Referentin/Assistentin/Sekretärin der Klinikdirektion (m/w/d)

Universitätsklinikum Bonn AöR; Bonn; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

TV-L Vergütung

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeitmodelle

Kinderbetreuung im Betrieb

Elternzeitrückkehr-Angebote

Gute SWB-Netz-Anbindung

E-Bike-Darlehen

Fortbildung & Coaching

Strukturiertes Onboarding

Gesundheitsförderung

UKB-Fitnessstudio-Mitgliedschaft

Corporate Benefits

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Bonn AöR sucht eine Referentin/Assistentin/Sekretärin der Klinikdirektion (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen den Klinikdirektor direkt und agieren als Bindeglied zwischen Klinikdirektion, Dekanat, Gremien und externen Ansprechpartnern.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisations- und Verwaltungsaufgaben im Tagesgeschäft, Bearbeitung von Personalmaßnahmen, Planung von Meetings und Reisekosten sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Gesundheitswesen ist erforderlich (z. B. MFA, Kauffrau/ Kaufmann im Gesundheitswesen).
• Selbständige, strukturierte Arbeitsweise, Diskretion und Zuverlässigkeit.
• Souveräner Umgang am Telefon und im persönlichen Kontakt.
• Gute Rechtschreibung/Grammatik und Grundkenntnisse in Englisch.

Aufgaben

• Organisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft der Klinikdirektion.
• Administrative Aufgaben im Bereich Forschung, Lehre und Krankenversorgung.
• Bearbeitung von Personalmaßnahmen für Ärztinnen/ärztliches Personal und Mitarbeitende.
• Planung von Besprechungen, Reisen und Korrespondenz in Deutsch und Englisch.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Englischgrundkenntnisse

MS Office

MS Outlook

ORBIS-MED

Ausbildung

Ausbildung im Gesundheitswesen

Tools

MS Office

MS Outlook

ORBIS-MED

Jobbeschreibung

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patient\*innen ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als "Deutschlands Ausbildungs-Champion" und "Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber" aus.

In der Medizinischen Klinik und Poliklinik II (Kardiologie, Pneumologie, Angiologie und internistische Intensivmedizin), Herzzentrum des Universitätsklinikums Bonn ist in der Klinikdirektion zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) zu besetzen:

Referentin/Assistentin/Sekretärin der Klinikdirektion (m/w/d)

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Als engagierte, freundliche und souveräne Persönlichkeit unterstützen Sie den Klinikdirektor und arbeiten ihm direkt zu. Dabei sind Sie ein wichtiges Bindeglied zwischen der Klinikdirektion und allen internen und externen Ansprechpartner\*innen (z. B. Dekanat, Gremien, Vorstand, Kliniken, Pharmaunternehmen, Einweiser etc.).

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft der Klinikdirektion/des Chefarztsekretariats
• Administrative Aufgaben im Rahmen der Krankenversorgung und im Bereich Forschung und Lehre
• Bearbeitung von Personalmaßnahmen für Ärzt\innen, wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Mitarbeiter\innen
• Kontrolle von Drittmittelkonten
• Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben, selbstständige Erledigung der Korrespondenzen (Telefonannahme, Büroorganisation, Terminplanung, schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache) im Chef- und Oberarztsekretariat
• Unterstützung bei der Erstellung von Arztbriefen, Zeugnissen sowie Schreiben nach Diktat
• Bestellwesen und Rechnungserstellung (Sektionen, Gutachten, Gerichtstermine)
• Vertretung im Oberarztsekretariat

Ihr Profil:

• Eine (vorzugsweise im Krankenhaus) abgeschlossene Ausbildung im Gesundheitssektor ist zwingend erforderlich: z.B. Medizinische\r Fachangestellte\r, Kauffrau\*Kaufmann im Gesundheitswesen oder eine mehrjährige Tätigkeit in vergleichbarer Stellung
• Eine selbständige, sorgfältige sowie strukturierte Arbeitsweise, ein loyales Verhalten und eine hohe Leistungsbereitschaft sowie Diskretion
• Souveränität und Verbindlichkeit im persönlichen Kontakt und am Telefon
• Dienstleistungsorientiertes Handeln und diplomatisches Geschick
• freundliches Auftreten, ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent
• Formulierungssicherheit, gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse der deutschen Sprache sowie gute Englischkenntnisse
• sicherer Umgang in moderner Datenverarbeitung (MS Office, MS Outlook, ORBIS-MED)
• Flexibilität und Belastbarkeit sowie Sensibilität im Umgang mit unseren Patient\*innen
• Freude an eigenständigem und verantwortungsvollem Arbeiten

Wir bieten:

• Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
• Bezahlung nach TV-L: Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Flexibel für Familien: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer
• Clever zur Arbeit: Gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bike
• Geförderte Fortbildung: Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
• Start mit System: Strukturiertes Onboarding
• Gesund am Arbeitsplatz: Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
• Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter\*innen (Corporate Benefits)

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein.

Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern.

Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf.

Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.