahresbilanz von 1,6 Mrd. im Jahre 2023, einem Jahresüberschuss von über 21 Millionen Euro und dem dritthöchsten Case Mix Index in Deutschland ist das UKB glänzend für die Zukunft aufgestellt

Bezahlung nach TV-L

Bezahlung nach TV-L

Tarifliche und leistungsgerechte Vergütung nach TV-L / TV-Ä an Universitätskliniken (inkl. Zusatzleistungen wie Jahressonderzahlungen)

Prämien & Sonderzahlungen

Prämien & Sonderzahlungen

Nach TV-L wird eine Jahressonderzahlung ausgezahlt und es gibt weitere Zusatzentlohungen wie unter anderem das Prämiensystem für die Übernahme von Zusatzaufgaben im Team, für ausgewählte Zusatzqualifikationen, Fachweiterbildungen und bei Festanstellung im Pflege-Pool. Außerdem gibt es die Einspringprämie für kurzfristige Einsätze innerhalb < 96 Stunden aus dem Dienst-Frei

Flexible Arbeitszeiten

Flexible Arbeitszeiten

Individuelle Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit (bei Bürojobs), Home Office

Start mit System

Start mit System

Strukturiertes Onboarding, fachspezifische und strukturierte Einarbeitung in einem fachkundigen Team, viele Praxisanleiter*innen

Betriebliche Altersvorsorge

Betriebliche Altersvorsorge

Betriebliche Altersvorsorge bei der VBL sowie die Möglichkeit der Entgeltumwandlung bei der Klinikrente

Attraktivste Ausbildungsstätte

Attraktivste Ausbildungsstätte

Attraktives Ausbildungsgehalt, planbare 38,5 Stunden-Woche, 30 Tage Tarifurlaub mit Zusätzlich 2 Zusatzurlaubstagen (TV-E), sehr gute Übernahmechancen nach der Ausbildung, ein Ausbildungsplatz in einem kollegialen Team mit strukturierter Einarbeitung

Geförderte Fort- und Weiterbildung

Geförderte Fort- und Weiterbildung

Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein.

Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.