Sekretariat (m/w/d)

Universitätsklinikum Bonn; Bonn; On-site; EUR 21,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Betriebskindertagesstätte

Elternzeitregelungen

Fort- und Weiterbildung

Job summary

Universitätsklinikum Bonn sucht eine zuverlässige Sekretariatskraft (m/w/d) in der Abteilung ZSEB in Bonn. Die Position ist unbefristet und wird in Teilzeit (19,25 Std./Woche) besetzt.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Organisation patientenbezogener Abläufe, der Erstkontakt per Telefon und E-Mail sowie Verwaltung von Patientenakten. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung mit und verfügen idealerweise über Erfahrung im medizinischen/universitären Umfeld.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte:r oder vergleichbar)
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im medizinischen oder universitären Umfeld
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und Bereitschaft zur Einarbeitung in klinische Informations- und Verwaltungssysteme (z. B. ORBIS)
• Erfahrung in der administrativen Projekt- und Mittelverwaltung von Vorteil
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team
• Verantwortungsbewusstsein sowie ein hohes Maß an Diskretion im Umgang mit sensiblen personenbezogenen und medizinischen Daten

Responsibilities

• Organisation und Koordination patientenbezogener Abläufe, einschließlich Terminmanagement
• Betreuung des Erstkontakts von Patient*innen und weiteren Ansprechpartner*innen per Telefon und E-Mail
• Verwaltung, Bereitstellung und Archivierung von Patientenakten und relevanten Unterlagen für die klinische und wissenschaftliche Arbeit
• Bearbeitung schriftlicher Anfragen sowie administrative Dokumentation und Nachbereitung von Patientenfällen
• Arbeiten und Dokumentation im Krankenhausinformationssystem
• Organisation und Verwaltung der Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Zeiterfassung im Team
• Bearbeitung von Personalmaßnahmen, Urlaubs- und Dienstreiseanträgen

Skills

Organisations Talent

Koordination

Serviceorientierung

Teamarbeit

Kommunikationsstärke

Education

Kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Ausbildung

Tools

ORBIS

MS Office

Job description

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patienten ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.

In Der Abteilung Für Seltene Erkrankungen (ZSEB) Des Universitätsklinikums Bonn Ist Zum Nächstmöglichen Zeitpunkt Folgende Stelle In Teilzeit (19,25 Std./Woche) Zu Besetzen

Sekretariat (m/w/d)

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Das Zentrum für Seltene Erkrankungen (ZSEB) ist eine zentrale Anlaufstelle für Kinder, Jugendliche und Erwachsene ohne gesicherte Diagnose sowie für Menschen mit einer nachgewiesenen seltenen Erkrankung. Unser Ziel ist es, den oftmals langen Weg bis zur Diagnose zu verkürzen und Ratsuchende gemäß den Vorgaben des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) kompetent zu begleiten. Im ZSEB arbeiten wir in einem interdisziplinären Team aus Expert*innen verschiedener Fachrichtungen eng zusammen. Die Krankengeschichten der Ratsuchenden werden strukturiert erfasst, sortiert und analysiert. Neben der medizinischen Bewertung eingereichter Befunde kommen spezifische Fragebögen, ambulante ärztliche Beratungstermine sowie moderne und innovative Ansätze - unter anderem der Einsatz digitaler und KI-gestützter Verfahren - zum Einsatz. Alle relevanten medizinischen Informationen werden abschließend in interdisziplinären Fallkonferenzen diskutiert, um fundierte Empfehlungen für die weitere Diagnostik und Versorgung abzuleiten. Darüber hinaus ist das Zentrum aktiv in Forschung und Lehre eingebunden und beteiligt sich an wissenschaftlichen Projekten sowie der Aus- und Weiterbildung von Studierenden. Eine strukturierte Organisation, Koordination und administrative Unterstützung – sowohl im Alltagsgeschäft als auch bei Forschungs- und Lehrprojekten – ist dabei ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit.

Zur Unterstützung unseres engagierten Teams suchen wir eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit für das Sekretariat, die mit Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit im medizinischen Umfeld zum reibungslosen Ablauf unseres Zentrums beiträgt.

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination patientenbezogener Abläufe, einschließlich Terminmanagement
• Betreuung des Erstkontakts von Patient*innen und weiteren Ansprechpartner*innen per Telefon und E-Mail
• Verwaltung, Bereitstellung und Archivierung von Patientenakten und relevanten Unterlagen für die klinische und wissenschaftliche Arbeit
• Bearbeitung schriftlicher Anfragen sowie administrative Dokumentation und Nachbereitung von Patientenfällen
• Arbeiten und Dokumentation im Krankenhausinformationssystem
• Organisation und Verwaltung der Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Zeiterfassung im Team
• Bearbeitung von Personalmaßnahmen, Urlaubs- und Dienstreiseanträgen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte:r oder vergleichbar)
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im medizinischen oder universitären Umfeld
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in klinische Informations- und Verwaltungssysteme (z. B. ORBIS)
• Erfahrung in der administrativen Projekt- und Mittelverwaltung von Vorteil
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team
• Verantwortungsbewusstsein sowie ein hohes Maß an Diskretion im Umgang mit sensiblen personenbezogenen und medizinischen Daten

Wir Bieten

• Flexible Arbeitszeitgestaltung:flexible Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit
• Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
• Bezahlung nach TV-L: Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Flexibel für Familien: Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer
• Clever zur Arbeit: Gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
• Geförderte Fortbildung: Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
• Start mit System: Strukturiertes Onboarding
• Gesund am Arbeitsplatz: Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
• Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.